秘书学及秘书学写作论文

我国秘书工作具有十分强烈的政治性，这主要体现在我国秘书主体的党政秘书以及与之类似的军队、工青妇等团体、和国有企事业的秘书身上。我们把它统称为公务秘书。公务秘书的情况本身又是比较复杂的，党、政、军、群与高、中、低层次，不一而同。比如中共中央办公厅的秘书，与某市某区工商银行的秘书；上海市政府的秘书长，与某农村初级中学的秘书；群众团体中工会组织的秘书与民主党派的秘书；机关中的办公厅（室）、研究室、信息处（室）的秘书等等，都可能各有一定的特性。他们的共性与个性特点，后面将会有所论及。这里只是想说明，公务秘书都具有很强的政治性。这种政治性主要表现为：

（一）设立公务秘书的目的，是服从于政治决策的需要，即为了辅助其领导班子或领导人，正确进行政治决策，并协助贯彻落实。而不同于民间（私人）秘书，通常不存在政治性的决策的问题。这里需要说明，基层单位的分支机构，例如基层所属的系、科、股、组等，它们的决策性问题，当然较少，但只要是一个独立的基层，比如一个区、乡、厂、校，仍然有它们自己的决策范围，也就是说需要制定一定的政策，适用于所管辖的范围。从而需要秘书通过调查研究、信息反映、试点论证、草拟文件、处理文书、检查落实以及许多具体的事务服务，例如会务、接待等工作，予以充分的支持。

（二）公务秘书的工作任务，是由党和国家或上级领导部门，用条文法规明确提出，予以规范的。而不同于民间（私人）秘书，其任务随其领导上司的要求的随意性很大。例如1983年中央提出了督促检查工作后，督查就成为秘书部门的一项重头工作，在此之前，督查工作虽不能说绝对没有，但不受重视、是可有可无的。今天的秘书部门大至信息工作、信访工作，以至具体到编写简报的要求和格式、接待宾客的规格与程序等等，大都有条例性的规定。公务秘书的任务含有上下结合的系统性，比如各级党委的工作内容项目，大致是相同的、而民间秘书尤其是其中的私人秘书，则受这些规范的约束较少，通常可以由她们的领导上司，决定秘书的任务；私营企业的秘书在市场经济环境下，更多的是根据市场的需要，开展与生产经营有关的辅助工作。

（三）公务秘书开展工作的方法，通常可用政治的方法与行政的方法进行．例如政府可以制定某一个条例，要求下级与群众必须执行，否则就是“违法”；证监会可以不断地制定某些报表要求，要求下属照填；某些群团可以召开群众大会或代表大会，通过决议，发出指示。这就比较有利于秘书部门开展其工作。

（四）公务秘书的组织形式，一般存在于秘书群体之中，如办公厅（室）、研究室、督查处等，而这又是由一定的法规规定与编制决定的，这是其政治性在组织方面的表现。 （五）公务秘书的选拔条件上，存在着明显的政治性要求。对于党委系统来说，通常要求具备党员的条件；对于政府系统来说，通常要求具备国家公务员的条件；对于部队来说，必须具备军人的条件；这些条件都是政治性强的条件、也是选拔秘书的起码条件。在德才兼备中，对于秘书而言，德实际上是首要的；除非某些技术秘书领域。而民间（私人）秘书，显然没有这一类的政治要求。私人秘书的上司在选用秘书时，也非常重视“德”的，但这“德”的最主要标准，是忠于其私人领导上司，而并非一种政治性的组织路线。 二、秘书参谋作用的强化

