专题论述 科技信息 基于工作流的砷同亦公平台硇构建 煤炭科学研究总院孙家兰 ［摘要］协同办公系统对于提高公司的工作效率，促进企业发展方面的作用越来越大。协同办公平台是以工作流为主线，为多个系 统之间搭建无数桥梁，对各个子企业的业务流程进行整合，以适合所有办公人员使用需求的协同办公平台。实现快速响应，规范工 作过程，提升管理能力。 ［关键词］协同办公１．引言 办公自动化集成 获取的文档。 协同办公平台具有以下三个方面的作用：一是实现集团公司及子 企业间的公文流转、协同办公的自动化知识管理。二是创造一个集成 的办公环境和学习环境，使所有的办公人员都在同一个计算机桌面环 境下一起工作、一起学习。三是通过建设该系统，为集团公司及子企业 所有办公人员在线办公、业务协同、沟通交流和知识管理等提供服务， 档案管理：是对各类电子文档进行归档，包括公文管理的文档归 档，以及对电子文档的借阅的管理。 信息发布：就是对网站信息的发布系统，是网站信息的内容管理系 统，它是将集团公司及子企业的信息门户网站上的需要经常变动的信 息，比如业界新闻、法律法规、行业动态、相关金融信息等进行集中采 提高所有办公人员办公的质量和效率。 ２．协同办公平台 基于知识管理的新一代ＯＡ（办公自动化）一个重要基础是创建高 度协同的环境，包括知识获取的环境、知识共享的环境、知识创新的环 境等。知识管理ＯＡ创建的是开放的协同式环境，信息与信息、人与人、 业务节点与业务节点等都进行了紧密的联结和充分的整合，使得协同 工作可以跨越地理边界和组织边界随时随地的进行，并呈现相当的灵 活性和互动性，在这样一个协同式的环境下，知识管理工作可以更为有 效的进行。 本协同办公平台的搭建大致分为以下几个部分—— ◎基础门户的搭建 ◎信息发布平台 ◎公文及文档管理类应用平台 ◎行政与协作管理类应用平台 ◎与多个系统的集成 同时，还具有提供系统的导航地图、作为系统管理员进行各项参数 的维护、日志检查的维护、安全的维护、应用模块的维护、安全组成员的 维护、方便用户个性化服务定制的功能，主要包括三方面内容：系统帮 助中心、应用维护中心、个人信息中心。 ３．基础门户 协同办公平台采用基础门户进行展示，是多个系统登录访问的统 一入口，集成内网多个系统汇集信息。微软的ＡＤ目录建立集团公司与 子企业的组织机构用户，用户与登录的用户密码采用ＡＤ目录进行管 理，各个集成的系统通过ＡＤ目录进行统一认证，用户登录本系统后，通 过统一认证，登录到各个系统进行相应的操作，从而实现各个系统的单 点登录操作。 基础门户在系统功能设计上集成了集团所关心的大众化服务的信 息内容，包括对集成各应用系统的信息展示、登录基础门户的访问量、 电子公告板，在线留言、企业论坛等部分，通过该基础门户可以浏览各 子企业自己的门户网站，并显示各子企业个性化的信息内容。 基础门户界面的设计，采用顶部、中部、底部 大板块，顶部是门户 名称、底部是版权及维护联系方式，中部是主要的部分，又分成左中右 三个部分，左边是链接各系统及子网站，中部是信息集成服务的内容展 示模块，右边是门户辅助的一些工具和帮助之类，以方便更好的使用门 户。 ４．办公自动化系统 办公自动化系统包括公文流转、知识管理、档案管理、信息发布、系 统管理和个人工作区六个功能部分。 公文流转：包括发文管理、收文管理、签报管理、催办管理、公文维 护、公文查询等功能。公文流转中的公文，是指在履行职责过程中形成 的具有法定效力和规范体式的文书，是传达、贯彻党和国家方针、、 行规，报告情况和答复问题，指导和商洽工作，制定规章制度，交流 经验和解决工作问题的重要工具。