业务纵横 蠢嚣 燕嚣 可分为三类，国有型、外资型、民营型。国有中典型的且 目前发展最好的当属深圳深港档案寄存中心，它是 ２００４年深圳市档案局和工商局批准成立唯一获得深圳 市政府特许资质的档案寄存专业机构。 民营档案外包企业典型的有杭州伟邦档案管理咨 询有限公司。该公司创建于２００３年，是浙江省首家公司 制档案中介机构，也是全国较早成立的档案中介机构之 一，是浙江省专业从事档案咨询服务行业中成立最早的 外资型档案外包企业．大部分称为商业性的文件 民营企业，公司的总经理为浙江大学档案学博士。 中心。目前在我国开展业务较好的主要有信安达中国 一！ ０闫晓创 ｉ 展现状 前景 和Ｒｅｃａｌｌ两家公司。其中信安达中国总部设在上海，在 Ｉ——以几个典型的档案中介机构为例分析 Ｌ———————————————一档案外包是一个非常光明的行业．中国发展研究 基金会副秘书长汤敏认为。外包服务生正逢时．面对的 北京、广州、青岛、天津、苏州、东莞、深圳有分部。它是 中国第一家获得政府许可从事档案文件管理服务的供 应商。信安达也是第一家将档案文件和信息专业管理 的理念带人中国的公司。另一家公司Ｒｅｃａｌｌ是一家成 是新蓝海领域。国际外包协会统计数据显示．目前， ８５％以上的世界５００强企业采用了档案外包服务，而 目前中国企业这一数字还不到５％。可以预测档案管理 外包业务在中国潜力巨大。 本文将就几个典型的档案外包公司的情况．并结 立于１９９９年的美国企业．目前Ｒｅｃａｌｌ在五大洲的２０ 多个国家服务于８万名客户。 合一些文献调研和网络调研的信息对我国档案外包企 业的发展现状做一分析，并对未来我国档案外包企业 发展做一展望。 １．我国档案外包业务发展的现状 目前，档案外包业务主要就是档案中介机构来完 １．２档案外包企业发展的规模——区域性特征 目前我国的档案外包企业呈现出明显的区域性特 征，国有和民营的档案外包企业多受到当地政府机关的 扶持。大多服务于当地的企事业单位．并且从调研中可以 发现，大多还服务于当地的政府部ｆ－ｊ。比如杭州伟邦档案 管理咨询有限公司服务的主要客户包括杭州市劳动局、 成。我国档案中介机构业务普遍集中于档案整理、归 档、寄存、扫描等技术含量较低的领域，业务重合度较 高。主要原因在于。一方面是缺乏必要的资金．难以开 发新技术、设备以及聘请专业人才所需的高昂费用，另 一杭州市社保局、创维集团、西湖区环保局、杭二中、杭州公 安局安康医院、杭州旅游学院、浙江地税第一分局等。 深圳深港档案寄存中心主要服务于深圳市委、深 个方面是缺乏创新和钻研精神，在业务拓展方面表 圳市政府、深圳市纪委、深圳市档案局、深圳市气象局、 美国友邦保险等深圳市内的５００多家客户。 １．３档案外包企业主要服务内容 现较差，没有形成整体效应和系统优势。与国外商业性 文件中心在业务的广度和深度上均有较大的差距。 １．１档案外包企业的性质 现在国内从事档案外包的企业从性质上来说．主要 档案的存储．存储范围主要有纸质档案文件存储： 电子、音像档案存储；个人档案文件存储；印刷品存储； 湖北档案１ ５ 电子文件存储；磁带保险箱储存等。 档案咨询服务，咨询服务主要有信息风险管理、业 务持续性管理和灾难恢复预测咨询、内部审查管理、信 息安全咨询、信息技术风险防控咨询、内部文件管理。 档案数字化，档案的数字化扫描是每个档案中介 机构的常规业务。 １．６档案业务外包服务的主体 档案业务外包现在已经逐渐的脱离了原始的服务 于档案部门．档案外包业务的主体现在更多的是以企 事业单位为主，包括各种各样的公司和事业单位。越来 越多的企业选择档案外包服务有其内在的必然性，档 案外包服务具有自身的专业优势。 服务专业化，档案外包企业有专业的设备、专业的 人员、专业的工作理念，因此服务更具专业化，能够很 档案查询服务，提供条形码系统定位服务，还可提 供的服务有．自行调阅：顾客可自行前往档案中介机构 库房调阅档案。快递服务：提供档案快递上门服务。 传真调阅：可通过传真方式提供调阅。邮件调阅：可提 供邮件调阅方式。 专业运送服务．大多数的档案中介组织有自己的 运输车辆，负责档案文件的取件、送件以及其他业务。 