展会招展方案

展会招展运作⽅案

要办好⼀届展览会，⾸先应该对展览会的操作过程了如指掌。展览会的⼯作包括计划、组织、运作、实施及评估等五个阶段。第⼀阶段：计划、组织1、市场调查2、可⾏性分析3、⽴项第⼆阶段：运作1、招展2、招商3、供应商选择4、相关活动5、宣传第三阶段：实施1、展前准备2、现场操作

第四阶段：总结、反馈展会招展⽅案

⼀、招展⽅案的基本内容

招展的⽬的是招揽到合适的企业参展，实现主办单位参展企业的价值传递。招展⼯作的好坏直接影响着展览会的效果，它是展览会取得成功的关键，也是展览会取得成功的基础。

招商的⽬的是吸引参展商需要的贸易观众前来参观并进⾏贸易洽谈。它是展览会的⽣命线。具体步骤：⼀是贸易观众群体的确⽴；⼆是建⽴贸易观众数据库。贸易观众数据库建⽴的步骤基本上与参展商数据库的建⽴⽅式相同；三是观众请柬的编印与邮寄；四是电话招展；五是观众预登记表回收和确认。

招展⽅案是对展会招展⼯作的总体规划和全⾯部署。招展⽅案包括⼗项内容：1、产业分布特点2、展区和展位的划分3、招展价格

4、招展函的编制与发送5、招展分⼯6、招展代理7、招展宣传推⼴8、展位营销办法9、招展预算

10、招展总体进度安排

⼆、招展⽅案具体实施（⼀）产业分布特点⾏业的研究

如今有90个⾏业有展览会。本⾏业值不值得办展览会？本⾏业是否成熟到能办展览会？有⽆需要办展览会？这是我们在办展览时⾸先要问的⼏个问题。如80年代提出发展汽车⾏业，94年提出⼤⼒发展汽车的，以市场换技术，这样不久才开始办汽车展览，从⽽推动了汽车业的发展，⽤产业换技术、发展，从⽽具备了发展汽车展的条件。原本汽车展在北京隔年办，由于汽车技术发展太快，北京隔年办，⽆法跟上国际汽车技术的发展，于是上海也办、⼴州也办。

例如机床展，80年代世界机床发展很快，于是中国为了出⼝，引进技术，这样才使机床展览有了可能，于是机械部开始办机床展览。

许多展览失败的根本原因就是⾏业不需要，重复办展也是因为⾏业是否需要导致的。国家法规研究

办某个展览室，研究国家法规对本展览有什么和要求等。如梁⽂博

⼠任中岱展览公司总经理时，想在前任的基础上有所创新，提出了办农业、⽯油、防务展（即武器装备展）、⾼科技展四⼤展。结果都否决了。原因是武器展——中国在世界上主张和平；⽯油展——中国发展原本就需要能源，这会引起世界各国对我们的不满。农业展——国内已经够多了；最急需的是国外农业机械展，⽽不是农产品展，因为中国本⾝就是农业⼤国，农产品丰富，⽆需进⼝，但是农业机械技术落后。以上是展览题⽬好，但国家不允许你做。差异性研究

即市场细分过程的研究。⼈们从事展览希望寻找⼤⾏业，因为市场⼤、市场多，可持续发展，即注意了普遍性，但却忽视了差异性。因差异性往往就决定了能否办这个展览。如机床展，⼀机部⼗⼀引进技术为主，⽽机械展览协会则是以本国机械技术为主。虽同在北京办展，时间也差不多，然⽽却⾮常成功，就是注意了差异性。地域性研究

展览不分国内外、⼴东⼴西，提倡国际化。这个区域是否符合办展览，即硬件条件、产业群有没有，场馆、区域的特点、吸引办展览的⼈⽂条件。客观条件研究的越细，越深⼊全⾯，那么成功的可能性就越⼤。但是靠公司来解决这个问题不太可能，因为办展览者受专业（策划师是系统论的集⼤成者）。解决的办法就是通过⾏业协会的合作。若办本专业的展览就最好请⼀两个这⽅⾯的资深专家。（国外不允许协会参加展览的筹备等⼯作，因为有寻组⾏为。）他能够决定哪个单位来参展，来得都是什么东西，因为他是这个⾏业的专家，最了解情况。搞展览的灵魂⼈物并⾮是办展⼈，⼆是懂专业的专家，他策划时有很深的专业背景，了解世界最先进的技术。发展趋势。（⼆）展区和展位的划分展位划分原则

