浅谈企业秘书的创新思维

毕业论文设计 浅谈企业秘书的创新思维 系 别： 文化传播学院 专 业： 文秘0932班 指导老师： 龙国莲 组 员：邹为 何花 徐新溶 2012年4月30日 长沙民政职业技术学院毕业设计（论文）

浅谈企业秘书的创新思维

摘 要

创新思维是人类思维的精华，是创新能力的核心，是人们从事创新活动必须具备的最重要、最基本的心理素质。秘书是领导沟通上下、协调部门、联系内外、传递信息的中枢，是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的“手足”。秘书人员的道德品质、工作能力、工作效率、日常作风等情况，直接影响着机关形象、领导形象。要做好秘书工作，必须把创新思维落实到工作的方方面面，贯彻到各个环节，争创一流工作业绩。如何运用创新思维来提高秘书工作质量和效率，就是要靠秘书本身正确理解秘书工作的性质，树立适应时代的科学发展意识，树立积极创新的理念，要提高统筹兼顾的能力，在工作中发挥秘书的主动意识，要提高提出问题，分析问题，解决问题的能力等，才能成为一名社会认可的合格秘书。

关键词：企业秘书，创新思维，重要性，途径选择

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目录

一、企业秘书创新思维的重要性 ----------------------------------------------------------- 4 1、创新思维促使知识融会贯通，知识优化组合

------------------------------------------------------------------------------------------------------4 2、创新思维有助于拓宽秘书发展前途和事业天地

------------------------------------------------------------------------------------------------------4 3、创新思维有助于加强秘书的勇气谋略

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二、企业秘书创新思维的路径选择 ------------------------------------------------- -5

1、在综合中创新

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2、在探索中创新

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3、在合作中创新

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三、结论----------------------------------------------------------------------------------------8

五、参考文献-----------------------------------------------------------------------------------10

六、致谢---------------------------------------------------------------------------------------11

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一、 企业秘书创新思维的重要性

创造性思维，是一种具有开创意义的思维活动，即开拓人类认识新领域、开创人类认识新成果的思维活动。创造性思维是以感知、记忆、思考、联想、理解等能力为基础，以综合性、探索性和求新性特征的高级心理活动。是需要人们付出艰苦的脑力劳动。一项创造性思维成果的取得，往往要经过长期的探索、刻苦的钻研、甚至多次的挫折之后才能取得，而创造性思维能力也要经过长期的知识积累、素质磨砺才能具备，至于创造性思维的过程，则离不开繁多的推理、想象、联想、直觉等思维活动。这种思维方式，遇到问题时，能从多角度、多侧面、多层次、多结构去思考，去寻找答案。既不受现有知识的限制，也不受传统方法的束缚，思维路线是开放性、扩散性的。它解决问题的方法不是单一的，而是在多种方案、多种途径中去探索，去选择。 1、创新思维促使知识融会贯通，知识优化组合。

知识是多种多样的，一个人只能掌握一定量的知识范围，而由于创新思维的产生土壤绝不是贫瘠和单一的，这样就促使人们了解“上至天文，下至地理”多个领域，使知识的门类涉猎更广、体系化更强，同时在不断的思考和学习中，达到知识的融会贯通，知识优化组合。比如说，在工作中，遇到导航问题，这是不仅是要熟悉地图，更是要熟悉城市的路线以及标志性建筑物，因为城市建设在不断的优化，要与时俱进，为客户提供更准确地服务。秘书人员在实际工作中，要随着时代的发展，不断地充实自己，紧随时代的脚步。

2、创新思维有助于拓宽秘书发展前途和事业天地

长沙申吉电子有限公司主要经营车辆防盗产品，而客服人员主要是回复和接听客户电话，回答客户所提出的问题等。在日常的未回中，有许多车载关机或者停机的状况，我会在拨打车载电话后，查看车辆的历史记录，如果有的车辆GPS产品是GPRS主机，但长时间没有上过线，或者从来没有上过线，这个时候，我会客户资料记录下来，同时，联系各地的技术点，维护好此类问题，避免客户对产品的投诉。在日常的工作中，不仅仅是要完成，而且要从工作中发现问题， 解决问题，而不是等到客户发现产品可能需要维护了，才被动的解决。这样有助于提高工作效率，是我们的服务更加完善。在工作中运用发散思维，发现潜在的问题，并解决问题。

