长青集团网络智能办公系统解决方案

长青集团网络智能办公系统解决方案

威海市金枫叶电脑有限责任公司

2008年3月3日

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网络智能办公系统解决方案

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目 录

第一章 系统设计目标 ............................................................................................................... 5 1.1 概述 ................................................................................................................................... 5 1.2 设计目标 ........................................................................................................................... 6 1.2.1 形成连接单位内各个部门的信息网络 ................................................................... 6 1.2.2 平台化设计，可自行规划，始终符合用户需要 ................................................... 7 1.2.3 跨平台的信息连通 ................................................................................................... 7 1.2.4 信息化成效 ............................................................................................................... 7 第二章 系统设计原则 ............................................................................................................... 8 2.1 易用的原则 ....................................................................................................................... 8 2.2 整体性保障原则 ............................................................................................................... 8 2.3 实用性与适应性原则 ....................................................................................................... 8 2.4 先进性与发展性原则 ....................................................................................................... 9 第三章

信息管理平台的架构 ............................................................................................... 10

3.1 平台的架构 ..................................................................................................................... 10 3.1.1 信息化的主要内容 ................................................................................................. 10 3.1.2 信息管理平台的架构 ............................................................................................. 10 3.1.3 平台的构成 ............................................................................................................. 11 3.2 系统的网络环境 ............................................................................................................. 12 3.2.1 基本的运行环境 ..................................................................................................... 13 3.2.2 局域网 ..................................................................................................................... 13 3.2.3 广域网 ..................................................................................................................... 13 3.3 数据库系统 ..................................................................................................................... 14 3.4 电子邮件系统 ................................................................................................................. 14 3.5 网络协议 ......................................................................................................................... 14 3.6 操作系统 ......................................................................................................................... 14 3.7 系统安全 ......................................................................................................................... 15

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3.7.1 互联管理的措施 ..................................................................................................... 15 3.7.2 口令保护 ................................................................................................................. 16 3.7.3 存取控制 ................................................................................................................. 16 3.7.4 审计管理 ................................................................................................................. 16 3.7.5 计算机病毒的防治 ................................................................................................. 16 3.7.7 安全意识教育与严格的管理制度 ......................................................................... 17 第四章

主要功能 ................................................................................................................... 18

4.1 网络智能办公系统的功能架构 ..................................................................................... 18 4.2 公文的流转 ..................................................................................................................... 20 4.2.1 设计的思想 ............................................................................................................. 20 4.2.2 流程控制的体系结构设计 ..................................................................................... 20 4.2.3 流程控制的工作原理 ............................................................................................. 22 4.2 文档管理 ......................................................................................................................... 23 4.3 人事管理 ......................................................................................................................... 26 4.4 内部资源的共享 ............................................................................................................. 27 4.5 系统管理 ......................................................................................................................... 29 第五章 系统特性 ..................................................................................................................... 32 5.1 简单使用 ........................................................................................................................ 32 5.2 平台结构、模块化组件，通用性好 ............................................................................ 32 5.3 强大的适应能力 ............................................................................................................ 33 5.4 技术领先 ........................................................................................................................ 33 第六章 系统实施和培训 ......................................................................................................... 34 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

项目实施的内容 ....................................................................................................... 34 项目实施的关键 ....................................................................................................... 34 项目实施的约定 ....................................................................................................... 35 实施范围的控制 ....................................................................................................... 35 项目实施阶段 ........................................................................................................... 36 项目产出 ................................................................................................................... 37

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第一章 系统设计目标

1.1 概述

自计算机应用于管理领域以来，短短的30多年中，发生了惊人的变化：在信息系统开发与应用方面的进展相当神速，从EDP到MIS、OA、DSS、CIMS的开发，乃至当今“信息高速公路”、“信息港”、“上网工程”、“电子商务”、“企业上网工程”的建设，信息系统工程的建设浪潮一浪高过一浪；信息系统建设的三大支柱（管理科学、信息技术、系统理论）的新成果不断涌现，尤其是信息技术（包括信息理论、计算机科学、网络通信技术）的发展日新月异。我们正处在从“工业社会”向“信息社会”过渡的伟大时代！在向信息化社会的过渡过程中，每一个企业都需要紧跟时代的发展，保持企业的竞争力和对现代企业的管理能力。

计算机技术、网络技术已经渗透到企业的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作伙伴越来越广泛。传统的手工处理方式，文件、报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足企业发展的需要，影响了企业领导的决策和业务的发展，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现企业的信息化，加快内部的信息流通与信息的有效利用。

从大部分企业的现状来看，虽然迫切需要实现信息化，但是，企业的许多现实情况制约企业信息化的发展，主要的问题有：

 没有合适的应用软件 虽然拥有一定数量的计算机设备和网络设备，但是没有支持网络运行的应用软件，即使建成内部的计算机网络，也没有改善信息化应用的状态。一些部门和业务购买通用的业务管理软件，一定程度上实现个别业务的信息化，解决了部门的一些问题，但是，对企业管理者而言，得到的信息很少，没有发挥出计算机网络系统的作用。

