SAP01文件管理程序

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 1.0目的： 对社会责任管理体系文件的制订、发行、变更、作废进行管制，确保文件的正确性。 2.0 范围： 凡公司社会责任管理体系所涵盖的文件均属之。 3.0 职责： 3.1 文管中心：负责社会责任管理体系文件的管制。 3.2 相关单位：文件和资料管理的配合执行。 4.0 管理项目： 4.1文件和资料控制流程： NG 文件需求制定文件 审 核 是否会签 NO YES 会 签 NG 核 准 OK 核 准 OK 4.2 文件类别及印章管制 文件类别 （印章名称） 受控文件 外来文件 参考文件 作废文件 4.3 文件编码原则 文件版本编文件定义 文件分发 印章 颜色 蓝色 蓝色 蓝色 红色 公司依社会责任标准建立的社会责任管理体系文件 公司接收的并在社会责任管理体系运作中应用的外部机构文件 仅供内部培训或外部参考使用的文件 社会责任管理体系文件变更修订后的旧版文件 文件阶别 一阶 二阶 三阶 文件类别 社会责任手册-SAM 程序文件-SAP 文件编号规则及举例 文件类别代码＋流水号 例：社会责任手册编号：SAM-01 文件类别代码＋流水号 例：文件管制程序编号：SAP-01 作业指导书-WI 文件类别代码＋流水号 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------

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----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 例：编号：WI-01 四阶 记录表单-SAR 文件类别代码＋流水号 例：编号：SAR-01 4.4 版本版次管理 4.4.1文件版本和版次分别以英文字母和阿拉伯数字表示，文件初次正式发行， 版本版次为A。 4.4.2 文件内容修订时，第1次修改变为B；第2次修改变为C；并依次类推。 4.4.3 记录表单无须版本版次的要求。 4.5 文件制定与发行 4.5.1 各部门拟定所需文件，并注明使用部门、发行部门与分发份数，交由文管中心进行文书处理。文管中心确定文件编号和版本版次，并将文件交由相关部门审核与批准。文件制订和审批权限如下表： 文件类别 社会责任手册 程序文件 工作文件 表单记录 制订单位 管理者代表 管理者代表或 部门主管 部门主管 部门主管 批准单位 总经理 总经理 总经理 管理者代表 4.5.2 所有获准之文件，均由文管中心登记于《文件一览表》。社会责任手册按“社会责任手册分发清单”进行发放；程序文件、工作文件、表格记录按相关 部门进行发放。并依文件分发份数进行复印，复印之副本文件须加盖“受控文件”印章方可发行。原版文件（正本）保存在文管中心或文管中心电脑中，无须加盖管制印章。 4.5.3 文管中心将加盖管制印章的文件发放至相关单位，收文单位须在《文件分发记录表》上签收。 4.5.4需要补发、增发、借阅或外发文件，应由相关部门填写《文件申请单》，经管理者代表批准后，文管中心方可发放。 4.5.5 未经许可，任何人不得复印或偷窥受控文件。 4.6 文件之变更或作废 4.6.1 文件因不合现状而修订或作废，由申请单位填写《文件申请单》，注明修订内容及作废原因。 4.6.2 文件的修订、批准及分发，由原权责部门进行。 4.6.3 文件修订或作废，文管中心应回收旧版文件并做记录。 4.6.4 回收之旧版文件由文管中心统一销毁。若因资料积累而保存旧版文件，按参考文件列管，并与其它文件隔离放置，以防止误用。 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有

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----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 4.7 文件保管 4.7.1社会责任管理体系文件，作为各单位作业之依据，均为受控文件，应予以妥善保存，以避免 遗失或损坏。 4.7.2所有原版文件（正本）须妥善保存于文管中心，任何人均不得随意取阅或复印。需要出示 正本文件，须经由管理代表批准。 4.7.3 发放至各单位之副本文件，由各单位主管负责保管。 4.8 外来文件管理 4.8.1 外来文件（含顾客资料）维持其原编号和版本版次。 4.8.2 管理代表应定期审核外来文件之适合性，文管中心依上述要求进行管理。 4.9 文件管理之有关记录，由文管中心负责保存。 4.10记录的控制 序号 1 2 3 4 记录名称 文件一览表 保存单位 文管中心 保存期限 至更新后一年 至更新后一年 至更新后一年 至更新后一年 索引方法 销毁权限 依时间 依时间 依时间 依时间 文管中心 文件分发记录表 文管中心 文件申请单 外来文件一览表 文管中心 文管中心

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