电子文件档案管理工作中面临的问题

科技与经济２ｏ０６年第２２期　趣譬珊　戮胚　电子文件档案管理工作中面临的问题　孟根其其格　（内蒙古大学艺术学院，内蒙古呼和浩特０１００００）　摘要：传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文　字材料。它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据　中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。当今电子文件的环境　中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的　处置。不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。这给我们带来了新的课题。　关键词：电子文件；档案管理；问题　中图分类号：Ｇ２７０．７　文献标识码：Ａ　文章编号：１００７－－６９２１（２００６）２２－－０１２１—Ｏ１　脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。　如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防　止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了　工作量，也增加了存贮磁盘的数量。随着各单位计　算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文　件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑　选，反映丁职能活动的概貌，上网前，又按着信息管　理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定　程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重　点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保　存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整　现代信息技术的飞速发展，把档案工作带入了　自动化与网络化的新阶段，因特网和中国教育科研　网的异军突起以及如火如荼的网络建设，给档案网　络化建设带来了难得的机遇。但同时带给我们一项　新的课题——电子文件档案管理。纸质文件归档经　过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的　工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵　头人。负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档　也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于　大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌　生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立　了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文　件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工　作骨干，比以各单位计算机与信息管理共同为主体，　重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档　案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手　法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷　队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学　习和技术培训ｌ，尽快使他们掌握信息管理自动化的　基本知识和技能。担负起电子文件归档工作的重任。　理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息　管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电　子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的　归档专用于系统。将上网与未上网的具有保存价值　的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门　经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档　的电子文件提出格式要求。　为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来　越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信　息系统的开发也从以往的分散转向集中，打破了立　卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能　活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负　责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一　型信息系统的牵头部门，又具有一定的技术设备及　１电子文件归档将面临的问题　１．１　电子文件归档工作需要制度化作为保障。与　纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且　难度较大的工作。主要原因有以下两个方面：①大　多数人都认为电子文件不是文件而忽视其归档，或　怕增加工作量而不愿承担此项工作；②由于电子文　件必须借助计算机归档，这对不熟悉操作技术的立　卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容　易产生畏难情绪。本文认为。推动电子文件归档工　作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档　工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的　大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使　电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程　序，依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部ｒｌｌ￣，　能的交融集成，建立电子文件归档带Ｉ膻。电子文件　来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还　有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将　头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约　束。使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文　件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信　息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理　工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工　作。　１．２必须要采取适当的归档方式来保证电子文件　人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保　存价值的电子文件归档。是最佳归档途径之一。随　着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案　部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传　输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归　档。为了保证电子文件形成部门对其数据的真实　性、准确性，无论利用何种途径归档，必须由电子文　件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部　门，不能由档案部门自行从网上下载，档案部门接收　的电子文件一律应存入光盘。　１．３相关部门应协同一致，相互配合。由于受管理　体制和运行机制的影响，不同行政主管部门分散领　导的管理体制，无形中使档案管理形成了条块分割、　自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自　足的局面。虽然已意识到资源共享的重要与必要，　归档工作的安全性和效用。纸质档案的载体较为稳　定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此　归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，　但缺乏合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的　组织机构来规划协调资源共享工作。大多数档案管　理部门无论从软硬件的购置，还是数据库的建设，都　处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人　力物力的巨大浪费，也影响了标准化、自动化和网络　化的进程。　收稿日期：２００６—０７—１８　・１２１・　维普资讯 http://www.cqvip.com

科技与经济２ｏｏ６＃￣ｚ２期　踟羽叼　君田　浅谈科技文件与科技档案的关系　崔元元，王春琴　（中国兵器工业集团第五二研究所，内蒙古包头０１４０００）　摘要：科技文件是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件自々总称。科技档案是　直接记述和反映科技活动的归档保存的科技文件材料。科技档案源于现行科技文件，科技档案是现行　科技文件的特殊部分。本文分析了科技文件的特点，科技档案自勺性质，科技文件自勺形成和归档并互相转　化的过程。论述了科技文件与科技档案的关系，并说明了科技文件归档的重大意义。　关键词：科技文件；科技档案；归档　中图分类号：Ｇ２７１　文献标识码：Ａ　文章编号：１００７—６９２１（２００６）２２　１２２—＿０２　１科技文件的特点　科技文件是记录和反映科学技术活动的文字、　图表、声像等技术文件的总称。科技文件对形成单　位而言。从形成到消亡要经过形成阶段，特定任务阶　段，广泛应用阶段和历史应用阶段。由于科技文件　的成套性，科技文件就整体而言形成周期较长。科　技文件的特定任务阶段时间较短，对形成单位而言　鉴定合格了经过验收，特定任务即告完成。但是对　于投资者即委托单位而言，验收后的科技文件即成　果『生文件。又成为投资单位或利用者的工作起点。　广泛应用阶段指科技文件现实的科学技术社会应用　阶段，不但对形成或投资单位具有参考、套用、查考　价值，而且可进行社会交流和技术转让等。广泛科　学应用价值逐渐消失。其历史价值开始增强，科技文　件的历史价值阶段是无限期的，直至最后自然消亡　或销毁。　因此，从科技文件的生命周期看，科技文件具有　以下三个特点：第一，科技文件的形成周期长；第二，　科技文件的特定应用阶段，不但在生命周期的直线　运动中极为重要，而且常有成果文件的转移现象，而　成为另一应用单位工作的依据和起点，因而它构成　科技文件生命运动的独立阶段；第三，科技文件的广　泛应用阶段，具有明显的信息辐射作用，成为社会科　技发展的动力之一，具有重大的社会意义，也应成为　科技文件生命周期运动的独立阶段。　２科技档案的性质　科技档案是直接记述和反映科技活动归档保存　的科技文件材料。科技档案源于现行科技文件，科　技档案是现行科技文件的特殊部分。现行科技文件　和科技档案是同一事物在不同阶段上价值形态变化　的体现，科技档案也可以转化为现行科技文件。　收稿日期：２００６—０５一ｌ２　与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题　更加广泛。受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完　成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与　信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟　悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和　历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工　情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸　介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档　案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅　的做法。这佯，不但能够提高档案管理工作效率，优　化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状　况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎考证，在　万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，　以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作　为简化合一的首选目标。经如此办理，一般查询可　利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子　档案所提供的报刊索引到图书馆查阅，万一电子档　案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。　作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方　法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计　算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又　是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业　技术部门，在电子文件归制度化、标准化的工作中处　于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，　扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归中集成一　体，共同形成质量较好的电子文档。　２电子文档管理不能抛开传统的纸质文档管理方　式，必须与其相辅相成　在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法　３人员素质在电子档案管理工作中仍然是一个决　定性因素　律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文　件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易　修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存　档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件　转化为档案一般采取“双轨制”，即：纸介质与磁、光　介质两种文件一起归档。形成内容相同的两套档案。　其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部　门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录备注项　中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子　文件归档目录备注项中注明相应的纸质文件的档号　及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐　久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并　存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技　术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、　・在电子档案建设中，人是最关键的因素，网络化　的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都　必须通过档案人员才能发挥作用。档案电子化建　设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通　传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，　成为信息和知识的导航员。目前档案队伍整体索质　仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，严　重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精　通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设　和高校档案事业发展的需要。　档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案　人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积　极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的　成果。使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术　发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的　变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信　息技术革命最根本的对策。　１２２・