 技术队伍匮乏 很多企业没有专门的信息管理部门和专职的技术人员，缺乏对企业信息化建设的规划和信息应用系统的管理。

 信息化建设的目标不明确 信息化建设对每一个企业来讲都是新事物，不知道如何才能够实现信息化，不清楚第一步该如何走。

 偏重于业务信息系统的建设，对管理和辅助决策分析系统的建设投入不够，使计

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算机系统的建设停留在数据处理阶段，没有上升到信息资源利用的高度。  无法直接从各级、各类业务信息系统中采集数据，并加以综合利用。  大部分员工的计算机应用水平比较低。

网络智能办公系统是专门为上述这样一类用户设计的信息管理系统。作为一个通用的产品，提供大部分用户所需要的基本信息化管理功能和基本需求；力求减少一般用户和系统管理员的使用和管理难度，减少系统使用的培训和维护；提供相当的灵活性，使得企业用户可以按照本企业的特点构建符合企业需要的信息化管理系统，并且有很好的系统扩展能力和与其他系统的兼容能力、信息共享能力；力求做到投资少，并且迅速见到投资成效，使企业的信息系统发挥作用，为企业创造效益。

1.2 设计目标

网络智能办公系统是以开放、先进的Intranet/Web技术为核心的新一代信息处理集成系统。通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托，提高企业信息化水平，在单位内部实现信息资源共享和流通，为各级领导及时了解情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务，单位员工及时掌握各方面动态，改善办公条件，使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化。

网络智能办公系统提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台，能够满足单位内部事务处理需要。它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几百台，主要应用为：信息共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、报表数据管理、数据挖掘、内部银行等业务处理、内部办公和协同工作，使单位内部信息管理和办公水平更加规范和快捷，提高工作效率。使用网络智能办公系统可以达到以下目标：

1.2.1 形成连接单位内各个部门的信息网络

 单位内部各个部门的员工都可以在网络上获取与工作相关的信息；  不同的部门和个人有不同的信息访问权限；  非本地部门和外出人员可以远程访问信息系统；  浏览器模式的内部和外部的电子邮件。

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1.2.2 平台化设计，可自行规划，始终符合用户需要

 完全按照用户需要，自行规划、建立全部的信息管理项目和内容；

 根据本单位信息管理需要，选择使用平台提供的功能模块，或者专门定制的功

能模块。用商品化产品的价格，享受量身定制的服务；

 随着信息管理需求的变化，管理员可以自行增加、调整信息系统的结构和用户

权限。

1.2.3 跨平台的信息连通

 提供与各种数据库连接的接口，可以通过程序定制，访问现有的业务信息系统，

如：财务、人事等；

 挂接其他HTML、JSP、ASP、CGI页面或C/S结构和单机版Windows应用程序。  支持Windows、Linux、Unix等多种操作系统。

1.2.4 信息化成效

 信息传输的自动化：公文、信息、报表、报告等传输将由系统自动完成，相关

领导或部门只需要进行简单的点击操作，就可以完成所应完成的工作，全面掌握各项业务的状态，解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程。  信息获取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息，现在只需要几分钟

甚至几秒种即可获取。

 充分利用信息资源：可以将企业的各类信息资源组织到信息管理系统中，人、

财、物等相关文件、报表、数据等信息等资源由计算机统一管理，可以充分利用，发挥更大的效益。

 办公过程的规范化：通过办公自动化系统的实施，将促进办公过程的规范化，

通过使用工作流等功能模块，公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求，形成标准和规范化的计算机流程处理，管理进一步科学化。

 通过网络，员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间

距离上的障碍。

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第二章 系统设计原则

建立一个实用信息系统涉及单位的各个部门、各项业务和全体人员，是一个复杂的系统工程。网络智能办公系统的设计遵循以下基本原则：

2.1 易用的原则

参照国内外信息系统的成功与失败的经验，不论一个应用系统的功能有多么庞大，如果不能让使用者掌握，也不能发挥作用。信息管理系统不同于财务、人事等业务软件，只需要少数人经过培训、掌握使用方法就可以，而是涉及各个工作岗位的人员，特别是单位的领导，如果信息系统只是领导者部门掌握使用，信息管理系统就失去了重要的作用。信息化的目的不是为了单纯的拥有现代的科学技术，而是为了提高管理能力和运行效率。信息化建设不是一朝一夕的工作，需要不断地发展和完善，需要在发展中完善，在完善中发展。

2.2 整体性保障原则

信息管理系统是、企业的数字神经系统，每个部门、每个员工都可以通过信息管理系统发布信息、获取信息，它需要与各项业务系统有通畅的信息接口，充分利用原有系统，保护投资。网络智能办公系统采用平台化结构，平台上的功能模块就像建筑模块一样，用户可以按照本单位的需要，构建符合自己需要的信息大厦。这些模块可以升级、增添、或自行设计开发，以保证信息系统的发展和完善。

