Ｖａｌｕｅ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ ・２０５・ 办公自动化中的计算机技术应用探讨与研究 Ｄｉｓｃｕｓｓｉｏｎ ａｎｄ Ｓｔｕｄｙ ｏｎ ｔｈｅ Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ ｏｆ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ ｈｉ Ｏｆｉｃｅ Ａｕｔｏｍａｔｉｏｎ ｆ夏春梅ＸＩＡ Ｃｈｕｎ—ｍｅｉ （保山学院，保山６７８０００） （Ｂａｏｓｈａｎ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ，Ｂａｏｓｈａｎ ６７８０００，Ｃｈｉｎａ） 摘要：计算机技术的应用在各个领域为信息的交流带来革命性的变化。本文从办公自动化概况入手，探讨办公自动化中的计算 机技术应用，并进一步分析其实际意义，以期对这个问题进行有益思考。 Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ ｏｆ ｃｏｍｐｕｔｅｒ ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ ｂｒｉｎｇｓ ｒｅｖｏｌｕｔｉｏｎａｒｙ ｃｈａｎｇｅ ｆｏｒ ｔｈｅ ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ ｏｆ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ｉｎ ａｌｌ ｆｉｅｌｄｓ．Ｆｒｏｍ ｔｈｅ ｇｅｎｅｒａｌ ｓｉｔｕａｔｉｏｎ ｏｆ ｏｆｆｉｃｅ ａｕｔｏｍａｔｉｏｎ，ｔｈｉｓ ｐａｐｅｒ ｄｉｓｃｕｓｓｅｓ ｔｈｅ ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ ｏｆ ｃｏｍｐｕｔｅｒ ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ ｉｎ ｏｆｉｆｃｅ ａｕｔｏｍａｔｉｏｎ ａｎｄ ｆｕｒｔｈｅｒ ａｎａｌｙｚｅｓ ｔｈｅ ｐｒａｃｔｉｃａｌ ｓｉｇｎｉｉｆｃａｎｃｅ ｔｏ ｔｈｉｎｋ ｔｈｉｓ ｐｒｏｂｌｅｍ ｗｉｔｈ ｈｅｌｐｆｕｌ ｓｉｇｎｉｆｉｃａｎｃｅ． 关键词：办公自动化；计算机技术；计算应用技术 Ｋｅｙ聃ｏｒｄｓ：ｏｆｉｆｃｅ ａｕｔｏｍａｔｉｏｎ；ｃｏｍｐｕｔｅｒ ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ；ｃｏｍｐｕｔｅｒ ａｐｐｌｉｅｄ ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ 中图分类号：ＴＰ３１７．１ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００６—４３１１（２０１４）３６—０２０５—０２ ０引言 视频等多种形式的信息集中在一起，以某一办公要求为目 以往的办公系统中，对于数据的处理工作总是存在很 标，形成基本上人机一体的、综合性的办公系统。通过这种 多弊端，巨大的信息量和复杂的结构，使得办公系统对其 自动化的办公方式，可以提升工作效率，取得最佳的工作 处理比较模糊，比较困难。办公自动化正是基于这个问题 效果。下面我们就这～系统中最重要的一部分——计算机 提出的，借助先进的计算机技术和办公设备，办公人员通 过操作这些设备，运用这些办公技术，将音频、图像、文字、 技术的应用来进行探讨，分析具体的应用意义。 １概述 作者简介：夏春梅（１９７９一），女，云南保山人，教师，讲师，研究方 信息技术的时代不同于以往任何时代，科技技术的进 向为计算机教育、专业英语。 步对现有的办公模式和办公理念提出了全新的挑战，提出 以对灾区进行宏观的监测，我国出现洪灾以后，由于无法 的广泛应用，其应用的能力与层次也越来越深，由最初的 对受灾面积等进行测量，因此可以通过遥感技术对受灾地 查询、检索、空间显示转变为分析、决策、模拟甚至预测，其 区的情况进行及时的测量反馈，并且对受灾面积、洪水持 在防汛抗旱减灾、水资源管理、水环境和水土保持等方面 续时间等预测出具体的灾情简报和图像，以便给决策部门 都得到广泛应用。 提供有利的决策依据。随着信息技术的发展，遥感技术在 ２．４卫星定位技术卫星定位系统实际上是在空间技 水利信息管理中的应用发展趋势呈现出：一是集成化。