档案培训与支持、在线服务。档案培训业务也是档 案外包企业的重要方面，档案外包机构更具有实践性， 比传统理论性的培训更具有可行性和操作性。 大多数的档案中介机构还提供档案装具：档案文 件箱、电子媒体储存箱、条形码、销毁柜、安全带及封 条、档案软件等。 从介质方面可以分为：纸质文件管理服务（文件 保管、文件扫描、文件销毁、编目整理服务），电子文档 管理服务（特藏库保管、备份周转服务、灾难预防及恢 复服务、电子文档销毁服务）。 除了以上一些服务内容外，深港档案咨询公司还提供 大事记编研，ＷＥＢ应用解决方案，容灾备份的服务、文物鉴 定、文物拍卖等业务。其业务范围拓展的相当的广泛。 １．４档案外包企业的人才状况 从网络调研的几个档案中介机构来看，档案外包企 业的人才配置没有过多的说明，从一些简单的说明并通 过分析可以发现，所调研的几个档案外包企业，包括在 中国提供服务的信安达和Ｒｅｃａｌｌ，都拥有专业的人才资 源。并且所有的工作人员在上岗前都需要经过严格的培 训．在工作中还需要进行定期的培训。较多的外包企业 负责为客户提供更具实践性的档案人员培－ｉＪＩＩ Ｊｌ￣务。 １．５档案外包企业的分布情况 目前我国的档案外包企业多分布在北京、广州、上 海、深圳等几大城市，比如信安达就将总部设在了上 海．深港档案寄存中心位于深圳。这些地区均为国内经 济发达地区。经济发达这个因素为档案外包企业提供 了广阔的市场，使得档案外包企业能够存活下去。另一 方面．经济发达地区的企业、政府对档案的管理足够重 视。使得档案外包企业有持续性的需求，这样就为档案 外包企业的长期存在和发展提供了基础。 １ ６湖北档案 好的处理客户的要求。 节约成本和空间，一般情况下。需要档案外包服务 的企业或者自身的档案数量较少，管理不经济。或者就 是数量太大而没有能力去管理．如果自身去处理的话， 他们在人员、经济成本上也非常的不合算。档案外包服 务可以为他们节约大量的时间、成本。提升效率，档案 中介结构的专业服务相比较而言，能够提升企业档案 管理的效率和质量。 档案中介机构完善的服务能够保障企业档案的信 息安全，并能针对企业的具体情况对企业的档案实行 风险管理，免除了企业档案损坏、数据库遭到损失时， 档案外包企业能够及时的为企业进行数据的恢复。 ２．档案外包企业发展前景和对策 ２．１档案外包人才的建设 随着档案业务外包的不断发展，档案外包人才的 缺口将会越来越大，因此档案外包业务人才的建设必 须尽早的提上日程。现阶段，档案外包业务的层次较 低．因此人才的短缺并不太明显，随着经济的不断发 展，企业越来越重视档案。档案外包业务的需要量会急 剧的提升，并且档案外包的层次也会从整理、归档、数 字化扫描等传统领域向档案的鉴定、信息管理、风险管 理等更深层次发展。笔者认为档案外包人才的建设应 该从几个方面同时着力进行。 一是对档案中介机构内部的员工进行定期的培 训．设置与业务相关的培训科目、定期考核。二是我国 近３０所有档案专业的高校要承担起培养档案外包人 才的重任。在教学中加入工作实践中所需的技能和知 识。三是各级档案学会等档案学术机构也是档案外包 人才培养的重地。 档案外包人才的建设需要多管齐下，不仅仅是企 业自身的事情，高校也要顺应潮流。积极培养档案外包 需要的人才，改变档案学专业人才不去干专业的状况。 做到物尽其才、人尽其用。 ２．２档案外包设备、技术需提高 目前我国档案外包设备多为国内清华紫光软件生 暑 产的档案管理系统．深圳深港档案寄存中心采用的是德 实施相应的资格准人。一方面提高协会内成员的服务 国ｌｎｔｅｃｈ Ｌｅａｎ ＷＭＳ档案软件管理系统。本文介绍的信 安达和Ｒｅｃａｌｌ的档案管理系统均为软件公司根据自身 业务定制和自身更具自我研发的管理系统。国内的档案 外包业务更多的是劳务方面的工作，技术方面的工作较 质量。更重要的是树立良好的行业形象。以吸引更多的 客户采用档案外包服务。 ２．５档案外包业务向更宽领域和层次扩展 目前我国档案外包机构主要的业务内容是档案的整 少。而在华的国外档案外包企业基本上更侧重于进行文 理、数字化。再先进一点的会提供远程的查阅、调卷等服 档信息安全、风险管理，是更高层次的一种服务。 