1．广义的参谋作用与秘书参谋作用

参谋一词，古已有之。它本来的含义是参与谋划，按今天的说法，叫做参与决策。《三国志·魏书·刘放传》记载，刘放任秘书监，相当于中枢的秘书长，“辽东平定，以参谋之

功，”进爵封侯，是较早的记载。参谋又是古代的官名，中外都有参谋的官职，这里不去详论。由上可知，参谋一词对秘书部门来说，是一个借用的名词。参谋是一种为领导者出谋划策的软科学。今天各个领域都需要参谋人员的参谋活动，这会有利于领导者正确决策，减少失误。重大的带全局性的参谋活动，常常是运用许多社会科学与自然科学成果，运用信息论、控制论、系统论、运筹学，经过各种系统工程组成的“技术科学”。重大的参谋工程，往往需要多种领域的专家共同完成。例如国民经济的宏观调控、三峡大坝的设计施工、加入WTO的应对策略、振兴东北的战略动作、南水北调与西汽东输、某个城市的发展规划等，都不是单靠几个领导人的头脑所能“拍板”决定的，轻率而不科学的决策会带来无穷的后患。 秘书参谋作用，是指秘书及秘书部门所能发挥的参谋作用，不能等同于上述广义的“参与决策”或“出谋划策”性质的参谋作用。它是有限度的“出谋献策”性的参谋作用。这是由于：

（1）秘书部门的任务，主要是支持、辅助领导或领导集体的工作。其中大量的秘书人员所从事的是带事务性的事务，如车辆、房产、物资等后勤性质的工作。一般地讲，这些工作虽说也很重要，在这些工作中也能出谋献策，但却离领导核心决策较远，对于重大的决策问题难以发挥参谋作用。

（2）秘书人员的组成，偏重于“通才型”，而非专家型。即使是某些秘书部门领导人或文字秘书，可能精通协调、文字等工作，是这方面的专家。但绝不可能是金融、水利、城建、土壤、考古、能源、环卫等许多方面的专家。而领导者所担负的责任，通常是带全面性的，领导人需要多方面的参谋建议。秘书的知识结构偏重于“杂”，而不是“专”。这就决定了秘书所能发挥的参谋作用，更多是联系、综合各领域专家意见的作用，更多是一种中介性的参谋作用，而不是靠自己的智商与知识直接参谋的。

（3）秘书部门的体制，在我国现行体制下，党政机关的公务秘书，除了极个别的进入了领导核心层的常委兼秘书长，或国务委员兼秘书长外，众多的一般秘书并未进入决策层。以一个省的党委为例，决策核心人物是常委会委员、书记处书记，大量的秘书处室工作人员，不可能参与决策，即使秘书负责人与个别秘书可能列席会议，也只是做记录、备咨询，是没有发言权、表决权的。我国的政体不同于古代某些朝代，没有专职的谋士、谏客、幕僚的设置，他们可以直接向领导人提出批评、建议、劝谏，甚至“死谏”。现行体制中没有专门的类似参谋的职位设置与制度保证。

所以，从理论上讲，我们需要一个“秘书参谋作用”的概念。而不宜笼统地理解秘书的参谋作用，而陷入词意的误解中。江泽民同志在一次对秘书工作者的讲话中，使用了“参谋提醒”的要求，正是体现了秘书参谋作用不同于广义的参谋作用的含义。 2．秘书参谋作用的特殊意义

上面我们首先说了秘书参谋作用的概念与局限性，现在再看看它的特殊意义。 （1）从秘书所处地位上看，秘书都处于各级领导机关中枢，领导人的身边。一切参谋活动都是为领导服务，从属于领导的需要的。秘书最接近领导，往往最先了解领导意图；领导需要什么样的信息资料与建议，也常可能首先询问秘书，要求秘书“参谋提醒”，或提供预案，去协助解决。这是秘书参谋作用的重要优势。

（2）秘书部门工作带有较强的综合性，是领导联系各方的必经纽带。领导人要向各个领域的专家征询参谋意见，也多需要秘书综合整理，适当加工。秘书的这种中介性作用，对领导决策十分宝贵，也只有秘书才能够发挥这种作用，这是秘书发挥作用的又一特点。 （3）秘书参谋作用通常不具备“独立性”，这也是一个重要的特点。广义的参谋作用，是不受领导思维与意图的限制的参谋活动。国外有的智囊机构，还专门同决策者唱反调，有

所谓“缺点列举法”，以避免领导人犯错误为目的，独立性是较强的。而我国的公务秘书，因为是领导人的下属，秘书工作具有强烈的从属性，是以辅助贯彻领导意图为己任，并不提倡那种专找领导点的参谋方法。秘书应当努力实现领导意图，而不是专门与领导意图唱反调。这是领导设置配备秘书的基本要求，是与领导部门设置“智囊团”、“思想库”等的目的要求不同的。