2.3 实用性与适应性原则

实用性是衡量软件质量体系中最重要的指标，是否与业务紧密的结合，是否具有严格的业务针对性，是系统成败的关键因素。因此，每一个提交给用户手上的系统都应该是实用的，解决问题的。

适应性是软件质量体系中重要的指标之一，系统的设计从最开始就应该以适应于多种运行环境，而且还必须具有应变能力，以适应未来变化的环境和需求，这就要求软件设计上非常灵活，才能具有很好的通用性。

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2.4 先进性与发展性原则

采用当代最新技术，建立一种新概念的、开放的现代管理和办公环境，它以TCP/IP、广域网互连、路由、防火墙和网络管理技术为核心，建立一个安全可靠的网络应用平台。

利用世界最新的J2EE、C++、PHP、XML、Javascript、HTML超文本、SQL关系型数据库等技术，结合办公系统思想的独特设计，建立一个开放的信息资源管理平台。

利用数据库及分布式处理技术、模块化功能设计，构造信息存储与事务处理平台。

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第三章 信息管理平台的架构

3.1 平台的架构

3.1.1 信息化的主要内容

、企事业单位的信息化建设是一个集办公自动化、业务管理、领导决策等应用为一体综合信息管理系统，是一个应用覆盖面广泛，涉及部门多的应用系统。财务、人事、或业务管理系统往往只是涉及一个部门，或者一部分人员使用的业务管理系统。而整个单位的信息化涉及各个部门和各项业务，使用人员包括单位的最高级领导、管理部门和全体员工。因此，和企业的信息化是一个涉及面广泛的综合信息管理系统。

每个单位的信息管理系统反映一个单位的业务特点、管理模式和管理风格。即使同一个行业的用户，也有各自的管理方式和特点，因此，用户对本单位的信息化有很多个性化的需求。我们把信息化应用分为三个方面的内容：通用办公应用、业务管理和决策支持。通用办公应用是各个单位在日常运行中最基本的信息化需求，例如：信息共享、信息检索、文件管理、电子邮件、请示与审批、公文处理、常用信息管理、会议管理、工作计划、出差管理等等。但是，每个单位在构建本单位的信息管理系统时，需要将这些功能进行有效的组织，使之符合本单位的管理工作的需要。业务管理系统有很强的行业特点，部门、企业、科研机构、学校等单位都有各自的业务需求。决策支持系统是对单位各个部门的业务数据进行综合性分析的基础上，为科学决策提供信息支持。

3.1.2 信息管理平台的架构

信息管理平台，将主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用“客户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易用性更强，客户端不需要安装专用的客户端软件，使整个系统的管理维护工作大量减少。特别是作为整个单位的信息化，系统的用户数量多，涉及的部门多，而且可能还有远程的用户，如果需要维护客户端的软件系统，将会导致许多客户端系统需要大量安装、调试工作，影响整个系统的稳定运行。用浏览器作为统一的信息访问工具，避免访问各种业务系统数据是

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需要启动、进入不同编程工具设计的应用系统，更有利于管理人员使用计算机获取各个方面的业务数据。系统的结构示意图如下所示：

客户 OA 服 务 器 通用办公模块 业务管理模块 数据库 客户 决策支持模块 客户 用户层 服务层 应用层 数据层 最适宜信息管理系统的结构

3.1.3 平台的构成

网络智能办公系统是一个通用的信息管理平台，平台主要包含四个主要部分：个人事务、公共事务、信息交流和系统管理。

个人事务：主要是与个人办公及通讯有关的模块的整合

公共事务：提供了公共事务与业务综合管理的相关模块，以及可自定义流程的工作流功能。

信息交流：是单位内部进行交流的有力手段。

系统管理：用于规划本单位信息系统的结构、内容。按照组织机构、业务分类、功

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能需要设计信息系统的菜单，按照用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派；

信息管理平台的模式是通达科技独创的一种信息管理模式，主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统，并且可以满足用户不断提高的信息化需求，努力做到一次投资，终生享用。不论用户属于哪种行业类型，对用户管理、模块管理和权限管理的需要是共同的，只是对功能模块的需求不同。因此，网络智能办公系统给用户提供了一个构建真正属于自己、符合本单位需要的信息管理系统。信息管理平台的结构图如下： 功能模块： 公告通知、 电子邮件、 工作流、 人事管理、 „„ 角色权限管理 模块与菜单管理

用户管理 网络智能办公系统的平台基本构成

通过用户权限的管理，不同身份的用户进入系统以后，可以见到、使用的功能模块是不同的，也就是说，如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息。对于单位内部的信息管理来讲，权限的管理十分重要，某些信息只能领导掌握，某些信息只能相关部门掌握，没有权限的管理，就不可能在网络上安全共享与业务有关的信息。

