建设集团公司档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为规范公司档案管理，提高工作效率，确保各类档案资料的合理有效使用，促进各项工作的发展，经董事长批准，特制定本制度。本制度适用集团公司、各项目、分公司和合作公司。

第二章 归档范围

第二条 公司的规划、年度计划、统计资料、人事档案、会议记录、决定、委托书、证件、协议、合同、项目方案、通知、固定资产所携带的技术资料、保修证明等具有参考价值的文件资料。

第三条 集团公司的档案管理由集团档案室档案管理员负责，各项目部、分公司、合作公司的档案管理由项目档案管理员直接负责。项目经理对项目公司的档案管理负领导责

任。档案室主任对集团以及各分公司档案管理员负领导责任。

第四条 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

第三章 资料的收集与整理

第五条 公司对外接收到或对内、对外发出属于档案管理范畴的文件资料后，必须在三天内持有效原件到所属档案室办理入档手续。各主管部门经理应积极配合与支持。

第六条 档案管理员接收到入档文件资料后，应立即开具《入档回执单》交付入档人，并按有关档案管理标准、制度进行编号、填写分类台账和保管、存放；《入档回执单》存根，档案管理员编号存档，《入档回执单》回执，入档人所在部门负责存档保管。

第四章 档案的借阅

第七条 董事长、总经理、副总经理、项目经理、总监、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

第八条 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由总经理、项目经理或者办公室主任核批。

第九条 公司档案分为一般档案和密级档案。密级分为绝密（事关公司重大决策或者重大事情的文件、董事长指定的文件）、机密（各项目公司的协议、合同、上级领导批示文件等）、秘密（公司各种证件、重要手续资料）三个级别。绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过8小时（董事长特批的除外，但要办审批手续并注明归还时间）。秘密级档案的借阅必须由总经理或项目经理、部门负责人批准。

第十条 任何单位或者个人借阅档案必须填写《借档审批单》后，将相关档案交付借阅人，同时将《借档审批单》收存并填写档案借阅记录，借阅人签名。

第十一条 档案借阅者必须做到： 1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

2、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

第五章 档案的销毁

第十二条 公司任何个人或部门不得随意销毁公司档案资料。

第十三条 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》，经董事长批准后方可执行。

第十四条 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

第十五条 在销毁公司档案资料时，必须由董事长指定专人监督销毁。

第六章 处罚规定

第十六条 给予对外导致上级单位或协作单位不满意有意见的，撤职或辞退处分。

第十七条 给予对内造成工作延误，降薪或辞退处分。 第十八条 给予严重违反制度，使制度不能执行的，辞退处分。

第十九条 因泄露、遗失公司各类档案机密所造成的经济损失由具体责任人承担全部责任和全额经济损失。

第二十条 构成经济和刑事犯罪的，移交司法机关依法惩处。

九、档案室主任管理职权：定期培训、考核档案员，新来档案管理员原则上培训三天，合格后方可上岗工作；每月2次检查各项目公司档案员工作情况，出现问题及时解决；档案员每周六把存入档案目录、借阅档案目录发到档案室主任电子邮箱里。

第七章 其它补充规定

第二十一条 凡是对内、对外盖公章的文件、证明、协

议一律存档，经办人负责存档，项目部或者各部门负责人总负责。

第二十二条 凡是财务对外、对内负责的事务、如果产生了合同、协议、证明、回执、收据等资料，一律存档，经办人负责存档，财务负责人总负责。

第二十三条 凡是工程管理部（工程部、材料部、市场开发部、预算部）对内、对外的事务，合同、协议、证明、图纸、变更、签证等文件资料，一律存档，经办人负责存档，各项目部负责人或部门负责人总负责。

第二十四条 凡是办公室对内、对外的请示、证明、传真等资料，一律存档，经办人负责，分管档案的办公室主任总负责。