办公用品管理办法

适用范围

本标准适用于安徽工厂。

术语与定义

办公用品：指日常工作中所使用的辅助用品，包含办公消耗品、管理消耗品、管理品等。 预算内请购：指请购单费用总额在月度预算内或采购价在预算指导价以内请购。 预算外请购：指请购单价超出预算价或请购费用总额超出月度预算的请购。

管理职责

营运及人力资源部负责办公用品年度预算制定与申报，月度请购计划制定与申报，采购下单跟单、验收领用、库存管理、品项控制、发放与使用监控及定期盘点，负责各部门/车间领用台帐登记及发放情况的检核。

仓储部负责按请购单收货、按单审核发放、系统台账处理。

安徽工厂预算小组负责上年度各类费用基础数据收集、消耗分析、审核汇总；本年度预算初稿编制、核算分析会办、预算报批表整理汇总，预算小组由工厂厂长主导、成员包括各部门负责人。 安徽工厂厂长负责年度办公用品预算报批、请购审核、领用审核、月度消耗监督与控制。 财务部负责请购、采购数量和单价审核、系统数据审核，库存复核。

办公用品年度预算

办公用品的预算分类

4.1.1 消耗品：刀片、胶水、大头针、图钉、A4纸、标签、便签、橡皮、订书针、车间报表、墨盒、硒鼓等。

4.1.2 管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、软面抄、白板笔、铅笔、笔芯、固体胶等。 4.1.3 管理品：剪刀、钉书机、美工刀、笔筒、计算机、文件筐/架、文件夹、印台等。 4.1.4 其他：年度新增办公用品或以上分类以外的办公用品，单独整理提报审核。 办公用品配备原则

4.2.1 消耗品属于日常办公正常损耗物品，根据工作量匹配消耗情况。

4.2.2 管理易耗品属办公管控用品用具，领用原则为除第一次外，后续需以旧换新。

4.2.3 管理品属小额资产，员工在入职后因工作需要领用，除正常损耗外，离职时须交本部门集中管理待再次分配使用。 办公用品清单

4.3.1 营运及人力资源部负责建立常用办公用品清单，清单包括：物料编码、名称、规格、单位、品牌等，每月 10 日对办公用品清单进行维护更新，并将修改后的清单提交行政中心备案。 4.3.2 办公用品清单按月度整理修订一次，新增办公用品，由营运及人力资源部提报办公用品编码申请，报行政中心审核分类、计划运营部审核并编码、财务中心办理系统录入。 办公用品年度消耗分析

4.4.1 年度办公用品消耗分析表包括：办用品分类、物料编码、名称、规格型号、单位、定额、使用人数、使用周期、安全库存量、上一年度使用量、上年度实际费用、内控单价、预算单价、本年度使用量、月度实际消耗、耗损原因、领用方式、保管部门、管控部门、管控措施。

4.4.2 营运及人力资源部汇总分析上一年度办公用品月度实际领用与消耗金额，按预算分类汇总。

安徽公司2019-05-14批准 2019-05-15实施

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QLAH-GD04.001-2019 4.4.3 营运及人力资源部根据办公用品采购单价及年度实际使用量，核算消耗金额、消耗原因分析、改善措施，整理提报年度消耗分析表至安徽工厂预算小组。

4.4.4 安徽工厂预算小组就上年度实际消耗数量、消耗金额做对比分析，审核后整理办公用品年度消耗分析表报行政中心复核备档。 办公用品年度预算编制

4.5.1 营运及人力资源部按各部门年度办公用品预算计划、办公用品年度消耗分析表编制下一年度办公用品预算分析表。

4.5.2 本着成本节约要求，各类办公用品预算要严格按消耗周期、库存并参考上一年度实际消耗量核算需求，预算量对比异常品项单独备注说明，明确改善措施和计划。

4.5.3 年度办公用品预算分析表含：办公用品名称、物料编码、规格型号、单位、定额、使用人数、使用周期、安全库存量、上一年度使用量、上年度实际费用、内控单价、预算单价、本年度使用量、月度使用量分解、耗损原因、领用方式、保管部门、管控部门、管控措施等，具体见《办公用品管理办法》。

4.5.4 营运及人力资源部组织各职能部门会办并制定办公用品分月采购计划和费用需求。 4.5.5 营运及人力资源部负责年度预算分析表整理完成，主要内容包括：

——年度需求计划说明、配置说明。

——本年度办公用品月度分解费用、分月管理成本分析，异常分析说明。

——上年度办公用品消耗费用、管理成本比；本年度办公用品消耗费用预算、管理成本比、与上年度管理成本、人均消耗比差异分析、改善控制措施等。

4.5.6 编制完成的年度办公用品预算分析，由安徽工厂预算小组组织评审修订，完成后统一提报行政中心、财务中心预算管理部测算分析，确认无误后报集团总裁签批。

4.5.7 签批完成的费用预算一式三份，安徽工厂（含财务部）、行政中心、财务中心各一份存档备用。 4.5.8 签批完成的费用预算标准由营运及人力资源部完成分解至各部门，后期按照部门预算标准管理使用。 办公用品请购