如上，本来意义上的广义的参谋作用，是不受领导者主观意志影响，从客观出发的科学思维活动。秘书参谋作用则是从领导者主观意图出发，力求符合实际的思维活动。

（4）秘书参谋作用常寓于日常工作之中，如通过信息工作、协调工作、拟稿工作等去体现发挥。秘书的参谋功能常是针对秘书群体而谈的，而不是针对个人而谈的。至于秘书部门中的秘书个人，当然也有个别条件具备，深受信任“既亲且重”的人,能够成为领导者的参谋，甚至是“智囊”“高参”，但就绝大多数秘书而言，有一句名言：“秘书就是秘书”，秘书并不是师爷、谏客，这是秘书自身应当理解的。

在中央提出要求秘书部门发挥参谋作用问题后，秘书参谋理论成为一个重要的理论。秘书必须正确认识秘书参谋作用过高估计与否定参谋作用的倾向，都是不正确的。 3．秘书参谋理论的发展

自从1985年中央提出了要求秘书部门发挥参谋作用以后，我国的秘书工作发生了巨大的变化，秘书工作的理论随之也有重大进展。主要包含：

（1）秘书参谋作用的性质。具有集体性、中介性、从属性等性质。

（2）秘书参谋活动原理。主要有：①秘书的参谋场原理及其场强。参谋场是指其参谋活动产生影响力的范围，是秘书参谋作用赖以存在的物质条件，是秘书发挥参谋作用的活动空间与领域，也是作为决策者的领导与秘书之间，需要与提供、建议与听取、献策与决策相互作用的空间。秘书与领导共同培育参谋场，不断加大场强，准确运用参谋场，就能较好地发挥秘书参谋作用。②秘书的参谋方向原理。秘书的参谋方向有正有负。只有在符合国家的法律与党的政策，符合于事业发展功利和所在组织整体利益时，才是正确的方向。影响秘书参谋方向的，有秘书的价值观念、秘书的认知水平、秘书的主观利益及由此产生的心理因素等。把握了正确的参谋方向，才能产生正确的参谋思维。③秘书的参谋能量。就秘书部门而言，其参谋能量是由部门的职能地位、群众素质、信息综合加工能力所决定的。就秘书个人而言，参谋能量主要由这个秘书的综合素质、包括工作经验、智能水平，与领导者对他的信任程度等决定。提高秘书与秘书部门的参谋能量，是发挥秘书参谋作用的重要基础。④秘书参谋途径与方法，以及参谋效果的价值评估，均有不少著述做了理论阐述。在于2002年在湖南省张家界召开的秘书学术会议上，有的秘书领导人认为，正在形成一门新兴的，具有中国特色的“秘书参谋学”。之所以说它具有中国特色，是由于海外的秘书，一般强调的是技能性的服务，并不强调要求秘书发挥参谋作用。 三、两大部类秘书的分野

在中华人民共和国建立后的前三、四十年中，我国实行公有化的方针，在“社会主义改造”过程中，迅速地消灭了旧社会也很少的私人秘书。相当长的近四十年中，中国的秘书都属于“公务秘书”的范畴，包括：党委系统、政府系统、军队系统、工青妇等群众团体系统、民主党派系统，以及国营企事业单位、集体企事业单位和公私合营企事业单位，如厂矿、公司、学校、医院等。只要这个单位有秘书，就都属于公务秘书的范畴。他们或她们，都是国家干部，都由组织部门选拔调配评定级别、由国家或地方财政（也包含国有企事业的经费）付给工资。今天在机关、明天调学校、后天到企业，都叫做党和国家的干部。那时一般秘书

人员在党委系统称为干事，在政府系统称为科员等，多数单位并没有明确规定的“秘书”的职位名称，但干的却是秘书的事情，要划分谁是秘书谁不是秘书是不那么容易的。 改革开放以来，在上个世纪九十年代前后，随着市场经济的出现，随着各个领域体制与机构的改革变化，开始出现了“民间秘书”，即除前述公务秘书以外的秘书。他们不属于国家公务员的范围，不由党和政府的组织人事部门选拔调派，其薪金也不由国库或地方财政负担，而由他们的上司（民间企事业或私人）负责。公务秘书与民间秘书的工作任务与基本的工作方法也有很大的差异。公务秘书部门的任务大致有十四、五项，中央有关部门文件曾指出秘书部门的工作有：文稿起草、文件校核、公文处理、会务安排、密码通信、机要交通、安全保卫、警卫、档案、信访、保密、接待、后勤等；还有新时期迅速发展起来的信息调研、督促检查、综合协调等重头内容，其中每一项又都包含有若干分支内容。而民间秘书的任务，则根据不同领导上司要求而定，以上十四、五种任务，有的没有，如密码通信、机要交通、警卫、督查等；有的内容完全不同，如民间的信访主要应对顾客，民间的信息不属于政务信息，民间保密内容也多不属于《保密法》规定的国家机密范围。 公务秘书完成这些任务的方法主要是：

