建筑工程档案资料管理问题及处理措施

发表时间：2020-05-27T11:26:33.6Z 来源：《中国科技人才》2020年第3期 作者： 黄程乐

[导读] 帮助企业提升运行水平与管理质量，从而提升工程质量，最终达到创造经济效益、增强企业竞争力的目的。温州市鹿城区交通工程建设中心

摘要：随着建筑和科技水平的提高，工程项目实施的过程中，工程档案资料管理工作非常重要。工程施工期间，工程档案资料具有监督作用，工程竣工验收中档案资料的验收也是非常重要的一部分，除此以外，当出现安全质量事故以后，档案资料是事故原因分析的重要依据，档案资料对于建筑后期的检修和维护也有着较大的作用。本文对工程档案资料管理进行了研究，探讨资料管理中存在的问题，并提出科学合理的措施。

关键词：工程档案；技术资料；项目施工 引言

随着建筑业的蓬勃发展，在整体项目建筑工程中，建筑工程档案资料的相关管理至关重要，资料信息是整个企业对于建筑经验和技术的积累总结，资料的提供在整个工程的前中后期都有着重要的参考意义，因此建立起一个完善的工程档案管理制度能够对工程质量、工程进度等进行有效的监督管理。 1建筑工程档案资料管理的重要性

建筑工程工序复杂，建筑面积较大且时间较长，在设计知识面较广的长期工程施工中，会产生相当大量的与建筑工程相关的档案资料，而一般相关资料管理工作是对施工信息的保存，是保证施工质量的基础。因此，在专门的档案保管制度建立过程中，有很多相关的问题需要注意，一个完整的档案保管部门能够通过完整的保管制度对档案资料进行总结，帮助企业提升运行水平与管理质量，从而提升工程质量，最终达到创造经济效益、增强企业竞争力的目的。 2工程档案资料管理的作用 2.1监督作用

工程项目持续时间长，施工工序复杂，每道施工工序验收合格以后才可以进入下一道施工工序，施工过程以及验收过程都有记录资料。现阶段使用的验收表单涵盖了验收的内容、标准以及规范要求。 2.2验收作用

目前实行的建筑工程质量验收标准规定，单位工程验收的基础是分部分项质量验收合格，分部分项工程技术资料合格，建筑工程使用功能符合要求，工程感观质量合格。由此可见，档案资料是规范要求，档案资料不符合要求，工程验收就不能通过。 2.3在工程事故分析中的作用

档案资料是施工过程的真实记录，档案资料的内容包含了施工准备工作，施工实施过程，验收情况等，这些内容为工程事故分析提供了主要依据。

2.4建筑工程检修和维护作用

建筑工程使用年限久，建筑使用的过程中，难免会出现一系列的质量问题，一旦出现质量问题，档案资料是检修维护的重要参考依据。除此以外，随着时间的推移，建筑不能满足使用功能，工程需要改建或是扩建以满足使用需求，这种情况下施工技术资料可以提供工程各安全功能状况、工程的耐力及荷载取值、工程管线走向、位置等各项需要的信息，为扩建、改建等工作提供基本依据。 3建筑工程档案资料管理中的问题分析 3.1工程档案资料管理现状

在以往的资料管理中，存在以下问题，首先是项目实施的过程中，字数资料收集不完整，缺乏较多的资料，且资料收集的时间不及时，甚至存在资料与现场实际情况不符的现象。具体表现为：没有专门的技术资料员，技术资料的收集与管理没有统一的模式，想起来就收集，忘记了就算了的现象；现场施工完成以后才开始补技术资料，导致技术资料与现场实际的情况存在出入；检验批资料原始记录实测值数据不去现场测量，由填写人员随意填写，数据不能反映真实情况；施工技术资料的收集随意性很大，没有根据规定的要求进行。