功能模块是实现信息处理的子系统，用户可以根据信息系统的需要选择适当的功能模块实现信息化处理。系统提供很多功能模块，也可根据用户需要定制功能模块。系统功能的模块化是网络智能办公系统的重要特点，类似搭积木的方式，选择需要的模块，用户就可以构造符合自己业务需要的信息管理系统。新模块和升级模块可以直接添加到系统的模块库。通达科技将不断为用户提供更多的信息处理模块和原有模块的升级版，为用户提供更好的信息服务。用户也可以按照系统的接口标准自行设计适合自己业务信息处理需要的专用模块。

3.2 系统的网络环境

网络结构：服务器（数据库服务器、应用服务器）、客户端、远程访问。

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3.2.1 基本的运行环境

网络智能办公系统是运行在服务器上的应用系统，最低的运行环境需要一台服务器，安装Windows 2000/2003操作系统或Linux/Unix系统，OA系统内置Mysql数据库，也可支持MS SQL Server 2000系列。

客户端只需要安装Windows 98以上的版本，使用IE5.0以上版本的浏览器。不需要在客户端安装专门的软件，建议使用IE 6.0。

当用户数量比较多，且用户访问量很大时，可以考虑将Web服务器和数据库服务器分别设在两台服务器上，提高系统的运行效率。

、企业信息化应用系统 网络智能办公系统 平台提供的功能模块、定制开发的专用系统 应用开发平台 PHP，JAVA，VC等开发工具 Microsoft Office等客户端文字编辑工具 MYSQL数据库或MS SQL Server数据库系统 Windows2000/2003 Server或Linux/Unix操作系统 系统的构成

3.2.2 局域网

网络智能办公系统可以安装在局域网络上的任何一台服务器上，局域网用户通过局域网IP地址即可访问。

3.2.3 广域网

有远程分支机构，或出差用户时，需要广域网的支持。远程用户可以用远程拨号、

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专线、Internet联接等方式实现访问信息系统，可通过光纤或WLAN接入、ADSL宽带、主机托管等方式实现广域网OA应用。

3.3 数据库系统

数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全及可靠性保障，并为各种应用提供数据访问、存储等服务。信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非结构化信息数据，也涉及多媒体数据信息。业务管理系统主要是以数据信息为主，决策支持需要数据仓库系统的支持。网络智能办公系统支持MYSQL和MS SQL Server作为信息管理系统的数据库系统。

3.4 电子邮件系统

电子邮件是网络智能办公系统的一个重要功能模块，它主要包含两个功能：1）内部员工的电子邮件；2）收发员工的外部Internet邮件。

内部邮件 内部邮件系统使用户不必投资建立专门的邮件服务器，就可以使内部员工之间可以通过内部邮件实现协作、沟通、交流。而且没有邮件服务器的复杂配置和管理，特别适合单位内部的日常工作。

外部邮件 外部邮件实现收发、管理员工外部邮件的功能。在系统服务器上建立邮件代理服务，可以自动接收外部的电子邮件，并分发给收件人。员工提交的外部邮件，由代理服务器代理发出。外部邮件模块为网络的管理和邮件的使用提供方便。

3.5 网络协议

网络协议建议采用TCP/IP。通过TCP/IP可以十分方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络——TCP/IP网络，事实上TCP/IP也是现在网络协议中一种通行的标准。

3.6 操作系统

整个信息系统的性能不仅取决于硬件设备、网络设备的性能，以及应用软件的性能，很大程度上也取决于系统软件，特别是操作系统的性能。采用Browser/Server（B/S）、Intranet/Internet体系结构后，与数据库有关的操作都将由服务器来完成，操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分重要的意义。

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目前，从安全性和性能上讲，Linux/UNIX操作系统在某些应用领域优于Windows NT，网络智能办公系统全系列产品均可以很好的支持Linux/UNIX操作系统。Windows Server系列操作系统具有网管能力强，Internet/Intranet集成度高，易维护，有较好的性能价格比等等优势，网络智能办公系统也可以很好的支持Windows平台。

3.7 系统安全

系统的安全主要包括两部分，即系统运行的安全和信息的安全。系统运行的安全是保证系统正常的运行和防止系统被恶意攻击。信息的安全是保证信息的完整性、保密性。为了保证系统的安全，有以下防范措施供网络建设时考虑：

3.7.1 互联管理的措施

a) 通过专网互联。单位的信息管理系统有时需要与分支结构、下属部门，或合作伙伴的互联，为了信息的安全，建议采用专网互联的方式。对于非本单位的人员一般不允许直接、透明地访问本网络。

b) 从物理上与Internet断开。对于保密性要求较高的单位，物理上断开可以从根本上防止黑客队网络的攻击，但是也造成使用的不方便。针对此问题，我们可以采用一种相对安全的方案：允许Intranet用户访问Internet；禁止Internet用户进入Intranet。