专业分类（按专业题材划分展区）专业和综合性结合有利于提⾼展会的档次有利于提⾼参展商的展出效果易于观众参观

易于现场管理和服务（⽅便展位的搭建和拆卸）营造展馆⽓氛

划分展区和展位应注意的问题

统筹兼顾（统⼀安排，尽可能地照顾办展机构、参展商、观众以及展会服务商各⽅⾯的利益和便利性）因地制宜（展厅的柱⼦、参展商的不同展位要求、死⾓等）不能遮挡展馆的服务设施（电箱、安全通道、消防设施等）

注意适应参观⼈流的规律（直⾛，向右⾛、⼊⼝处形成围观等）

合理地安排展会的功能服务区（登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中⼼等）展位种类

道边形：最常见的展台形状，在⾛道两侧，为单⾯开，三⾯为墙。内⾓形：展位为两⾯开。⾯对的两个通道⾥都可以看到该展台。

外⾓形：也是两⾯开，但它位于岔道⼝。（适合设⽴咨询台、展⽰焦点）半岛形：为三⾯开。岛形：为四⾯开，不适宜标准展架。通道形：为两端开⾯，其性价⽐较⾼。（三）招展价格招展价格⽬标

⼀般地，办展机构的定价⽬标有5种

利润⽬标（⼀是以当前利润最⼤化为⽬标来给展会定价；⼆是以办展机构满意的利润为⽬标来定价）

市场份额⽬标（最⼤限度地增加展位销售、扩⼤展会规模、提⾼展会的市场占有率，因此价格低、甚⾄不惜放弃⽬前利润。这种情况在展会举办初期和培育期常见）

市场撇取⽬标（定出尽可能的⾼价，前⼏届尽可能地获取利润，⼀旦竞争激烈，有充分的主动权逐步降低价格）展会质量领先⽬标（价格⾼质量就优良）⽣存⽬标（获取⽣存可能关键，价格低）招展机构的三种定价⽅法

办展机构选择哪种定价⽬标，主要受三个因素的影响：顾客、成本、竞争。成本导向定价法（⼀般以办展成本作为展会定价的基础：固定成本和变动成本）。第⼀，成本加成定价法（在单位成本的基础上附加⼀定的加成⾦额）；第⼆，边际成本定价法（展会增加⼀个站为时所增加的成本，即追加⽀出成本）第三，⽬标利润定价法（展位销售能保证办展机构达到与其的⽬标利润率）需求导向定价法（着重考虑参展商对展会价格的期望和反应、接受能⼒与程度、）第⼀，市场认可价值定价法（参展商对展会的认可程度和认可价值的定价法）第⼆，需求差别定价法（根据市场需求强度的不同⽽定出不同的价格）第三，需求⼼理定价法（根据消费者的⼼理特点，例如“从众”⼼理）竞争导向定价法（以与本展会竞争关系的展会的价格作为本展会定价基础）

第⼀，随⾏就市定价法（依据本题材展会或本地区展会的⼀般价格⽔准）第⼆，渗透定价法（以打进新市场或扩⼤市场占有率加强市场地位为⽬标）

第三，投标定价法（办展机构根据竞争者可能的报价为基础，兼顾⾃⼰应有的利润所采⽤的定价法）招展价格折扣统⼀折扣差别折扣特别折扣位置折扣

案例：2007年⼭东糖酒会[2007-7-6]

展位价格：1、标准展位（3×3=9㎡）： RMB 2600元/ 9㎡；2、室内光地（36㎡起租）： RMB 300元/㎡ (空地不带任何展具、展商⾃⾏设计)；

3、凡上届参展商和提前预订展位的企业可享受2300元⁄9㎡；4、光地280/㎡的优惠价格，并可优先选择展位。执⾏招展价格应注意的问题严格执⾏价格及价格折扣标准加强对招展代理的招展价格管理避免在招展末期低价倾销展位

