医院科研档案管理的现状和几点建议

作者：姜瑞博

来源：《中国卫生产业》 2013年第32期

姜瑞博

哈励逊国际和平医院，河北衡水?053000

[摘要]?我国社会经济的蓬勃发展为医疗卫生事业的发展提供了广阔的空间。档案作为一种历史凭证具有很好的参考价值，尤其对于医院来说，对科研资料的保存可以作为日后工作的一种重要参考。现如今，医院科研档案的管理工作已成为医院管理工作的重要一部分，对提高医院的工作效率有着重要的作用。但是很多医院在科研档案管理方面还存在一些疏漏，本文将研究医院科研档案管理现状并提出几点有利建议。

[关键词]?档案管理；医院；管理制度；管理人员

[中图分类号]?R197.322 [文献标识码]?A [文章编号]?1672-56(2013)11(b)-0152-02

医院日常工作除了救死扶伤，还包括医学科研、医学教学、药品管理以及其他的社会公益活动等，在这些日常工作中形成的文字、图片、声音视频等资料就形成了医院科研档案。医院科研档案的管理对医院的工作计划和总结具有良好的指导作用。当前，医疗改革日益深化，医院管理工作面临新的机遇和挑战，那么新形势下的医院档案管理工作该如何发展才能更好地为医疗服务，是当前亟待解决的问题。

1 医院科研档案管理的现状

1.1 档案管理的内容不够详实

首先，现在很多医院对档案的管理做不到分类清楚、查找便利。档案的保存是为了以后更好的利用，若不能按照档案的重要性、性质等进行分类处理，而只是混乱的保存，档案也就失去了它应有的价值。其次，有些医院档案管理随意性太强，只做表面工作，不能做到资料详尽完整。有时候为了应付上级检查，甚至出现临时抱佛脚东拼西凑的现象，试问这样的档案资料怎么有利于日后更好的帮助患者。

1.2 缺乏长效的档案管理机制

医院的首要职责是救死扶伤，所以长久以来卫生部等相关部门所指定的医院管理制度也都是有关医院工作人员的职责、奖惩范围等，对于医院科研档案的管理缺少明确的参考制度、监督机构等，也很少有医院会把档案管理纳入日常管理考核中。另外，在医院常规的发展计划中，一般对部门结构、人员配备、设备更替等都会有详尽的规划，但是却常常忽略对档案管理的规划，这些都从根本上导致医院档案管理不受重视。

1.3 缺乏专业的档案管理人员

很多医院对档案管理的重要性不够明确，以为档案管理就是简单的档案保存，所以对档案管理人员的素质相对要求不高。甚至有些私立医院会选择医生的家属来负责档案管理工作。这些人往往知识面狭窄、外语水平不高，缺乏档案管理的专业知识和技能，这些都将阻碍医院正常档案事业的发展。

1.4 档案管理手段落后

科技的发展改变世界发展的轨迹，也带动事物前进的步伐，档案管理工作亦是如此。随着科学技术的进步，网络技术也已经逐步渗透医院工作的各个领域，但是现在有些医院，对档案管理工作还停留在手工收集、手工检索的阶段。这样不仅浪费时间、浪费人力，而且不利于档案的收集、利用和开发。

1.5 档案利用率低

档案管理工作的目的是为了更好的利用档案资料，所以提高档案利用率也是档案管理工作的重要内容。但是目前在很多医院，档案管理过分的强调档案的保密性，规定只有领导阶层或者特殊科室才有权查阅，普通员工若要查阅档案，需要经过层层审批，这样就造成了普通员工因为程序繁琐而放弃查阅的现象，档案利用率被极大地削弱了。

2 对医院科研档案管理工作的几点建议

2.1 提高档案管理人员的素质

对于医院来讲，科研档案资源是一种潜在的生产力, 档案的规范化管理, 对于医院的正确决策、医疗技术和经济效益的提高, 促进医院的发展有着特殊作用。档案的规范化管理, 能从根本上为医院现代化管理打下扎实基础。所以对档案管理人员的选择要遵循严格的聘用制度，在人才库中选择专业档案管理出身的人员进行考核筛选。对通过考核的员工要根据医院的本身状况进行专业培训，不定期的组织进修学习，推动医院档案管理水平的进步。其次，医院领导要加强对档案管理人员的档案意识的培养，使他们从思想上重视档案管理工作，认识到档案的收集、整理和保管是他们义不容辞的责任。

2.2 健全档案管理制度

无规矩不成方圆，档案管理工作也需要严格的制度来约束。制度的制定要符合医院的实际情况和实际需要，根据国家《档案法》的相关规定明确档案人员职责、档案资料的管理、借阅、保密制度等各项内容。另外，医院应该明确对档案人员的奖惩制度，并且通过不断的强化宣传确保制度执行的有效性。只有相关制度的保障下，医院的档案管理工作才能逐步朝着规范化、标准化的轨迹不断前进。

2.3 明确档案归档范围

以往，很多档案人员表示档案归档范围不明确，以至于他们无法根据档案的重要性进行筛选和分类保存。因此，在实际的归档工作中，明确归档范围很重要。档案人员对档案进行收集，然后根据归档范围进行档案筛选，对不齐全的档案进行重新收集，对不符合归档要求的文件要进行修改或指导相关负责科室自行修改，以此保证归档材料的规范。

2.4 优化档案管理手段

伴随着科学技术的发展，信息化管理手段逐渐应用到各个领域。医院承担着医、教、研等多重任务，由于其功能的特殊性, 使得其具有深厚的文化底蕴，成为高学历、高科技人才的聚集地，也理所当然地最先受到现代信息波的冲击。以前的档案管理工作都是人工收集、整理、分类。想要搜集某个材料，都要手工查找很久，这样就造成了人工和时间上的双重浪费。信息化管理手段正是化解了这些矛盾，提高了档案管理工作的效率和水平。医院可根据自己的实际需要，配备计算机检索系统，并通过照相机、扫描仪等辅助设备，改变传统的手工操作、信息

储存量少、检索慢的状况，提高效率。硬件设施齐全的医院，还可以将档案目录在局域网分享，加强各科室或分院之间的沟通合作。总之，在新的历史条件下医院档案管理工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，从而推动医院各项事业的发展。

2.5 拓展档案服务领域,提高档案利用率

档案管理工作最重要的价值是对档案的利用，所以新时期档案工作者应该改变传统的工作模式，从思想上改变以前“重管理轻利用”的思维模式。对于档案的保密性，档案工作者需要根据《档案法》相关规定来分级处理，确实涉及到医院或的要严格保密。而对于一般的档案资料，管理人员应该深入基层了解临床医护工作者的需要，并利用以往的档案资料帮助临床医疗事业。其次，医院档案室也可以根据实际需要开展一些宣传活动。例如根据档案资料整理医院的发展历程，医学教授的先进事迹、研究成果等，来积极的宣传并组织员工学习。档案工作必须不断的拓展服务领域，才能更角度多层次地为整个社会提供档案信息，推动医院全面、协调、可持续发展。

综上所述，医院的档案资料作为医院管理的重要组成部分，对医院的整体规划和日常工作都起着重要的作用。随着医疗改革的深入，要适应现代化医院建设的需要，加强医院档案的管理变得尤为重要。所以，医院应该积极的对档案管理工作进行优化和改革，落实有效措施，确保档案管理工作顺利进行，为医院以后的发展提供完整可靠的参考保障。

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（收稿日期：2013-09-01）