会议服务实训

会务服务

（一）实训目标

通过实训，了解会议中秘书人员的服务内容，掌握会场内外的服务技巧， 学会协助领导掌握会议信息， 对会议实施有效指挥和控制， 培养会务服务的能力。

（二）知识点

1、会议签到的方式有簿式签到、证卡签到、电子签到、秘书代签、座次表 签到

等。

2、会议分发文件必须及时。分发时要注意准确性、保密性以及登记手续完 整无

误。

3、会议期间应本着 “ 准确、及时、全面、适用 ”的原则，随时收集有价值 的信

息供领导参考或会议交流。

4、及时准备好会议期间所需的物品，如笔、墨、纸张等。

（三）实训内容

1、会前签到、引导就座服务工作。

2、会议期间分发文件、维持会场秩序、处理临时交办事项、做好会议记录 工作。

（四）实训项目

拟设职业情景，完成

1、模拟演示做好会议开始前的签到工作。 2、模拟演示会间奉送茶水。 3、模拟演示会议记录。

4、模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电。

5、针对会议出现下列情况，模拟演示协助会议召集人控制会议进程：

(1) 与会者偏离议程；

(2) 会议决定片面； (3) 与会者沉默，没有气氛；

(4) 会议决定与现行或规定相抵触。

职业情景

滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业，公司经济 实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精 及添加剂，兼营日用百货、针纺织品、文化用品、 ‘五金、交电等。公司营销方 式以调拨、批发为主，辅以零售、代购、代 销，薄利多销为该公司的一大特 色。

该公司目前已与国内 150 多家厂商建立了直接的业务关系，以互惠互利为 合作之本， 各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息， 在管理和经营上都获益匪 浅，也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖，相互合作更加紧密。

适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业，为进 一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会， 邀请年供货 1000万元以上的 30 家企业老总莅临滨江市共谋发展， 同时为滨江市 商业大厦商场开业剪彩。剪彩后， 30 家厂商的老总还将举行购物签名活动。

在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳谈会议在友好、热情 的气氛中开始。

由于大家相互间都很熟悉，又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一 段时间大家都在相互问好， 谈论对近期国家大事的看法。 期间还有很多传接电话。 作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，但她不知道怎样说。

事后，公司老总批评了办公室主任夏雨，认为本次会议没有达到预期的效 果。 (五) 实训条件

1、实训可选择一间模拟会议室进行。

2、实训应具有一定数量的办公设备和一部电话机

六）实训方式与手段

实训拟分组进行，每小组 6—8 人。小组中的每个成员均需扮演一次秘书， 负责会务服务，其余学生轮流扮演总经理及会议代表。

（七）实训要求与标准

模拟演示要按照真实会场的场景进行，每个学生扮演秘书能较好地进行会 场内外服务工作。 （八）实训考核

对每组完成的项目由学生互评，最后综合评定成绩。