严格控制差别折扣和特别折扣的适⽤范围（四）招展函的编制与发送招展函的主要内容（1）展会的基本内容名称标志

展会时间地点办展机构名单办展起因和办展⽬的展会特⾊展品范围价格

（2）市场状况介绍⾏业状况地区状况

（3）展会招商和宣传推⼴计划招商计划宣传推⼴计划相关活动服务项⽬（4）参展办法如何办理参展⼿续付款⽅式参展申请表联系办法

各种图⽚和图案（5）编制招展函的原则内容描述有吸引⼒⾔简意赅，⽬的明确美观⼤⽅便于邮寄和携带

招展函的编制⽂案案例：

《地球⽣命和平》⼈物画⼤展招商函

正值“世界和平⽇”三周年之际，为了响应国家开展精神⽂明建设的倡导，⾸届“地球、⽣命、和平”⼤型⼈物画优秀创作展系列公益活动将于2006年9⽉在北京开展，届时我们还将举办⼤型的“市场⾼峰”论坛。活动汇集了中国内地及海外⼀流画家。这是⼀次以绘画艺术与公益事业相结合的⼤型活动，是⼀次极⾼艺术⽔平的具有世界影响⼒的⽂化交流盛会。⼀、组织机构：

由⽂化部艺术服务中⼼、⾸都美术记者协会、中国美术家协会、徐悲鸿纪念馆、中泰国际拍卖公司、北京⽂之杰⽂化艺术中⼼联合举办。

⼆、活动时间： 2006年9⽉三、活动内容：

国内以及港澳台地区画稿征集、特邀著名画家笔会、新闻发布会、媒体见⾯会、部分征集作品巡展、征集作品评选、获奖作品展览、作品集结成册、颁奖晚会、《艺术创作与市场》⾼峰论坛、⽂化交流鸡尾酒会、获奖作品校园巡展、公益拍卖、“地球、⽣命、和平”主题单元活动（1、“热爱⽣命”百家艺术创作系列展；2、“绿⾊家园”共植和平林；3、“地球家园”百名⼉童绘长卷）（具体内容见执⾏⽅案）四、活动商机：

1、活动拥有全国⼀流的画家，稿件质量极⾼，届时有众多名家作品展售。2、此次活动得到国家相关部委及领导的⼤⼒⽀持，并参加此次活动全过程。

3、活动期间将举办⼆次新闻发布会（可以配合企业新品发布会，加强⽂化⽓息）和三次媒体见⾯会，受到电视台、北京电视台、《新华⽇报》、新浪⽹、搜狐⽹等三⼗余家媒体强势宣传⽀持。4、活动期间贯穿⼤量公关活动，为企业发展公关及交流提供机会。

5、活动期间将举办部分作品分期预展周和校园巡展周，这些活动都将和企业紧密配合，将企业⽂化及其产品带进社会的各个层⾯。

6、活动前期做过⼤量宣传，拥有极⾼的社会知名度，社会曝光率⾼。

7、活动宣传具有持久性，宣传效果可持续六个多⽉，贯穿于整个⼤展始末。可以给企业带来持久的形象宣传，以及新品的推⼴。

8、活动给企业提供更⼴的社会接触⾯，为企业之间合作搭建桥梁。

9、活动期间的多次主题单元活动，提升企业良好社会形象和⼴泛的知名度，带来⽆限商机。

10、活动期间有许多特邀佳作以及⽐赛评选出的优秀作品可以为企业内部认购，或收藏，或由组委会对认购的作品进⾏增值运作，体验艺术品投资的深厚⽂化底蕴。

（注：本次⼤赛活动中我⽅将负责撰写投资⽅所投资项⽬的策划⽅案⼯作，具体细节可详谈。）五、组委会联系⽅式：

地址：北京市西城区新街⼝北⼤街53号（徐悲鸿纪念馆内）邮编： 100035E-mail

电话：010—-19、20、21、25传真：010—⽹站：

现⾯向全国各⼴告及相关⽂化公司诚征活动招商代理，共同打造绘画市场品牌旗舰！活动详情请来电咨询或登陆⽹站查询。《地球⽣命和平》组委会作业：要求学员编制⼀份招展函。招展函的发送

