关于统一文件编号与格式的规定2

益新副字[2005]02号

关于统一文件编号与格式的规定

各部门：

为了加强文件管理与归档，统一规范文件格式，根据ISO2000版文件控制管理程序。现将公司各部门文件编号、文件格式及相关要求规定如下，望遵照执行：

一、 文件编号：

部 门 文 件 编 号 总经理室 益新总字[200X]XX号 副总经理室 益新副字[200X]XX号 综合办 益新办字[200X]XX号 制造部 益新造字[200X]XX号 销售部 益新售字[200X]XX号 工程部 益新设字[200X]XX号 品管部 益新检字[200X]XX号 采购部 益新购字[200X]XX号 二、 文件格式：

部 门 财务部 内审部 仓 库 挤塑部 注塑部 内饰部 总装部 文 件 编 号 益新财字[200X]XX号 益新审字[200X]XX号 益新库字[200X]XX号 益新挤字[200X]XX号 益新塑字[200X]XX号 益新饰字[200X]XX号 益新装字[200X]XX号 （一）通知、通告、公告类： （二）请示、申请、报告类：

XX

通 知 XXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX． XXXXXX公司 年 月 日 抄报：XXX、XXX 抄送：XXX、XXX、XXX 存档X份 丹阳益新汽车配件有限公司文件 益新X字[200X]XX号 关于XXXXXX计划 XXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX． 附：XXX 核准：

抄报：XXX、XXX XXXXXX公司 年 月 日 抄送：XXX、XXX、XXX 存档X份 （图一） 共印X份 （图二） 共印X份

三、 相关要求：

1、通知、请示、报告、申请、计划等类，主题一定要言简意赅、明了，特别是涉及的人、物、时间、地址、要求要明确；

2、文件的主送、抄报、抄送单位明确，打印份数明确； 3、属于内部重要资料、文件，要注释保密等级，一般在文件正文上右角注释秘密字样（如图二）；

4、文件的发放、收签，要有发放时间及签收人签字，重要文件与资料，部门要有专人保管，并由档案室定期回收；

5、存档类文件、资料，每次下发时一定要交档案室一份。

批 准：

丹阳益新汽车配件有限公司

二00五年一月十二日

抄报：总经理、副总经理

主送：工程部、品管部、综合办、内审部、财务部、销售部、采购部 仓 库、注塑部、内饰部、总装部、挤塑部 存档1份

共印X份