办公设备文具管理制度1
办公设备文具管理制度
为加强行政管理，有效地控制成本费用，促进办公设备管理规范化，特制定本制度。
一、办公文具
（一）、办公用品、用具的划分
1、办公用品一般是指办公所需要的而价值在50元以下的低值易耗品，包括：钉书机、打孔机、曲别针、大头针、胶水、修正液、裁纸刀、笔墨纸张、练习薄、报告纸等。
2 、办公用具通常是指办公所必备的而价值在50元以上2000元以下的耐用消费品，包括：计算器、办公桌、椅、文件柜、资料橱、保险柜等。
（二）、办公用品的领用管理
1 、各部门于每月20日前根据已批准的预算将下月所需用的办公用品填写《物料请购表》，经部门经理签字确认后报人事行政处。人事行政处进行综合平衡并派专人按计划集中购买，并对其所购买的各类物品进行登记管理、统一发放。办公用品原则上每月购买一次。
2 、各部门于每月5日指定专人到人事行政处领取办公用品，领取办理领用登记。
3 、各部门不得擅自购买办公用品，如遇特殊物品需要部门
自行购买的，须经人事行政处审核同意后进行，否则不予报销。
（三）、办公用具的领用管理
1 、新进人员到岗，由所在部门向人事行政部门提出申请，由人
事行政处根据其工作岗位需要发放办公用品。
2 、人事行政处应建立耐用办公用具借（领）用台帐，每位员工借（领）用办公用具全部登记在册，做到帐物相符，便于管理。
3 、员工所借（领）用的办公用具须加以爱护。若人为损坏者，将按公司有关制度予以处罚，若有丢失者，由所在部门提出丢失报告，根据责任轻重，金额大小，新旧程度等情况进行赔偿。
4 、凡员工离开公司或调离工作岗位，必须将借用的办公用品、用具按台帐清单交还人事行政处后，方能办理有关手续。
二、办公设备
（一）、电话使用及管理要求 1、电话的使用
（1）、在同一办公楼内有内线电话的，须使用内线电话联络。 （2）、对外使用电话应“长话短说、简明扼要”。禁止拨打声讯或私人电话。
（3）、拨打国内长途或国际长途，要求事先拟好通话提纲，
从严控制时间。开通国内长途或国际长途的电话，须安装使用IP盒。
2、电话管理
（1）、各部门的电话由部门主管指定专人负责管理；国内、国际长途由总经理秘书负责管理。
（2）、各部门核定电话费使用限额。人事行政处监督其费用限额。
（3）、各部门的电话费严格按限额使用，若发生超支现象，超支部分由部门主管承担30%，另外70%由该部门成员承担。
（4）、通话中严格遵守《保密制度》，禁止泄露公司机密。 （5）、电话发生故障由人事行政处负责排除。 （三）、复印机使用及管理要求 1、复印范围
（1）、与公司工作有关的文件、资料、图纸、报表等； （2）、不得复印公司外的与业务无关的资料。 2、使用程序及要求
（1）、各部门每月向人事行政处领取复印纸，复印纸由部门指定人员管理并作用途登记。
（2）、凡是带密级的文件、资料复印（如：各类合同、协议、
招投标文件、财务和人事报表、资料等），须填《复印申请表》，由总经理或部门经理批准同意后复印。
（3）、在公司内部使用的各类表格、部门之间传阅的备忘录等可用二手纸（注意：二手纸不应有泄密内容）
（四）、管理要求 1、复印请节约用纸。
2、复印机由人事行政处统一管理，人事行政处对复印机使用过程进行监督检查。
3、严格遵守公司保密制度，在复印中，违反保密制度和使用管理要求者，将按公司有关规定予以处理。
（五）、传真机、E-mail使用及管理要求 1、传真机使用及管理要求
（1）、凡接收方有E-mail地址并能采用网络进行文件或资料传递时，尽量不使用传真。
（2）、传真机由使用部门负责管理，严格按照说明书要求真确使用，定期维护保养，发生故障时应及时通知人事行政处联系维修人员进行维修。
2、 E-mail使用及管理要求
（1）、重要文件收发须使用公司注册邮箱，严禁使用其它免费或个人邮件。
（2）、严格遵守保密制度，凡在传真、E-mail收发中违反保密制度者，将按集团《保密制度》的有关规定予以处理。
三、计算机
（一）、电脑硬件配备申请审批程序
1、各部门根据需要填写《电脑设备购买申请审批表》,由部门经理签字后交至人事行政处。
2 、人事行政处作审核后交总经理审批。
3 、总经理批准后,由人事行政处负责选型购买或调整相应的设备并配备到申请部门,之后进行简单的现场使用指导。
（二）、电脑使用管理 1、软件维护及病毒防治 （1）、电脑操作人员的要求
A、装有软驱的微机，在使用软盘前应对软盘进行杀毒工作。 B、任何电脑需要安装软件时，由相关负责人提出书面报告，经
部门经理同意后，由系统维护员负责安装。 C、任何人员不得擅自安装电脑游戏软件。
D、储存在电脑里的重要文件应作好备份，备份用的软盘、光盘由专人负责保管,以免丢失。