根据招商招展的对象的不同，采取灵活多样的发送⽅式：登门拜访；召开新闻发布会；邮寄信函；发送电⼦邮件；在相关展会发送招展函（五）招展分⼯

展会的招展单位⼀般不⽌⼀个。各单位招展⼯作混乱和招展地区出现交叉是

展会招展⼯作中的⼤忌。展会招展分⼯涉及作两⽅⾯的内容；各招展单位之间的分⼯安排和本单位那招展⼈员及其分⼯的安排。

各招展单位之间的分⼯安排

各招展单位必须共同遵守的招展原则各招展单位的计划招展⾯积

各单位负责的招展地区和重点⽬标参展商、展位费的收取办法如何具体安排各参展商的具体展位

案例：第九届⾼交会⼭东代表团组展⼯作⽅案⼀、第九届⾼交会的基本情况：

第九届⾼交会将于10⽉12⽇-17⽇在深圳国际会展中⼼举⾏。⾼交会由商务部、科技部、信息产业部、国家、教育部、⼈事部、国家知识产权局、中国科学院、中国⼯程院和深圳市⼈民共同主办，农业部协办，深圳市中国⾼新技术成果交易中⼼承办。第九届⾼交会将确定“推进开放创新”、“保护知识产权”和“创建和谐社会”三⼤主题，继续突出“技术、产品、⼈才、资⾦”四⼤板块，搭建“成果交易、招商引资、⼈才与智⼒交流”三⼤平台，进⼀步提升“国际化、精品化、专业化、市场化”的展会特⾊，不断创新和丰富⾼新技术成果交易模式，整合专业产品展优质资源，增强专题活动实效，完善⼈才交流⼿段，⾸次推出“1+3”（1个展览和3项活动）系列活动。即创新设⽴了“海外⾼新技术与产品馆”，配套推出“中美民⽤⾼新技术与产品贸易论坛”、“外国产品采购⼤会”、“国外产品采购及采购程序推介会”等三项活动。使⾼交会成为增强国家创新能⼒的舞台、激发全社会创新活⼒的引擎、引进消化吸收再创新战略的中介、科技成果转化的平台、招商引资的桥梁和国际性的科技⼈才交流基地。

第九届⾼交会主要包括如下内容：（⼀）⾼新技术创新成果交易活动

成果展⽰与交易区由外国（机构）及国内各省、⾃治区、直辖市、计划单列市和港澳台、国家有关部委、著名⾼校以组团形式参展；交易洽谈区的项⽬

配对洽谈活动、投资中介展⽰与洽谈活动、创业型企业展⽰与洽谈活动、个⼈技术创新展⽰与洽谈活动分别设有展位或洽谈区，以企业、机构或个⼈形式参展。今年新设⽴了“海外⾼新技术与产品馆”。(⼆)⾼新技术专业产品展

信息技术、光电⼦及平板显⽰和电⼦三⼤专业展分别以企业或机构为单位组织参展。

(三)论坛

本届设有“论坛”、“全球CEO论坛”、“投融资论坛”、“公司专业论坛”及今年新增的“中美民⽤⾼新技术与产品贸易论坛”等主题论坛，将组织包括中外⾼层、诺贝尔奖得主在内的知名政要、专家学者、名校校长、知名企业领袖、投资⾦融专家等，通过演讲、对话、⾼层会晤等多种形式，对世界科技、经济、贸易、融资、经营与合作等热点话题进⾏⼴泛深⼊的探讨。

(四)super-SUPER专题活动

该活动由合作配对洽谈和海外上市系列活动两部分组成。主要是根据⼤会安排或中外要员、中外企业CEO、海内外著名学府校长、著名科学家、国际证券交易机构及中介机构⾼层、⼯商社团领袖等参会“超级⼈⼠”的需求，提供⼀对⼀、⼀对多、多对多的个性化“超级”服务，包括商务交流、⾼层会晤等多种形式，同时包括中国企业海外上市及配对洽谈等系列对话活动。今年新推出了“外国产品采购⼤会”、“国外产品采购及采购程序推介会”。(五)⾼新技术⼈才与智⼒交易会

今年将移师深圳⼈才⼤市场举⾏。组织留学⼈员创业园、国家引进国外智⼒成果⽰范基地、博⼠后⼯作站等以企业或机构为单位参展，并进⾏⼈才资源管理和开坛以及校长企业家对话等活动.