利用防火墙技术建立一个停火区，将Intranet网络和Internet隔离开。首先在停火区中用一个具有数据包过滤功能的筛选路由器，通过检查流经该路由器上数据包的IP地址状态，判断数据包IP地址是通信之中的IP还是请求连接的IP；将来自Internet的请求连接的IP数据包阻止在筛选路由器之外，实现初步安全。然后用代理服务器在应用层将Intranet与Internet相连，所有Intranet用户对Internet的访问都用该代理服务器来完成，通过网络地址转换（NAT）将Intranet的网络地址隐藏起来，对Internet来的访问，代理服务器不对其提供任何服务，从而阻止Internet对Intranet的闯入；而且代理服务具有身份验证和日志功能，可以用于实施对数据流监控、过滤、记录。

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c) 通过使用SSL加密技术，实现传输安全。系统可实现支持SSL传输协议的可选方案。数据在互联网传递时，可实现128位加密，对于需要互联网应用OA系统的单位，是很适宜采用的可选安全方案。

3.7.2 口令保护

为了防止非法用户不合法的存取信息，应对用户的存取资格和权限进行检查。在系统中口令选择足够的码长，用户口令的字符长度系统要求不低于6位，同时具备定时强制用户修改密码的功能。

3.7.3 存取控制

在网络设计时通过对数据重要性、保密性、公开性及使用者的分析，把网络划分为不同的网段，或划分为不同的工作组；通过信息系统的管理人员对工作组和用户不同操作的授权，可以控制用户对信息源不同级别操作，防止对信息非法的访问、修改、删除，保证数据的安全与保密。

3.7.4 审计管理

系统软件和应用软件应具有强大的日志能力。对于任何被保护的数据资源（如数据库文件）的存取、删除、修改等操作的时间、操作的用户、系统登录等信息都有详细记录，提供审计功能。

3.7.5 计算机病毒的防治

计算机病毒种类繁多，危害极大，轻者影响系统的运行性能，重者破坏系统数据，使系统陷于瘫痪。对此必须对计算机病毒采取严密的防范措施：

未经信息中心的许可，不得使用可移动介质（软、光盘等）进行程序、信息的复制与传递。

定期或不定期的进行病毒的防治检查，系统中应配有门认可的安全可靠软硬件杀病毒、防病毒产品。

系统管理员定期和不定期方式清除集团公司所有终端计算机病毒；同时各终端上配置防病毒软件，用户可自行进行病毒的清除和预防，可以设置终端进行计算机病毒自动防治。

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3.7.7 安全意识教育与严格的管理制度

在系统中最重要的安全保密因素是操作人员，以上所有的安全都是由操作人员来实现的，所以必要的安全意识教育与严格的管理制度是系统安全与保密的重要组成部分。

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第四章 主要功能

4.1 网络智能办公系统的功能架构

网络智能办公系统具有内部电子邮件、短信息、公告通知、日程安排、工作日志、通讯录、工作流、网络硬盘、文件柜、人事档案管理、考勤管理、工资上报、网络会议、讨论区、聊天室、企业QQ、手机短信、工作计划、固定资产、车辆申请与安排、会议管理、销售管理、列车时刻查询、电话区号查询、邮政编码查询、法律法规查询等数十个极具价值的功能模块。

将单位内部、分散在各部门和个人管理的文件集中、统一管理在单位内部的信息管理系统中。而且通过菜单、权限构成的信息共享管理机制，使文件的使用更方便，管理更安全。

功能架构图：

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4.2 公文的流转

开发一个OA系统最关键的部分不是系统的界面，也不是和数据库之间的信息交

换，而是如何使用IT技术来规范整个的工作流程，简单来说，工作流就是把一项工作化解为多个步骤，由多人协同来完成一项工作。而在工作流中，业务数据或公文都可以通过“表单”来体现，“表单”是数据的载体，另外，表单还可以附带附件文件。 4.2.1 设计的思想

 工作流就是几个人协同完成一项工作，简单而言，就是几个人填写同一张“表

单”。

 表单可以由用户来设计（一般由管理员设计好）；

 表单格式可以用word、Excel、网页工具等设计，设计好后复制、粘贴到“表

单智能设计器”中，再添加输入控件就可以了；  每个流程对应一个表单；

 流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需

定义好，自由流程无需定义流程步骤；

 固定流程的每个步骤都需要指定经办人和可写自段；  固定流程第一个步骤的经办人有权新建该流程；

 执行中的工作和已完成的工作，都可以通过工作查询功能查找到；  任何流程都可以指定监控人员、监控人员可随时转交下步或终止流程（自由

流程）；

4.2.2 流程控制的体系结构设计

工作流管理系统的体系结构如下图所示，它分为可视化流程定制、工作流引擎

和工作流查询工具等三大块。

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其中，工作流引擎是核心，负责解释过程定义，创建过程实例，并依据流程控