3.2工程档案资料管理问题原因分析

经过分析发现工程档案资料管理存在问题的原因主要有以下几个：首先是项目领导不重视技术资料的收集，且工程施工合同没有对技术资料的提交质量和时间没有明确的规定，因此项目实施的过程中技术资料被忽略。技术资料不仅只是施工单位的事情，还涉及监理单位、建设单位和设计单位，需要各个单位协调合作。由于各个单位沟通协调不顺畅，给技术资料收集管理增加了很多的阻碍。例如监理拖延签字，导致施工不能正常进行；质监站给的整改通知单甲方不配合盖章等。其次是档案管理没有明确的制度，管理人员监管不得力。该项目没有专门的资料员，资料工作有技术员和施工员以及各个分包单位代管，各分包单位收集整理的资料没有统一的规定，由于资料收集管理人员自身的职业素养较低，水平有限，档案资料的收集十分混乱，已经有的资料也不规范。为了应付资料验收，施工单位雇佣临时的资料员时候补资料。由于资料没用很好的归整，检查时经常手忙脚乱。 4提高建筑工程档案管理质量的措施 4.1完善管理制度，引入精细化管理

由于业主和相关部门对于工程质量安全越来越注重，档案管理制度也应该健全起来，一个完整的管理制度可以确保相关人员的工作规范性与严谨性，同时相关的标准能够促使档案管理相关工作的履行与落到实处，在此，笔者建议对档案管理引入精细化管理制度。精细化管理：精细化管理由管理理念创新衍生而来，随着社会工作分工越来越精细化和专业化的发展，该理念被广泛采用，建立在常规管理基础之上。精细化管理除了拥有常规管理的基本思想与管理模式之外，以大幅度减少管理所占用资源为目标，通过管理人员职责细分、推动管理创新等方式，将管理职责明细化、具体化，及时将自身负责工作进行落实和检查；除了对于管理人员职责的监督要求，精细化管理对于工作的细节和全过程也拥有极高要求，以期有效推行相关管理活动，最终获得好的管理结果。 4.2强化和各方沟通交流，做好组织协调工作

保证工程技术资料的完整性、真实性、精准性的前提就是施工企业在项目施工前就需要加大和企业外部的第三方监管人员、小区业主、设计师等相关人员的沟通交流，合理完成组织协调工作。同时企业高层决策者要在企业内部明确告知各部门要一致配合管理部门的工作，提高资源管理人员收集和整理工作的效率。同时项目施工管理人员要结合实际施工流程和施工环节合理安排施工人员，并记录好施工环节或施工内容提前或延后的原因，以免出现记录工程资料与实际施工情况不统一，造成工程资料填写错误。 4.3档案整合分类归档，完整保留工程资料

大部分施工流程图纸和施工技术资料都在相关技术人员和各环节负责人手中，因此资料员必须先将设计图纸和施工技术资料进行回收并做好整理和分类工作。其次资料管理人员必须要精准记录、真实反映施工问题并让负责人进行签字，进而保证建筑质量管理和监督工作的实效性，确保编辑档案在后期使用过程中具有使用性价值。建筑工程档案管理应该按照年份进行保管，将不同工程项目、不同施工环节资料进行严格划分，并在工程结束前做好工程资料的检查、审核、完善、整理、分类工作，并在竣工结束后将验收情况进行整理并归档，完成妥善保留、移交工程资料。 结语

档案资料管理是建设工程项目的重要部分，不仅在项目实施过程中有着很大的作用，项目投入使用以后，如若出现质量问题，或是项目需要改建或是扩建，档案资料都能够提供参考依据。根据微软大厦幸福里档案资料管理的实际情况，我认为，档案管理的主要贯穿于项目实施过程中，首先项目管理人员必须重视档案资料的管理，将档案资料作为一项重要的工作内容，结合项目的实际情况，制定切实可行的档案资料收集管理制度，技术负责人定期对档案资料进行检查，如若发现不合格或者是缺资料的情况，尽快采取相应的措施。加强档案资料管理人员的培训和教育，保证档案资料能够跟上项目的进程，保证资料的真实有效性，为项目竣工验收提供条件。 参考文献：

[1]付菁燕.基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性[J].城建档案，2018. [3]王勇.大型工业建设项目档案管理规划的作用与编制[J].城建档案，2018.