工作中不仅仅需要脚踏实地的工作，更需要巧干。解决潜在问题的同时，可以提前消除客户可能存在的不满，有利于提高服务质量。有助于拓宽发展前途和事业天地。

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3、创新思维有助于加强秘书的勇气谋略。

创新思维能力超高、超众，就能敢于说别人没有说过的话，敢于做别人没有做过的事，敢于思考别人没有思考过的问题。创新思维能力的超与凡，将决定一个人的勇气、胆识的大小，谋略水平的高低。

针对技术人员少，客户车辆需维护的情况日益增加，客户维护难以落实，导致客户对公司的服务不满意的情况下，提出在维护单发给技术人员后，技术人员应在1个小时内联系客户，双方约定好维护的时间，地点等。避免客户空等等情况的发生，影响客户对公司的评价。同时，定时做好回访，确定客户对维护是否满意。公司的销售部、客服部、售后服务部、技术部，都是统一的整体，每个部门各司其职，充分发挥每个人在各岗位的做好，才能使公司形成一条龙服务。促使公司业绩越来越好，服务越来越完善。

如果创新思维能能力很高超，很独特，就会有胆有识，信心百倍，思路就宽，办法就多，就能迎刃而解，“柳暗花明”。否则，创新思维能力低下，无勇无谋，就会一筹莫展，束手无策，甚至“走投无路”。

在很多人看来，秘书的工作不外乎收拨电话、接待访客、打字、速记与管理档案，是个“高级的勤杂工”，只是做一些简单的工作，根本不需要创新思维。但随着经济和科学的发展，创新思维对秘书工作有着不可估量的作用。古今中外，大凡在事业上有所建树、有所作为的人，可以说，都是创新思维能力很强的人。他们凭借高超的创新思维能力，对事物进行优化组合，正确评价，对信息进行科学判断，认真梳理。而秘书直接接触领导，是领导的智囊，更需要创新思维能力。创新思维促使知识融会贯通，知识优化组合，更好的为领导出谋划策。在工作中要善于用发展的眼光、改革的思路，打破传统束缚，及时借鉴和运用新观点、新理念、新方法来提高秘书工作服务质量、服务效能和服务水平。从长远全局的角度,大胆地出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做个领导名副其实的参谋和助手。

二、 企业秘书创新思维的路径选择

秘书创新思维的途径很多，在实践中常见的主要有以下几种: 1、在综合中创新

秘书在信息综合、职能综合中，一是将有关情况、有关要素从新的角度，按新的思路进行思考，探求新的结构、新的功能，按照客观事物发展的趋势，在业务工作中采用新的方法或对领导提出富有新意的建议 ，从而 促进工作有新的发展。二是将群众中的一些新的思路、新的经验、新的建议进行综合，形成集中群体智慧的新方案，供领导者参考。三是将历史的、现实的、本单位的、外单位的、中国的、外国的解决有关事物或

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问题的措施和办法进行综合形成适用于本单位发展的新设想，供领导者开拓思路。

长于综合各种信息的综合能力为领导决策提供信息服务是秘书人员的重要职能在信息的汪洋大海中，怎样才能捕捉到领导最需要的信息，为领导决策提供第一手资讯？其中必不可少的一项能力就是信息综合能力。信息科学告诉我们，对信息的合理综合能产生新的信息。实际上，通过对信息的重新组合，在信息之间建立新的联系、得出新的结论、找出新的方法的能力就是信息综合能力。如果说一个人刚出生时大脑是一块“白板”的话，那么秘书人员的头脑就应该是一块“调色板”，要能把外界输入的各类信息经过“调色”处理后变成 一幅幅色彩鲜艳的图画。这不是对外界信息的简单描述、剪辑，而是经过头脑加工厂整合出新的更有价值的信息，为领导决策服务。