制数据控制其执行，按照调度规则对任务进行调度，生成工作任务表，提供监督和管理功能；可视化流程定制工具，给工作流引擎解释执行的工作流程模型定义，并能进行工作流实例地监控和管理工作；工作流查询工具，可供最终用户使用，查询工作流实例的各种属性情况。 工作流引擎设计：

任务 队列 创建过程实例 任务调度 已完成 任务队列 引擎 中心 生成工作任务 监督和管理 工作流接口 解释过程定义 日志 信息 信息 模型 机构 模型

可视化流程定制和监控

使用图形化的方法，让开发者用最少的时间设计或修改企业工作流程，建模工具提供了相当丰富的流程逻辑表达方式，可以表示非常复杂的流程，和界面开发工具、报表设计工具相结合可以轻易的设定每个流程步骤要执行的功能，和组织机构建模工具相结合，可方便准确地选择每个活动执行的参与者，通过资源管理服务进行设计结果的保存与打开，并进行一致性的有效控制。如图所示的流程建模过程：

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4.2.3 流程控制的工作原理

在数据建模和工作流管理、定义和定制工作流模板过程中，通过图形化的定义

工具调用工作流层接口适配器，往数据库里的知识规则和事实表分别写入相应的数据。

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4.2 文档管理

文档管理主要包括两大模块：个人文档管理 、公共文档管理。个人文档主要对个人私有文档的进行分类和管理，同时也可以将自己的文档共享给其他人进行查阅。公共文档管理主要是对公有性的文档如法规进行管理。文档管理的主要操作有：目录管理、文件归档管理、档案调用管理、档案归还管理、调用历史管理、过期文件管理、借阅过期未归还列表、通过本模块提供的功能可以设置档案馆信息、管理员信息、全宗号设置、文件类设置、案卷目录设置、保管期限设置、载体类型设置、有效证件设置、文件到期设置、调阅审批人设置等。

下面以几个代表性的功能界面实例为例： 个人文档管理：

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公共文档管理：

 新建公共文件夹、公共文件夹的访问、新建文件、下载权限的设置；

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 公共文档的新建、查阅、搜索；

4.3 人事管理

主要是单位员工的人事管理，包括对员工基本信息（家庭信息、工作简历、学习简历、继续教育情况、职称评定记录、职务任免记录、发表论文著作情况、奖励情况、处分情况）以及晋级、评价、人员内部调配管理、人员离退休、调动等进行维护、统计、薪资等相关功能。

下面以几个具有代表性的实例界面为例： 增加员工功能界面如下：

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4.4 内部资源的共享

包括会议室、报告厅、车辆的预定、管理。各使用单位到办公室申请，办公室决定后，交办，信息中心支持（尤其是多媒体会议室、报告厅）。

车辆管理：

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图书管理：

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会议室管理

4.5 系统管理

系统管理功能主要包含如下： 组织机构配置：

机构配置管理包括组织机构（部门）设置、角色（职位）设置和人员基础信息录入。组织机构设置、角色设置是系统运转的基础部分，通过机构角色和用户的结合才能使系统真正可操作，组织机构角色和用户结合才能拥有系统的权限。

角色配置：

系统中的角色（职位）可以自由定义。在给系统用户分配角色时可以与实际情况一一对应，也可以给员工对应一个或多个已定义好的角色，系统支持身兼多职。

用户配置：

用户是系统的使用者，用户可以通过管理员任意添加，修改、删除。不仅可以详细记录用户个人信息，还可以对用户进行所属组织机构（部门）和担任角色（职位）的分配；如果某类用户在系统中的权限相同，可以给这类用户定义组，叫做用户组。

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权限配置：

系统中所有参数都可由用户自行定义，根据用户不同级别设置用户的可以访问权限。

资源配置：

资源是系统不可或缺的部门，整个系统是由资源构成，资源就是系统的功能，通过设置资源的属性，使得前台用户可以访问系统的功能模块，资源可以任意添加、修改、删除；可以对别的系统资源可以管理。

模块配置：

模块配置是通过资源和模块的结合，把模块包含的资源授给模块，模块必须授予权限决定模块的可访问性。这样模块授予组织机构角色，那么拥有这个组织机构角色的用户就可以访问这个功能模块的权限了。

流程定制：

系统内部各种工作流转的工作流程可以由用户根据实际情况自行定义。流程定制采用可视化流程设置，提供鼠标拖拉拽的方式实现流程定制，方便简捷，对流程的流转过程一目了然。可以将单位日常办公管理中的管理流程在系统中得到完整体现。实现各种文件、请示、报告的流转自动化。极大提高了工作效率，同时也强化了办公工作的规范性。