公文种类包括：决定、意见、通知、通 报、报告、请示、批复、函、会议纪要、专报、简报等。公文一般由秘密等 级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、 附件、成文日期、盖章、主题词、发送或抄报、印发单位和印刷份数、印发 日期等部分组成。 知识管理：是指建立集团公司知识管理的文档库，根据授权、各个 部门维护自己部门的文档内容，提供给各个部门上传和修改本部门共 享文档。查询到集团共享的文档目录，根据授权可以下载本部门可以 集、编辑、发布的平台。采用灵活的网页模板系统，将网站的更新维护 工作简化到只需录入文字和上传图片，从而使网站的更新速度大大缩 短。同时通过流程化的内容管理，将内容的发布经过了严格的审核，保 证发布信息的正确性。 根据业务需要用户可以灵活的划分不同的Ｔ作区，对内容进行创 建、编辑、选择发布样式、执行审批流程等。根据信息发布渠道的不同， 可以重用一份内容到多个渠道。 信息发布通过统一的采集、整理、分类、发布过程，再加上有效的权 限控制审批体系，就组成了内容管理系统。 系统管理：是对协同办公平台的组织维护、日志管理、菜单管理、权 限管理、引擎管理、应用系统维护等，是支撑整个系统安全、稳定运行的 后台保障。 个人工作区：是指任何一个用户登录系统后，用户可方便直观的获 知并处理自己的相关责任事项。平台集成了流程任务队列、预警提示、 任务信息录入、流程查看等功能，可将与用户相关的工作直接送达到个 人工作平台上。具体功能包括待办事宜、搜索、最近任务列表，日程安 排、事件，指派给他人的工作任务，以及这些工作任务完成的状态，客户 信息，个人参与的任务信息：任务内容、执行事件、任务目前状态，已完 成、未完成的项目数量等。 系统管理员和用户可以配置各自的个人Ｔ作区，形成自己的工作 平台。 ５．与多个系统的集成 本协同办公平台通过接口可与多个信息化系统进行无缝集成。例 如与以下四个系统的集成。 与活动目录ＡＤ的集成：协同办公平台的用户及基础门户上链接的 其他系统用户信息及分组角色信息采用Ｗ２００３ Ｓｅｒｖｅ的ＬＤＡＰ协议的 接口方式进行集成，访问活动目录ＡＤ，系统用户的组织机构和安全认 证都依赖于活动目录ＡＤ来进行保障。 与即时通信软件的集成：本系统利用即时通信软件提供的标准集 成接口，根据业务需要，实现和即时通信服务的紧密集成，包括单点登 录、发送即时消息等。这样就可以将语音、视频等通讯手段与文档和数 据融为一体，在业务过程中实现基于文档和数据的实时沟通，从而提高 协同工作的有效性。 与邮件系统的集成：将协同办公平台的邮件提醒，与企业邮件系统 消息发送接口进行集成，通过电子邮件发送工作提醒服务。 与网站集群ＣＭＳ内容管理系统的集成：信息发布通过内容管理待 发布的各网站信息内容，通过数据集成的方式，另存储在网站集群ＣＭＳ 内容管理系统可以访问的数据库中，通过网站集群ＣＭＳ内容管理系统 向其他网站群更新本系统待发布的各网站信息。 ６．结束语 本协同办公平台具有完善的安全机制，保证应用安全、数据安全与 系统安全；有严密的签名安全机制，以确保公文的正常流转；同时易于 升级和维护，提供丰富的参数设置功能，保证用户在不修改程序的条件 下，通过参数设置或其他方式即可满足用户的日常维护。 随着企业网络的不断升级完善，和对信息交流方式的要求越来越 高，本平台使用广泛、先进、成熟的标准和协议，设计灵活，提高系统的 可配置性和业务功能的可伸缩性和可扩张性，并使整体具有良好的开 放性。遵循国际标准，支持多种网络协议，提供开放的数据接口，实现 系统间互连，支持各种硬件平台、不同操作系统和数据库管理系统。 ４３７－－——