秘书工作的全面性和服务性，导致秘书工作的内容不仅繁杂而且变化快。这就决定了秘书在工作当中，不能拘泥于按部就班的工作，而是需要创新思维去提高工作效率。

案例一：在顶岗实习期间，虽然作为湖北杰之行公司的一名导购，却也感受到了创造性思维的重要性。在杰之行耐克特卖场上，所有服装都没有防盗扣，防止货品丢失成为了我们首要责任，看似简单的事情实操起来却问题不断—每天所卖服装减数与电脑系统不统一；收银台等登记混乱导致每天无法对数；从仓库出货到卖场后卖场实数混乱，并且丢货不断；丢货无法责任到人。最后不知哪位同事相想出办法：仓库、收银台和卖场每个区域设置一个加减数本，卖出和补货一律登记，仓库、收银台登记本上以画表格的形式登记卖场每个区域货品加减，清晰明了。早晚班接班时将区域货品数点清再交接，这样可以做到责任到人，每个同事会看好自己区域。可以看出，同样的事情换不同的方式去做，可以提高效率，节约时间，减轻负担。

案例二：恒亮展览柜制作厂公司是一个加工企业。所需要的玻璃（如：清玻、银玻）是从外面采购回来的。但是我发现，由于玻璃工艺比较多，各种工艺的价格也不一样，这样每一块玻璃的单价也就都不同。这样就给出纳带来了一些麻烦。因为，对方的司机送来玻璃和玻璃收据，我要在重新把每一块的玻璃单价核算一遍，这样既耽误了我的时间，也耽误了对方的时间。我给领导反映了这件事，领导决定要我找一个更好的办法来节省双方的时间。我来到这家玻璃工厂，在那里看了别的公司下的订单，然后取长补短，把我公司的玻璃订单表修改了一下，把每一种工艺和工艺的价格详细的写在订单表上，下单人员将所需玻璃的工艺写好交到我这里，我再将单价算好后传真给玻璃厂，这样，他们的司机送货和单据过来的时候就节省了很多时间。

2、在探索中创新

在实践中，困难和间题往往是不可避免的。若消极地被动应付，就会无所作为形成阻力；若积极地探索解决问题的新办法，就能有效地促进工作。困难和问题往往都有着

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形成的原因、特定的构成要素和与有关方面的联系和关系。面对困难和问题，从不同的角度，深入、具体、细致、系统地研究原因、要素、内在的本质的联系和与外在环境的关系，探索解决问题的新办法 ，就能在创新思维 中使问题和困难得到解决这样，每解决一个困难和问题 ，就能使工作向前迈进 一大步，使创新思维 得到一次新的发展秘书人员的创 新思维，一是要有开拓进取的热情，安于现状的消沉冷漠者是难以创新的；二是要有争先求效的使命感，对事业漠不关心的人不会致力于创新；三是要有科学务实的态度。不讲科学不务实求真就不能取得创新思维的实效；四是要永不满足地学习在实践和理 论上 不断地吸取新的营养，否则创新就失去了基础；五是要孜孜不倦地钻研。创新思维是要付出艰 苦的脑力劳动的，只有不畏艰辛的人才能取得卓越的创新思维的成果。创新是企业发展的灵魂,也是我们办公室工作的灵魂,如何在办公室工作实践中体现创新意识,办公室的工作千头万绪,只有在日常工作中出新,在工作的落实、协调、督查、调研中创新,才能完成企业任务,才能为单位的发展保驾护航。办公室作为一个管理的中枢部门，承上启下，对公司的内外衔接和正常运转起着重要的作用。为了进一步加强我办公室和各车间的衔接、车间与车间之间的衔接，现决定建立办公室与车间作业指导制度。凡是顾客下的柜台订单，首先由领导签字同意制造，然后办公室文员将领导的生产下达单复印多份，发给每个车间的主管人员。车间主管人员要按质按量按时的完成生产。上一个车间做好柜台后，要及时运到下一个车间，不影响生产进度。此方法果然很有效的提高了公司的生产效率，避免了库存的堆积和材料的浪费。

杰之行耐克特卖店刚开店时生意很好，可在一个月后，其他公司的特卖活动也越来越多，竞争越来越大。耐克店位于长沙步行街中心广场，每天有位卖泡泡果的奶奶在此摆摊，店长是个善良的人，从不驱赶，而是帮泡泡锅奶奶躲避城管并叫店员买她的泡泡果。奶奶儿女不负赡养责任，为还房贷奶奶每天将泡泡果卖完才回家，吃的都是早上出门时的冷饭咸菜。后来店长想出一个两全其美的办法：将奶奶在店门口卖泡泡果的照片发至微博，顿时转发上千并引来了都市频道记者的采访，店长作为发微博的人也在采访之列，同时，杰之行耐克的美誉度也骤增。 3、在合作中创新