以图示例： 用户、角色管理

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第五章 系统特性

网络智能办公系统的设计是基于通达公司多年来对管理信息系统、办公自动化系统、及企事业单位Intranet系统等项目或应用领域中积累的丰富经验，结合国内部门、企事业单位的特点和实际应用需求，运用面向对象、Internet/Web等先进技术，设计的通用信息管理平台。自从产品推出以来受到用户的欢迎和有关部门的关注。目前已有700余家部门、企业、事业单位、院校、科研机构采用网络智能办公系统实现信息化管理。产品获得电脑报、中国协同软件行业网、计算机世界报、人民日报华南版等媒体的广泛关注和认可。

网络智能办公系统的主要特点有以下几个方面：

5.1 简单使用

易用是网络智能办公系统的主要设计目标之一，力图为用户提供一个容易使用、容易管理的信息平台。信息化建设是一个繁杂的工作，涉及到业务、部门、人员等方方面面。我们的努力就是要达到“化繁为简”，为用户提供一个使用方便、简单、容易的信息系统，使系统的管理维护简单、更新能力强的信息管理系统。

采用网络智能办公系统设计的信息系统只需几分钟就可以安装完成，通常只要一、两天的时间就可以把单位内部的信息管理系统建立起来，培训工作也很短，稍有计算机基础的，会上网的终端用户，在几十分钟内就可以掌握常用模块的使用方法。完全浏览器的界面非常容易使用。

5.2 平台结构、模块化组件，通用性好

网络智能办公系统是一个通用产品，采用平台化结构设计，并且提供丰富的信息处理功能模块，通过标准的接口，将功能摸块“镶嵌”在平台上，构成符合用户需要的信息管理系统。通过灵活的菜单定制功能，用户可以挂接已有系统，也可以不断扩充新的功能模块。

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5.3 强大的适应能力

不论是在适应用户的组织结构变化，还是业务工作的变化，网络智能办公系统都有很好的适应性。例如：新增设一个新的业务机构，只需要在服务器端给这个新的机构建立业务需要栏目和功能模块，给机构内部人员提供相应的访问权限，就可以实现基本的信息化管理。而这些工作可以完全不需要编写任何程序，也不会影响整个系统正常工作。

利用系统提供的工作流功能，用户可以通过自定义流程和可视化设计表单，将本单位的常用业务管理起来，使业务流程管理、审批、分发、流转过程更加规范，而这种开发是可以通过软件文档指导，自行完成的，可以节约大量的后期开发投入。

5.4 技术领先

系统的技术先进性体现在应用需求和实现技术的相互结合。二者相互作用，相辅相成。体现在：易扩展、易维护的系统体系；基于面向对象的系统设计；多层的B/S应用。

系统更加安全：Client端不直接与DBMS相连，通过中间层的用户编程可实现更加健全、灵活的安全机制。

信息共享度高：HTML是数据格式的一个开放标准，目前大多数流行的软件均支持HTML，同时MIME技术使得Browser可访问多种格式文件。

扩展性好：面向对象的设计，多层B/S结构的应用，使系统具有较好的可扩展性和包容性。在接纳已有的系统和在今后系统软硬件扩展时，能有效地保护已有的投资。特别是在应用需求变化时，能容易地加以调整。系统易于扩充升级，既能满足当前业务的需求，又为今后的扩充留有空间。

广域网支持：无论是PSTN、DDN、帧中继,X.25、ISDN,还是新出现的CATV、ADSL，B/S结构均能透明的使用，用户在使用软件过程中会发现，通过网络智能办公系统实现全球办公，是一件很轻松的事。

无线办公：通过配合通达短信服务器软件，使用专用短信猫设备，可支持群发手机短信，亦可使用手机短信回复到OA系统。还可以使用手机浏览器访问OA系统，实现无线移动办公。

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第六章 系统实施和培训

6.1 项目实施的内容

明确定义实施范围和步骤对于项目的顺利进行是十分重要的。网络智能办公系统的实施内容包括以下部分：

 综合办公平台，包括：待办事宜、工作安排、工作日志、电子签名、意见反馈、

知识管理、文档模版、个性设定、即时消息、邮件管理

 公文处理，包括：发文起草、收文登记、公文传阅、签报审批拟稿、收发文流

转、签报流转、流程设定

 文档管理，包括：资料拟归档、正式归档、档案立卷、权限、借阅申请、借阅

批复、历史档案记录

 信息集成，包括：信息采集、数据采集、公共信息、规章制度、新闻管理、出

行参考、邮政信息

 电子论坛，包括：公告栏、讨论区

 系统管理，包括：用户管理、部门管理、集团应用、签报类型、计算机管理、

网络设置、邮件配置、用户日志、使用统计

6.2 项目实施的关键

为建立协同办公软件应用系统的目标，必须注意以下的成功关键因素：  更新传统的观念和认识，与国际先进的协同软件应用系统管理思想接轨。  部分调整和优化业务流程和管理机构，以保证项目顺利进行。  明确项目的成功实施是双方的共同利益和责任。