针对我国目前的档案外包企业的情况，要发挥自 主创新能力。引进档案专业和计算机专业以及相关专 业的人才．针对公司的业务和地区或服务区域内的客 户委托情况，进行相应的设备的研发。并且档案高校更 多的是要从理论上进行研究，提供理论支撑。档案行政 机关要进行鼓励和支持。 ２．３相关的制度规范亟待出台 我国档案外包机构经过十几年的发展，至今还没 有出台全国范围的档案外包方面的法律。这种情况导 致了各地的档案外包机构各自为政、标准不统一，不利 于形成全国范围内规范的产业规模。 由于没有法律的规范，目前国内的档案中介机构 在注册、登记、人员、资金方面没有任何要求，档案中介 组织的成立和破产也没有相应的规定。 ２．４建立区域和全国性的档案外包协会 目前国内一些地方成立的档案学会，大多由各地 档案机关工作者组成，对企业运作的指导意义不大。由 企业自发成立的行业协会目前还是空白，建立档案外 包协会对于档案中介机构的规范化、长久可持续发展 都具有重要的意义。 档案外包协会主要是整合档案中介机构资源、服 务：制定相应的规范等。国际上早在１９８０年就成立了 商业性文件中心协会（ＡＣＲＣ），截止２００８年，国际文件 与信息管理服务行业协会发布数据，其会员公司已达 ５７３家，在全球５２个国家和地区建立了２０００多家分支 机构。国外的商业性文件中心协会经过３０多年的发展 已经较为成熟，主要体现在几个方面，首先，明确了整 个行业的宗旨。其次，制定了整个行业的行为准则和标 准制度，为行业的自律和监管提供了制度保障。再者， 积极组织整个行业内开展交流活动，实现行业内的 经验交流和相关信息的共享，树立良好的行业形象。定 期召开年会，出版期刊、组织行业的培训教育等。 正是由于存在行业协会，美国的商业文件中心发 展的越来越好，规模越来越大。因此这对我国是一个很 好的借鉴。针对我国的情况，我们可以首先建立区域性 的档案外包协会，并由档案行政部门和档案学会联合 务。但随着时代的发展，档案的外包可能会突破档案的范 围，像深圳深港档案寄存中心，除了传统的档案外包方面 的业务内容还进行文物的鉴定，文物拍卖等业务。 我国的档案外包企业目前名称上都含有“档案咨 询管理”的字样．而在华的国外类似企业基本上都称 为“文档信息服务”的字样，这也体现了定位的不一 致，可以明显的看出国外的定位更为宽泛。比如业务 规模做的较好的信安达和Ｒｅｃａｌｌ公司，它们多侧重于 文件领域的服务。信安达的业务更多的涉及到文件的 备份周转、灾难预防与恢复、信息技术风险防控咨询 以及信息风险管理等业务。Ｒｅｃａｌｌ公司提供了四大块 的服务，并且这四大块内容都是分级的服务，管理更 为精细化。 ．因此，档案外包业务未来的发展，将会突破传统的 档案整理的几块内容。在为传统的纸质档案提供更好、 更安全的保护的前提下，更多的会对信息的管理和服 务。比如信息的风险管理、信息的恢复与重构等。服务 的分级方面：根据客户针对不同级别和层次的服务要 求，提供不同层次的服务。服务领域：国外类似的服务 机构的业务范围涉及到商业活动的各个角落。因此未 来国内的档案外包服务将会更多的转向各类型的机 构，包括各行各业。服务的层次也会涵盖文档整个生命 周期的各个环节。 参考文献： ［１】王晓琳．档案外包业务理论与实践研究ｆＤ１．苏 州：苏州大学，２０１０． ［２１伟邦档案．ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｈｚｗｂｄａ．ｃｏｍ／ｐｒｏｄｕｃ￣．ａｓｐ？ ｃａｔａｉｄ＝１５，２０１ １－６－１７． ｆ３１黄霄羽．美国两大商业性文件中心的发展历程 ．中国档案，２０１１（４）．６２—６４． ［４】ＲｅｃａｌｌＴＭ．ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｒｅｃａｌ１．ｃｏｍ／Ｄｅｆａｕｌｔ．ａＳｐｘ？ ＬａｎｇＴｙｐｅ ２０５２．２０１１—６—１７． ［５ 黄霄羽．国外商业性文件中心现状特点评析Ⅲ， 北京档案，２００９（６）．４０－４２． （作者单位：中国人民大学信息资源管理学院） 责任编辑／张杰 湖北档案１ ７