水 术、计算机技术等基￣ｔｌ：ｋ发展而来的一种技术，它的作用 利信息化要求对遥感获知的数据进行集合，而且还要与其 就是准确定位。卫星定位技术在水利信息管理中的应用主 它技术系统进行结合，实现遥感技术与外部系统的对接； 要是在一些抗洪抢险、防洪决策等工作当中，需要对险情 二是数字模型化。通过遥感获知的数据被水利工作者采 的位置进行准确的定位，在这一工作当中卫星定位系统发 用，并且可以根据遥感技术制作的图像进行分析，但是基 挥了重要作用。我国从１９９８年抗洪抢险开始，就在水利行 于水利－ｒ作的要求，必须要对遥感系统进行专业的模型分 业当中在地理信息系统的基础上配合使用卫星定位系统， 析，以便为决策者提供辅助决策；三是标准化。要对遥感技 取得了不错的效果，一些险情得到及时地发现与排除，避 术的使用进行统一的标准要求，实现对数据收集、数据分 免了灾害的继续扩大。而现在很多地方在防洪工作当中将 析、数据！芝换等科学预测。 ＧＰＳ定位系统与ＲＳ影像、ＧＩＳ平台等有效连接，实现了灾 ２．３ Ｉ Ｓ技术的应用综合分析，ＧＩＳ在水利信息管理 区与灾情的准确定位。通过将ＧＰＳ与网络技术结合起来， 中已经应用了十几年了，它对实现水利信息的自动化发挥 能够提高对各类灾害的应急反应速度，使险情能够在最短 了重要的作用，其具体体现在：一是基础地理信息管理。 的时间内排除。 ＧＩＳ技术的最大功能优势是能够反映地理的坐标，这对于 ３结束语 确定我国水利信息的准确位置具有重要的作用，可以反映 总之随着我国现代电子技术的不断发展，其必将推动 水利资源所处的地形地貌等信息；二是水利专题信息展 我国的水利信息化管理工作的快速发展，通过现代电子信息 示。在该平台上可以将水库、水闸、测站等水利工程信息展 技术与水利信息管理工作的融合，有效的促进了我国水利信 示出来； 三是统计分析功能运用。ＧＩＳ技术能够对复杂的 息管理与服务水平，实现了水利信息管理工作的电子化。 水利信息进行准确的计算，比如可以综合水情预报、受灾 参考文献： 面积以及人口财产等对防洪由粗略估算实现定量分析；四 Ⅲ杨素悦．数据库技术在水利信息化中的应用——以北江水 利信息数据库建设为例ｆＪ］．安徽农业科学，２０１１（３９）． 是系统集成功能。常用的ＧＩＳ集成主要有相关功能模块和 ｆ２１迟燕．遥感技术在农田水利资源中的应用［Ｊ］．软件导刊 相关专业模型的集成。集成功能模块包括信息服务、数据 ２０１２（０５）． 库、图形库等功能模块；集成专业模型包括气象预报、水文 【３】朱程，戚晓明．物联网技术在水利信息化中的应用研究［Ｊ］． 预报、水库调度等模型。总之随着ＧＩＳ在水利信息管理中 赤峰学院学报（自然科学版），２０１３（０８）． 价值工程 办公实现数字化、无纸化的发展要求。其中，局域网的建立 按照不同的权限进行保存和分类，分类的档案还可以设置 一个职员进入新 是关键的一环，为数字化和无纸化办公提供了基本的技术 不同的查询权限和查询密码。举例来讲，条件。更具体一点来讲，所谓的局域网中代表性的是内部 的公司以后，公司会对其设置一个专门的用户身份，职员 网，这种网络在办公系统中最为常用，可以实现各种文件、 可以自己设置这个身份的查询权限，这个权限只有自己可 通知和联络的即时有效，同时又能做到安全准确。内部网 以查询，不仅可以及时浏览单位的系统文件和通知，也可 的操作是采取一种统一的方式，通过中央网络向各个办公 部门发布信息的。当然，内部网只是办公自动化的一个组 成部分，但其运行方式代表着计算机技术在自动化办公中 的应用概况，即统一、高效、安全、便捷。 ２计算机技术应用于办公自动化的意义 以为自己的工作情况和各种福利进行记录。 ３．３建立公开的信息发布平台机关和企业内部需要 有自己的信息发布和交流场所，在计算机技术应用的时代， 这个场所不再是纸质的、只是在办公室内的，而是可以通过 电子公告、电子刊物、电子事项等各种形式进行信息的发 ２．１提高工作效率运用局域网和各种办公软件，不 布，使得各种事项可以在公司内得到最快速的发布，最准确 仅可以有效地提高个人的办公效率，更加重要的是，个人 的传达。公司职员可以在这个平台上得到最新的企业信息， 与个人之间，群体与群体之间，通过这种协同办公的方式， 企业信息也可以得到最快速广泛的传达。这个平台是公开 运用计算机技术，对工作信息进行及时的接受和处理，并 的，是共享的，因此，员工可以及时地了解到公司的实时动 实现高效的合作机制，最大限度地提高了工作效率。 态，不仅如此，外界也可以通过这个平台了解到公司的发展 ２．２节约办公成本计算机技术的应用，实现了数字 情况、公开信息、企业形象以及重要的招聘信息等等。