创新要合作。创新固然需要有创新的个体的行为，但是现在创新需要合作。马克思讲人是社会的人，生产力是社会生产力。我们今天的创新创造，创造力，个人的作用非常大，但是要合作，特别是当今世界高新技术要全世界合作。这种合作我们非常需要有领衔人物啊，有帅才啊，领导合作。“帅则将将啊”。企业秘书要会协调沟通，最大限度发挥团队优势，群体优势，使创新思维和创造力升华，在合作中升华。恒亮展览柜制作厂将化妆品展柜做完并打包好写好地址。然后用货车送到物流公司。再由物流公司发到客户手里。之前，包装车间将展柜包好后，由发货司机在包装木板上写好客户的地址发

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到物流公司，但是这样就很容易出错，因为有些展柜是分开打包的，一个展柜可能打包成两件或三件。司机在发货时很容易发错或者发漏，这样就给公司造成了不必要的损失。为了避免此类事件再次发生，经过大家的讨论，办公室决定配备一个车间文员，专管发货，根据客户传来的发柜单安排发货，并且由车间文员在包装木箱上写好客户地址，司机只负责安排每个展柜在货车上的摆放位置。这样既减轻了司机的压力，又能准确的将展柜发给各个客户。这样既有分工又有合作，并且能把工作做好。

在合作中创新既能把工作做好，又能增进员工之间的情感。大家相互帮助，相互监督，力求把工作做得更好！创新就是创造一种资源”。现在大多数办公室做的都是常规性的工作，创新似乎是困难的。但是工作的推进，必须要有新举措。面对新形势对办公室工作提出的新要求，如果仍囿于传统的思维方式和工作方式，不思改革，不求创新，各项工作只能在低水平上徘徊，永远不可能有大的发展。因此，办公室的各项工作，无论是办文、办会、办事的各个环节，都要在借鉴和继承过去一切行之有效的办法和措施的同时，面对新形势，研究新问题，探索新思路，总结新经验，大胆改革，锐意创新，不断取得新的突破。办公室工作是拥有广阔发展空间的事业，办公室队伍是极具挑战性和可塑性非常强的非凡群体，让我们共同努力。

三、 结论

秘书工作具有从属性、被动性、事务性、综合性的特点，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里，并且秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。同时，秘书部门需要处理的许多日常事务工作(如处理来往公文，信件，接听电话，接待客户，以及处理某些突发事件等)，往往预先估计不到，只能随机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么问题或者领导叫办什么事就去处理什么事，这一类的工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下，联系左右之责，秘书人员在办文，办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效的为领导提供帮助和服务。

企业秘书的创新思维是非常重要的，巧于处置突发事件的应变能力秘书的创新能力不仅体现在信息工作、辅助决策等业务之中，而且体现在灵活应变、处置突发事件上。突发事件具有偶然性、紧急性、危险性等特征，处理此类事件往往无经验可鉴、无章法可循，所以秘书人员的应变能力就显得十分重要。一个具有应变能力的秘书,无论遇到多么危急的况，都能够沉着面对、随机处理。这实际上是一种更高层次的创新能力。此外,

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还有一种更为积极主动的应变能力,那就是多作不同的假设,及早谋划应对措施，这样才能更好的做好秘书工作，辅助领导，帮领导分忧。

[1]《创新思维训练游戏》（英）爱德华 参考文献

·德博诺 著

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[2]《创新思维》孙洪敏 著

[3]赵朝霞编著《秘书》北京 中国社会保障出版社 2009年

[4]谭一平 李永民编著《秘书基础与实务》北京 清华大学出版社 2007年 [5]蔡超 杨锋编著《现代秘书实务》广州 暨南大学出版社 2006年

六、致谢

此次论文是我组所有成员三年的专业知识学习以及三个多月的实践经验体会所得。

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通过此次论文的写作让我们更加深刻的体会到创新思维对秘书工作的重要性，以及如何进行创新思维途径的选择。能够促进我们在以后的工作中，更深刻的去理解创新思维，并运用到实践中。有助于我们今后的职业发展。

最后特别感谢我们的指导老师龙国莲老师，感谢她对我们论文选题，框架的构成以及论文内容的指导。希望龙国莲老师对我们的论文提出更多的宝贵的意见。谢谢！

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