我省组团主要参加科技成果展⽰与交易。我省展位设在深圳会展中⼼9号馆，展位⾯积约200平⽅⽶。⼆、我省⾼交会组团承办部门及任务（⼀）组展部门

省外经贸厅、省科技厅、省信息产业厅、省。（⼆）组展部门的主要任务

组织各市和有关园区、企业参展，负责展区总体形象设计和装修，为参展企业提供会务⽅⾯的服务；组织参加⾼新技术项⽬配对洽谈；组织参展单位参加有关论坛活动和我省组织的有关活动；负责我省⾼交会期间的宣传⼯作，指导和协调有关市在⾼交会期间举办的新闻发布会、推介会及系列招商引资活动；安排省领导参观、会见等重⼤活动；负责领导交办其他重要事项。三、组展原则和参展重点（⼀）组展原则

本届⾼交会按照“成果交易和产品展⽰与成交相结合”的原则，通过形象展⽰、技术交流、产品交易等⼿段，搭建基地园区和企业宣传推介、⾼新技术成果交易、招商引资三⼤平台，展⽰我省基地园区建设成就和企业最新科技成果，促进我省⾼新技术项⽬的交易，加强我省⾼新技术出⼝企业对外交流与合作，扩⼤招商引资，推动我省⾼新技术产业发展。（⼆）组展重点

根据⾼交会组委会主题明确的总体要求，结合我省⾼新技术产业发展状况和趋势，本届⾼交会我省将把“突出⾃主创新项⽬、突出出⼝创新基地，突出技术引进消化吸收再创新”作为主题。重点组织我省具有⾃主知识产权的⾼新技术研发项⽬、国家出⼝创新基地和拟申报省级出⼝创新基地的园区和企业参会参展，组织有技术引进需求的企业参加⼤会组织的技术和产品采购系列活动。把新能源、资源综合利⽤、新材料、环保节能、现代农业、电⼦信息、医药、医疗保健、现代制造业等⾃主创新技术以及有出⼝潜⼒和前景的新产品作为今年参展项⽬的征集重点。通过认真筛选项⽬和参展单位，把代表各市⾼新技术发展⽔平和产业特⾊的项⽬征集上来，确保参展项⽬的质量和⽔平，充分展现我省⾼新技术产业发展⽔平和企业的核⼼竞争⼒。展会期间还将组织参展单位参加有关论坛，特别是中美民⽤⾼新技术与产品贸易论坛，海外上市活动、外国产品采购⼤会等。组织参会园区的宣传推介和招商引资活动，组织参展单位与⾼交会邀请的具有技术需求的投资顾问机构、技术转让及咨询机构、上市公司、企业集团和实业投资商洽谈交易，参观深圳知名⾼新技术企业。四、⾼交会组织机构及任务分⼯（⼀）组织机构

组建第九届⾼交会⼭东代表团，由省领导同志任团长，省外经贸厅、科技厅、信息产业厅、领导任副团长。⼭东代表团由三部分组成，⼀是省代表团，由省领导及省外经贸厅、科技厅、信息产业厅、等部门⼈员组成。⼆是参展团，由各参展单位⼈员组成。三是参观招商团，由各市相关部门及企业代表组成。

筹备期间，代表团成⽴筹备⼯作⼩组，组长由省外经贸厅领导兼任，⼯作⼩组下设办公室，设在省外经贸厅（科技处），科技厅、信息产业厅、等部门⼈员参与办公室⼯作，具体负责制订组展⼯作⽅案、对外联络、省内招组展、项⽬汇总审定、展区统⼀布置装修、展团组织、领导活动安排、会务安排等⼯作。各承办部门按筹备⼯作分⼯安排，各负其责。（⼆）筹备⼯作分⼯

建⽴部门联合⼯作机制，各部门承办处室与⼯作⼈员明确分⼯与职责，按照各⾃分⼯开展⼯作，定期汇总情况，沟通信息，研究商定具体事项。具体分⼯如下：省组展部门责任分⼯⼀览表