这个 化、无纸化办公模式，这种模式使得办公成本大大降低，节 平台不仅仅是公司上层发布信息的渠道，更是企业职员表 约了大量的纸张、墨盒、耗材等办公用品，减少了采购的费 达自己的意见、提出自己的要求的平台，员工可以在内部设 用，把办公浪费降低到最小，更加有利于各种设备资源的 置电子邮件，与外部乃至与Ｉｎｔｅｍｅｔ的信息进行交流。 共享和维护。 ３．４提高内部的协作通过计算机技术的应用，企业 ２．３加强内部交流和外部联系在数字化办公之前，大 的内部资源会得到最大的利用，工作的灵活性和适应性也 部分的工作环境都会受到工作场所和工作内容的限制，内 将有很大的提高。在各个企业和机关单位中，都会存在着 部交流和外部交流都需要走正规的流程，耗费时间，又不能 大量的流程化作业，这些作业包括有公文的编辑、收发各 达到及时交流的目的。在实现了办公自动化后，这种内部和 种办公文件、进行各种工作审批等等。这些工作是必要的， 外部的交流变得更加方便，在工作范围之内，办公人员可以 同时也是耗时的。通过无纸化办公，企业可以实现工作流 灵活地掌握，可以更加直观地进行业务交流和学习。 程自动化，使得企业内部达到最佳的协作，节约办公时间。 ２．４便于决策指挥计算机技术的应用，使得原本容 减少了人为差错和延误，提高劳动生产率。除了上述工作 易滞后的决策指挥步骤变得更加高效，提高了工作的质 外，其应用在企业的工作中还包括有非常多的日常管理日 量。上级领导在进行工作的决策和指挥室时，可以快速核 程，例如用餐管理、会议管理、车辆管理、物品管理等。这些 查、跟踪进度、获得反馈等，是一种实时的管理模式，是科 管理工作的协作程度在很大程度上会影响到整介企业的 学的，是现代的，也是规范的。 运作，通过计算机技术，将这些基础性的工作安排好，是管 ３计算机技术在办公自动化中的具体应用 理工作的重中之重。 ３．１硬件设备和软件资源现代化办公的主要业务有 ３．５其他方面的应用①在人事管理工作中，尤其是 文字编辑、信息处理、信息传输和信息检索等，这些业务通 劳资人事管理中，可以通过计算机技术，将员工资料与考 过计算机技术的发展，都向着越来越快捷和高效的方向发 勤制度，以及工资管理和人事管理相结合，最大限度地提 展。当然，要实现这些办公的自动化，首先要有的就是计算 高工作效率，把管理费用降到最低。②不管是企业还是机 机这个硬件设备，也是核心的设备，其运行功能、运行条件、 关单位，都不可避免地需要召开大量的工作会议，这些会 运行系统等，都会对办公自动化的实现带来很大的影响。而 议不管是大型的，还是小型的，都需要进行大量的事前准 软件则是应用于计算机中的各种办公程序，这些程序在计 备工作和事后总结报告工作。这些工作在实现了办公自动 算机的运行、管理、维护过程中都是至关重要的，具体来讲， 化后，将会轻松许多。会前可以先向员工发送会议资料，安 主要的办公软件有以下几个方面：①基础的电子通信设备： 排会议的参加人员、时间、场地和内容等，并以电子邮件或 局域网，电话等；②信息输出设备：扫描仪，复印机，传真机 打印会议单的方式发放会议函等。会后，可以对会议的具体 等ｉ③系统维护、处理、办公软件：操作系统，语言翻译程序； 内容进行记录和整理，并发送给与会人员。甚至可以采取视 ④系统支持软件：数据库管理系统；⑤文字处理系统、图形 频会议，网络会议等方式，改变传统的会议形式，真正做到 处理系统软件：微软公司开发的办公自动化软件等；⑥专用 自动化办公。③作为最基本的邮件传送功能，为员工和企业 型的办公软件：财务管理系统，设备管理系统等。 提供材料收发的平台。上面几个方面就是计算机技术在自 ３．２文档管理的自动化计算机技术的应用，使得文 动化办公中的具体应用，它的运用可以高效能、大容量地收 档的管理，包括文件的送阅和批复都可以在计算机上、局 集和处理存储大量的信息，在提高工作效率的同时，也保证 域网上完成。具体来讲，这些工作流程是可以由办公人员 了最佳的工作效率，使得现代办公更加快速高效。 自己定义，自行操作的，在办公过程中对文档形成的浏览 参考文献： 痕迹、批复痕迹、修改意见等都可以得到详细的收集和保 ［１】柴宝芹．计算机技术在办公自动化中的应用『Ｊ１．东方企业文 留。当办公人员拿到了一份文件，可以先进行计算机上的 化，２０１２（２０）． 【２】魏宏玲．办公自动化中的计算机技术应用【Ｊ１＿赤峰学院学报 录入和保留，并进行相应的登记，然后再发送给公文拟办 （自然科学版），２０１２（２）． 人，经过一系列的办公流程后，原始的文件将会形成电子 【３】林龙德．计算机技术在办公自动化中的应用与研究［Ｊ１．科技 的信息资源，进行文档的归档。归档为电子版的文件可以 风，２０１２（０９）．