各需求部门在年度预算内，结合上月使用情况，于每月8日前提报次月办公用品需求到报营运及人力资源部，由营运及人力资源部审核后进行办理请购。

办公用品请购由营运及人力资源部依据月度消耗计划和分月预算、年度预算定额，每月 10 号提报下月办公用品请购单，按预算内请购和预算外请购分开制单提报，请购单明确物料编码、名称、规格、库存量、需求量、审批量、预估单价、预估总价，具体见《办公用品管理办法》。 每月正常只能提交一次请购，月度第二次请购按预算外请购流程执行，具体见 6.4。

预算外请购：由营运及人力资源部单独制单请购，附详细说明请购原因、请购数量、预估单价、累计本月实际费用与年度实际费用及相关预算报财务部、安徽工厂负厂长审核、行政中心复核确认、总裁或者分管领导审批。

预算内请购：按 6.7请购签批权限执行。

紧急采购：遇特殊异常情况，紧急请购的，按 313 流程执行报批。 请购审批权限如下： 职位 类型 生产单位负责人 行政中心负责人 总裁 安徽公司2019-05-14批准 2019-05-15实施

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预算内采购 紧急采购 办公用品入库

6.1.1 由送货单位送至仓储部办理验收入库手续，营运及人力资源部现场确认办公用品质量、规格型号、品牌等验收参数。

6.1.2 办公用品需进行分类存放，做到“两齐”（库容整齐、码放整齐）；“三清”（规格型号清、数量清、材质清）；“三一致”（帐、物、卡一致）；标记统一明确。

6.1.3 营运及人力资源部验收合格后，由仓储部负责按采购订单数量、品名办理核对验收入库，并做电子台账、录入系统台帐，确保帐物相符。

6.1.4 验收不合格的禁止办理入库，仓储部报营运及人力资源部落实处理。 办公用品领用

6.2.1 办公用品到货后，由营运及人力资源部办公用品管理专人开具领料单，经过部门负责人审核后，办理领用出库及临时库入库手续，并做电子台账。

6.2.2 各部门领用有专人到营运及人力资源部办理领用，办公用品领用必须认真履行手续，应填写“办公用品领登记表”，经办公用品经办人核对申报领用计划后办理领用，超出计划部分不予领取。管理消耗品按照以旧换新进行领取。

6.2.3 新入职班组长级及专员发放软面笔记本1本中性笔1支；主管级发放硬封笔记本1本，中性笔1支。

6.2.4 各部门要本着节约原则，做好办公用品领用和管理工作，如有丢失则自行负责购买。 6.2.5 每月10号（如周末顺延）统一时间领用办公用品，其他时间不得领用办公用品。 办公用品盘点

6.3.1 库存办公用品由营运及人力资源部负责盘点、财务部负责核对账、物、卡，出具月度盘点表。 6.3.2 盘点在每月最后一个工作日完成，盘点由部门负责人审核签字，提交至财务部、行政中心备案。 月度消耗分析

营运及人力资源部每月10号针对上月分领用、盘点损耗情况进行数据统计分析，并做好费用分析报表行政中心。 办公用品的报废

长期闲置或无人使用已坏的办公用品由营运及人力资源部统一回收、修复及保管，修复后的办公用品登记电子台账，备用。

每月结束后，需要报废的办公用品由营运及人力资源部统一填写《报废申请单》，由营运及人力资源部专人、财务部现场核实，安徽工厂厂长审核后，报行政中心备案，由营运及人力资源部实施报废处理。 考核

未按要求规定时间提报采购需求的，延迟1天，给予经办人绩效负激励2分/天。 未按要求流程执行到货验收、领用，责任人绩效负激励5 分/次考核。

未按要求完成办公用品月度台账登记，检核一次给予经办人绩效负激励5 分/次考核。

对于违规领用（含领用登记不规范）或发放物资的责任人，按照绩效得分负激励5 分/次考核。

0.3万元以下（含） 1000元以下（含） 1万元以下（含） 2000元以下（含） 1万元以上 2000元以上 办公用品入库、领用与盘点

安徽公司2019-05-14批准 2019-05-15实施

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QLAH-GD04.001-2019 对于办公用品盘点或稽查结果中，发现存在账、物不符的，按绩效得分负激励2 分/项对直接经办人进行考核。

办公用品被人为故意损坏，由责任人照价赔偿并负激励 50 元。

办公用品带出工厂挪作私用，一经发现，罚款 50 元，物品金额较大的，按照办公用品采购金额的 2 倍进行处罚。 支持/引用文件

《QL-GC04. 015-2018 办公用品管理办法》 记录

LL-04-XZ-001办公用品清单 LL-04-XZ-002 新增办公用品申请单 LL-04-XZ-003领用单

LL-04-XZ-004办公用品年度预算分析表

安徽公司2019-05-14批准 2019-05-15实施

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