1．依靠行政的方法。例如中央对地方、上级对下级发文，提出要求，索要资料，督促检查；下级对上级报告、请示问题，要求批准等。

2．依靠法律法规的方法。公务秘书的各项工作任务，基本上都已有了法律、法规、条例可循，如国家保密法、国家档案法、党和国家的公文处理条例、信访条例、信息条例、督查条例等。秘书可以依法开展工作。

3．依靠群众路线的方法。如筹划召开群众大会、代表大会，贯彻落实领导部门的意图、指示。

4．依靠现代化办公与通讯设备的方法，并通过内部的全国性或某一地域性的网络系统，尽快上传下达，开展工作。

民间秘书由于权威有限，且民间秘书多为个人性的秘书服务，秘书群体少而且组成结构与行事规则不同，基本上不可能采用以上方法开展工作。民间秘书的工作方法，较侧重于依靠秘书个人的知识、技能、经验，或较为狭小的民间企事业系统的办公网络开展工作。 这样不妨认为：公务秘书同民间秘书虽然都叫做“秘书”，但却有许多重大的区别，有的区别甚至带有质的不同。前者是党的干部、国家公务员，后者是社会主义初级阶段的雇佣劳动者。

把秘书分为公务秘书与民间秘书两大部类，带来了理论上的若干问题：

1．解决了近十余年来两类秘书不分，理论混淆，造成现行的秘书书籍、院校、教材、论文，大都针对公务秘书情况；而社会上越来越多的却是民间秘书。秘书理论的发展偏重于公务秘书，而忽略了民间秘书，或以民为民间秘书领域只需要技能。不需理论。这会严重地制约了对民间秘书的研究与培育：近二十年秘书研究与培育的不对路，是近年来秘书院校大幅度锐减的一个原因。

2．仍存在概念不够精确与界限模糊的问题，有待从理论上解决。

（1）关于公务秘书的名称概念，虽然比较明确：但这一分类的名称的提法，是否准确与精确?尚待进一步研究。例如也有学者提出民间秘书也有“公务”的问题。还有党、政、军、团、事业、企业的公务秘书的异同，显然它们之间是有所不同的，需要进一步在下一级分类时解决。

（2）关于民间秘书的名称概念，也存在争议。有的学者主张使用私人秘书的提法，以便同国际接轨；还有的主张使用商务秘书、非公务秘书等，都各有道理，也都未能在理论上

讲清讲透，令人绝对满意。因为在我国像西方国家那种纯粹的私人秘书职业，方兴未艾，但还不是我国秘书的主体。我国秘书的主体仍然还是公务秘书,民间企事业单位的秘书组织形式，往往仿照机关形式，却又在工作实质上区别很大。用私人秘书的概念无法概括集体组织、民间协会、民办企事业中的秘书，他们自己也不会承认是私人秘书。所以私人秘书宜于是民间秘书的下属分类较为妥当。商务秘书显然只能涵盖商贸领域，也不精确。如用非公务秘书的提法，则与民间秘书是一回事，都是两大部类的分类方法。正确的分类是人们认识事物的入门，两大部类分类法，迈出了秘书学科建设必须走的一步。