本单位内招展⼈员及其分⼯的安排确定招展的⼈员名单

明确各招展⼈员负责招展的地区范围和重点⽬标客户名单制定各招展⼈员的信息沟通和⼯作协调办法制定统⼀安排展位的措施（六）招展代理

招展代理的种类和来源独家代理排他代理⼀般代理承包代理讨论题：

公司、相关协会和商会、有关媒体、个⼈、国外驻华商务处、贸易代表处是否都可成为招展代理？公司的资质考察过去的代理业绩

所熟悉的⾏业和业务范围业务覆盖区域

营业执照，关注发证单位和有效期⼈员数量业务规模办公地点负责⼈的情况协会和商会资质考察成⽴的时间覆盖的地域会员数量

对⾏业内企业的感召⼒媒体的资质考察发⾏量的⼤⼩发⾏覆盖的地域在⾏业内的权威性

对⾏业内企业的感召⼒和影响⼒讨论题：

如果你想请某公司、协会和商会或媒体作为招展代理，应从哪些⽅⾯来对代理进⾏资质考核？代理的聘⽤及代理期限（见案例）代理商的权利和责任

权利：1、按合同规定收取佣⾦；2、从办展机构获取招展必须的完整资料；3、按合同享受办展机构对展会及代理商的宣传推⼴⽀持；4、在规定的时间内预定的展位能得到保证。

责任：1、按合同规定的代理形式和条件切实履⾏职责，依法经营；2有责任对所代理的展览项⽬进⾏宣传推⼴；3；定期向办展机构有关负责⼈汇报情

况；4、对办展机构划定的展位不得有异议；5、维护办展机构和展会的声

誉和形象；6、按办展机构规定的价格（或价格范围）招展，按时收取和缴纳参展款（含定⾦）；7、不得对办展机构制定的参展条件作私⾃改动；8、必须协助办展机构做好参展商的服务⼯作。案例： 2007第六届浙江国际⼯业博览会招展代理协议书甲⽅：⼄⽅：

经双⽅协商⼀致，甲⽅确定⼄⽅为“2007第六届浙江国际⼯业博览会”在领域内的全国活动代理⽅，负责相应参展、参观⼈员的召集、⼴告宣传及赞助洽谈等活动代理。为明确双⽅责任，现协议如下：⼀、甲⽅的权利与义务：

1．确认⼄⽅为该领域的活动代理⽅，允许其在展会召开前的有效期限内，以甲⽅的名义开展相应⼯作；2．为⼄⽅开展⼯作提供必要的⽂件证明、招商资料，并配合⼄⽅⼯作；

3．与⼯博会组委会协商，邀请全国及当地专业媒体对此次会议做全⽅位报道，为⼄⽅开展相关⼯作提供便利；4．确认⼄⽅的代理成效，并须在展会结束后7个⼯作⽇内，向⼄⽅⽀付代理提成费。⼆、⼄⽅的权利与义务：

1．须在法律规定的范围内开展⼯作，保证不发⽣与⼯博会活动精神相悖的⾔⾏，违者将承担由此引起的⼀切法律责任；2．按照市场化运作⽅式，组织⼈员单独开展⼯作，相关费⽤包括可能发⽣的债务问题⾃⾏处理；3．按照甲⽅要求开展代理⼯作（附件）；

4、要求甲⽅按本协议规定划拨提成费，相应税额⾃⾏负担。三、代理收益分配：1.招展部分

2006年11⽉31⽇前,⼄⽅代理招商的展位按7折优惠计价，提成⽐例如附件所⽰.2. ⼴告宣传及活动赞助部分：

⼄⽅代理收益为5万元以内（含5万元），⼄⽅提成为30%；5万元以上, ⼄⽅提成为40%.3.美⾦展位：（另议）四、备注

此协议书⼀式两份，双⽅各持⼀份；⾃签订之⽇起⽣效。特殊情况和未尽事宜，双⽅协商解决。甲⽅：⼄⽅：单位公章：单位公章：

负责⼈（签字）：负责⼈（签字）：电话：电话：年⽉⽇年⽉⽇

附件：（个⼈）代理⼯作程序

1. ⼄⽅在招商资料上显⽰其联系⽅式，但不得更改招商资料上本次会展的指定帐户；

2. ⼄⽅在其招商单位填写完整的“参展申请表”右上⾓加盖⼄⽅公章，并由⼄

⽅经办⼈签字后传真给甲⽅；

3. 甲⽅收到“参展申请表”,确认系⼄⽅所代理，待参展费到达指定帐户后,即可确定该参展单位的展位；4.⼄⽅招展提成⽐例如下：

5. 展会结束后15个⼯作⽇内，甲⼄双⽅结算并兑现⼄⽅的代理提成费。