 明确实施过程也是协达技术转移的过程，因此实施将采用双方合作的方式。  建立明确的阶段目标和业务处理需求。  严格控制项目范围。

 建立层次结构合理、功能齐全、职责明确的项目组织结构。  挑选合适的双方人员在项目小组中承担合适的职责。  按照各自的职责及时解决实施过程中出现的问题。

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 及时审阅和响应对方提交的文件。  定期检查项目进度与阶段目标及阶段成果。

6.3 项目实施的约定

任何项目的实施都需要有一些前提和约定，事先在这些事项上达成共识，并且在实施过程中时时注意这些因素，是项目实施顺利进行的必要保证。项目的主要实施约定如下：

 双方将确保项目实施在事先商定的范围内进行，如有变化 ，必须按双方拟定

的范围改变控制程序进行。

 实施工作将以产品的标准功能为主，如果产品的标准功能无法满足公司的个

性需求，双方可以另行协商签订合约，进行必要的客户化开发。

 在产品的实施过程中，系统数据的移植工作（包括从旧系统取出数据和转移

到OA软件系统等工作）将实施人员的指导下完成。实施人员将给出数据转入开发标准规范和数据转入方案；实施小组人员将提供其自有系统转入数据的格式和对应的关系内容等数据源（Excel或文本），从而实现不同系统数据的对接。

 在产品的实施过程中，业务流程的准备和编写由客户完成，但完成的工作必

须得到实施人员的认可。

 客户将负责所有硬件及网络环境的建立和维护 ，对软硬环境的故障以及与

OA软件不匹配的设置进行及时排除，为项目实施提供保证。

 客户将提供必要的办公环境，如计算机，网络接口，电话等。  项目实施过程中双方应及时沟通。但为保证进度，应实行默认确认制，即提

交的需要对方确认的文档若在三个工作日内没有异议即视为已确认。

6.4 实施范围的控制

保持项目实施范围的前后一贯性是非常重要的。如果出现需要改变原定实施范围的需求，都应以正式文档方式提出，项目小组成员必须谨慎考虑项目范围的改变将对整个项目进程和费用可能产生的影响。必须在批准后才能进行。在实施过程中必须加以跟踪。

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范围改变文档内容

 说明范围改变内容，理由。  说明改变部分在项目进程中的状态。  评估改变部分对项目进程可能的影响。  评估改变部分对项目费用可能的影响。 批准程序

 提出实施范围改变请求报告 。

 提交客户项目经理和系统实施项目经理查阅和签字批准并内部存

档。 跟踪执行

 范围改变书签字后，开始正式执行。  调整相应的实施计划。

任务完成进度报告应当定期提交项目双方检查，完成后应当由双方项目经理签字。 6.5 项目实施阶段

建议采用立体解析实施方，来指导客户项目的实施。

该项目的实施分为如下八个核心阶段：

 项目启动阶段：建立项目实施组织，在高层领导的支持下，确

定全职项目实施人员，项目管理方法，项目工作范围，阶段目标等。  确定需求和应用模型阶段。对实施客户进行必要的现场需求调

研与确认工作，并针对调查结果进行分析，确定应用的模型和方案。

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 参数设置阶段：依据以上应用模型和方案，进行系统参数设定。  应用培训阶段：依据初步设定的参数和协同软件主要的应用内

容，结合实施客户的应用需求，由宇博方人员给实施客户项目小组成员培训，再给所有操作人员培训。  基础数据收集与导入阶段：将收集整理的OA软件应用相关数

据进行确认，并导入到OA系统中。这些数据包括：各类工作表单、各种工作流程、其他支持OA软件系统正常运行的相关基础数据。  系统运行测试阶段：对设置完参数和导入了基础数据的OA软

件系统，输入客户的模拟业务资料，进行运行的测试。  正式启用与运行维护阶段：OA软件系统正式投入使用，输入

客户正常的业务资料。及时发现运行中的问题，并进行系统的维护和优化。  项目验收阶段：客户的日常业务资料已经在协达软件系统中正

常使用，符合双方在第2阶段确定的应用需求和应用模型。

6.6 项目产出

本项目实施完成后，主要产出以下三项成果：  培训合格的系统维护人员和操作人员  确认无误的实施相关文档资料  测试合格能正常运行的系统

6.7 培训计划

实施前首先对客户进行培训，这一步主要是向客户介绍网络办公应用的概念和基本操作，让用户对OA系统有感性上的认识。同时，通达项目实施人员有针对的对系统管理员和普通用户进行了分别培训。尤其注重了系统管理员的培训，因为项目实施人员不可能长期在现场为用户解决问题，所以系统管理员的培训至关重要。

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系统培训流程

复习前一部分学习 内容 概述本日要讲述的 的系统模块学习内 容

本日学习内容的功 能遍历和操作遍历

学习下一个系统 结合案例讲述业务操作、流程系统功能 本系统与其他系统的联系及如何实现协同一体的办公自动化

业务处理后如何完成本系统所有的工作结果与报告 复习本日所讲内容 根据案例上机操作 38

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