（3）关于民间秘书的对象范围，简言之，除了公务秘书以外的秘书，都可暂归人民间秘书的范围。包括集体单位的秘书（集体企事业的情况也很复杂，正在变化之中）、股份制企事业的秘书、社区企事业的秘书、民办公助单位的秘书、民间企业的秘书、民间学术团体的秘书、纯私人聘请的秘书，还有随着改革将从公务秘书领域逐步退分出来的秘书。从理论上讲，民间秘书是一个模糊概念。在社会领域，客观情况本身就带有相当的模糊性，许多概念与界限不可能绝对精确。因此在社会科学领域，在人们研究秘书理论的时候，暂时使用民间秘书概念，既是比较有益的，也是可行的。学者们追求概念的精确，应当鼓励，但是这需要长期紧跟社会实践，反复研究，也未必能取得共识。如果老是纠缠于这一类概念的纷争之中，就和过去人们研究秘书的定义一样，可能提出几十上百种不同说法，而多数并无实质分歧，只不过是文字上的分歧，这样各念各的经，都以自念的才是真经，这并不能真正推动秘书分类学的发展。

四、关于两大部类秘书工作理论问题

把秘书分为公务秘书与民间秘书两大部类，并强调了它们的性质、任务、工作方法等方面的重大区别，是否会导致秘书总概念的“两元化”，以及需不需要考虑两种不同的秘书学，即公务秘书学与民间秘书学呢?前一问题不拟在此过多的讨论，秘书的两大部类的存在是客观的事实，不是人们在主观上喜不喜欢这样分类的问题。后一问题的答案应当是肯定的，现实中公务秘书理论与民间秘书理论已经开始分野，各自呈现出不同的异彩。

有的学者担心这会影响中国秘书学的完整性，使秘书理论的体系更为难于确立。他们提出了几种设想、建议：

1．缩小秘书概念的内涵，把秘书的定义限制在文字秘书和从事调查研究、信息加工等工作的秘书中。这样公务秘书同民间秘书的工作的理论就可趋同，有一部研究秘书文字工作的秘书学就行了。问题在于这一本秘书学究竟以公务秘书的工作为主，还是以民间或私人秘书的工作内容为主?问题仍难解决。我们今天需要培养的秘书人才不只是文字型秘书，在多数单位，文字型的秘书都是少数，其他类型如参谋型、事务型、财经型、公关型、法律型、涉外型秘书，也是需要的。把他们排除出秘书队伍，似亦欠妥。

2．着重研究两类秘书共同的任务、方法,避开分类问题引起的难题。具体讲，即着重研究秘书的素质、条件、知识、技能、作风、关系、思维、方法、办公室建设及办公自动化等方面的问题。这些问题不管公务秘书还是民间秘书都是相近相同的，也是重要的问题，而且中外秘书也是相近相同的，可以充分吸取海外秘书工作的经验。但这样一来，秘书学科的理论深度势必受到限制，秘书理论将偏重于技能性与经验性方面。

3．寻求深层次的两类秘书工作的共性规律。远在1987年在四川成都举行的“全国首届秘书学暨秘书工作学术讨论会”上，学者们就开始探讨这类理论问题。当时提出了秘书工作的性质有政治性、政策性、保密性、全面性、综合性、专业性、事务性、被动性等共24性，而许多人认为其中的“辅助性”是秘书工作的本质属性。有的学者还鉴于许多部门的工作对领导来说，都具有辅助性，进一步提出“辅助的直接性”和：“辅助的全方位性”等，以与

其他部门的辅助性区别。近年来，又有学者提出秘书工作的“辅助管理”的共性，从而又前进了一步。不过也有人提出问题，即公务秘书与民间秘书“管理”的内容、对象有极大的不同，一个是管理国家公务，一个是管理民间事务。另外，对于“辅助”与“管理”问题，也有不同的见解，有的从事过多年秘书实际工作者认为，秘书更主要是服务工作者，而不是管理工作者，秘书的助手作用远远比辅助作用更符合实际，更为切题。辅助性的提法在理论界认识比较一致，但在秘书实际工作者和秘书的领导人中，还有同志认为是过高的估计。 秘书的两大部类分野，提出了两类秘书理论的共性与区别问题，这也是秘书问题的中国特色。在海外西方国家，基本上实现了秘书的职业化与社会化，是以私人秘书为主体的；就连总统的秘书，也带有私人秘书的某些特征，没有我们这样复杂。上述许多学者们的各种探索虽然还没有绝对的结论，但都是有益于秘书理论的前进的。我们无需“罢黜百家，独尊某家”，而应当欢迎、鼓励各种理论学说分头前进。能在一些问题上取得共识固然好，存在理论分歧，形成不同的秘书学体系，出现不同的秘书学派，也未尝不是好事。