E、任何人员未经许可，不得使用他人的电脑。 F、及时升级杀毒软件，并定期对电脑进行杀毒。 （2）、系统维护员的要求
A、负责所辖范围内电脑病毒及游戏软件的检查、清理工作。 B、及时处理所辖范围内各部门的电脑软件故障，对部分较特殊的故障做好记录。
C、每月检（抽）查所辖范围内各部门的电脑软件保养情况。 D、每季度用杀毒软件对所辖范围内各部门的电脑进行一次病毒检查，发现病毒及时查杀。
E、每季度认真检查一次所辖范围内各部门的电脑硬盘，及时发现并清理与工作无关的软件，特别是各类游戏软件。
F、每次维修或检查完后要认真填写《电脑软硬件维护日志》。 2 、硬件维护及保养 （1）、电脑操作人员的要求
A、除系统维护员外，任何人员不得随意拆卸所使用的电脑或相关设备。
B、各部门电脑操作人员应定期(每月一次)清理各自所用电脑及外设的表面尘土,确保所使用的电脑及外设始终处于整洁和良好的状
办公设备用品管理制度1
华坪县xx商贸有限责任公司 办公设备用品管理制度
第一条为使公司的办公设备、用品得到合理有效的利用，控制费用开支，规范公司办公设备用品的采购与使用，厉行节约和有利于工作的原则，根据公司实际情况，特制定本制度。
第二条各部门使用的办公设备用品需要采购时应填报《物资采购申请表》，按审批程序审批后由办公室购买。
第三条采购回的办公设备用品应填写《办公设备用品统计表》由行政综合部内勤管理员负责保管，同时设立《办公用品领用登记表》签字发放，以便于掌握办公用品的领用状况。
第四条分类定义
1、固定资产类办公用品，如：传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机等。
2、非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。
3、消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、
橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、大头针等。
第五条办公用品的发放
2、非消耗性办公用品的发放：以部门为单位发放，部门内共同使用，个别办公用品必须经门部主管同意后，可以
个人为单位发放。
3、消耗性办公用品的发放：根据实际需要以个人为单位发放。使用人领用时应在《办公设备用品登记表》签字确认后领用办公用品。
第六条办工设备用品使用管理 1、固定资产类办公用品
（1）办公室对传真机、复印机、电脑、打印机等固定资类办公用品实行统一登记管理，使用人在《办公设备用品领用登记表》签字确认后领用，并负责对所使用的办公设备进行保养、维护和保管。
（2）为了便于使用、维护和保管，公司对销售部、采购部使用的手提电脑采取公司统一购买，个人按月支付购机费用的办法进行管理。
（3）个人出资购买的手提电脑，由出资人负责保管使用，购机款扣清后，电脑归出资人所有，购机款末扣清员工离开公司的，电脑退回公司或使用人付清余款后归出资所有。
（4）办公设备出现故障或损坏，根据实际情况由办公室统一安排维修。
2、非消耗办公用品管理
（1）非消耗办公用品由各使用部门和使用者负责管理。 （2）非消耗性办公用品如有损坏应以旧换新，如有遗失应由部门或个人自购。
（3）员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由办公室确认。
第七条文件材料的传真和复印管理
1、为了厉行节约，公司内外部文件传送时无需打印同样能达到传送目的的，杜绝使用纸本传送（必须纸质保存的文件资料除外）。
2、公司文件资料需要对外传真的，应填写《文件资料传真登记表》实行登记管理，经办人对传真的内容负有直接责任，行政综合部数据管理员负责监管。
3、公司对重要文件资料的复印实行登记管理，经办人复印时应报部门领导批准，并填写《重要文件资料复印登记表》，行政综合部数据管理员负责监管。
第八条罚则
1、办公用品应属于公司财产，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格进行赔偿。
2、使用办公用品应厉行节约的原则，如有浪费一经发现将处以50-100元的罚款。
3、员工应自觉爱护各类办公用品，如使用不当或使用不合理而损坏的应照价赔偿。
4、员工对外发送传真或呈送文件资料时因个人原因给公司造成影响和损失的，当事人除消除影响和赔偿损失外，视情节严重程度给予50－200元处罚。
第九条本制度自2015年2月1日起试行，试行期限1年。 华坪县xx商贸有限责任公司 2015年1月20日 打卡制度
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