秘书学

21、秘书在授权谈判时要如何把握自身的双重角色？

答：在授权谈判中，秘书既是本次谈判的组织者，负责人，又是领导授权授意的体现者，执

行者，所以，秘书在本次谈判过程中，不仅要组织好整个谈判的全过程，又要不断地，深入地领会领导意图，使自己的思维和行动紧紧围绕着领导的活动需要来进行。这种双重角色，要求秘书在谈判过程中要树立两种意识：①辅助意识，要认识到自己始终是一名秘书，是领导的参谋助手，是为领导活动服务的；②创造意识，既要在充分领会领导意图的基础上，勇于进取，大胆创新，敢于负责，在谈判中发挥积极性和创造性。 22、信访工作的任务是什么?

答：⑴受理本地区、本系统和上级领导机关交办的来信来访问题；

⑵定期综合研究人民群众来信来访中反映的重要情况和问题，及时向有关的领导部门和负责人反映，并以此作为决策的依据，并提出解决问题的意见和建议；

⑶按照分级负责，归口办理的原则，向有关地区、单位和部门交办来信来访的问题，并负责督促检查。对下级的处理信访问题的结案报告进行审查。

⑷协助党政领导机关检查本地区，本系统的信访工作，及时发现和解决问题，并组织经验交流，进行业务指导，推动信访工作的开展。

23、受理信访工作的原则有哪些？ 答：a、调查研究、实事求是的原则；

b、按、法规办事的原则； c、思想疏导的原则；

d、分级负责，归口办理的原则； e、及时、就地依法解决问题的原则。 24、根据《信访条例》，信访工作有哪些基本程序？

答：⑴信访——信访人的信访事项应当依法向有权做出处理的有关行政机关提出；

⑵受理——各级行政机关在其职权范围内，受理信访人提出的信访事项；

⑶办理——各级行政机关根据职责权限和信访事项性质，按照一定的方式办理。 25、接待活动的要素有哪些？ 答：⑴来访者，这是接待的对象。（来访者可能是一个人、一个代表团，一个工作组等）

⑵接待者，这是接待的主体。包括秘书人员，有关领导和其他参与接待的工作人员。 ⑶来访意图，这是来访者期望到达的目的。

⑷接待方式，这是根据来访者情况而确定的接待规格、程序、方法等。 26、简述秘书人员在接待上级领导机关来人的办法。 答：⑴根据领导的指示，秘书人员可以参与接待工作；

⑵在本单位领导不在而上级领导又要求秘书介绍情况或答复询问时，秘书人员一定要端

正态度，认真对待，一丝不苟；

⑶对于上级机关一般工作人员来访，秘书人员也要一视同仁，热情对待。 27、交谈礼仪要求有哪些？

答：态度要真诚，表情要自然，语调要适中，体态要得当，工作要认真。 28、值班工作制度有哪些？ 答：⑴岗位责任制度

⑵请示报告制度 ⑶交制度 ⑷保密制度

29打电话原则有哪些？

答：⑴清楚 ⑵简短 ⑶礼貌 ⑷保密

30、印章的重要性及秘书对印章的管理。

答：⑴印章体现了一个单位的正式署名和法定地位，是组织对外行和使职权的重要凭证。做

好印章的管理工作有着重要的意义； ⑵属于秘书部门管理的印章一般有两种：

一种是单位的公章——自单位成立之日起，由上级机关颁发的机构全称公章； 一种是单位领导人因工作需要而刻制的个人签名章或图章。 31、秘书部门应如何安排上级领导者来本单位的视察活动？

答：⑴在接到上级领导者来本单位视察的通知后，秘书机构一定要弄清楚领导者的姓名、职

务、随行人员的情况、到达本单位时间、视察内容、停留时间等基本情况，及时报告本单位领导。

⑵领导一般要召开有关部门参加的接待协调会，研究确定领导者视察的项目、时间，负

责单位和人员等具体事宜。在此基础上，由秘书机构综合协调，制定领导者视察活动的安排表，印发给有关单位和人员，严格按照计划组织实施，不得发生半点差错。 32、秘书对领导者的商务旅行应做好哪些工作？ 答：⑴确定旅行的日程和任务 ⑵拟定旅行计划 ⑶订票

⑷准备旅行物品

33、党政秘书的工作特点有哪些？

答：1、政务性；2、综合性；3、从属性。 34、党政秘书为什么必须政治可靠？

答：所谓政治可靠，是指党政秘书人员必须同党和保持一致。要做到几个必须： ⑴必须政治上可靠，和党保持一致，要特别加强党性锻炼，要讲政治；

⑵必须进一步解决好世界观，人生观，价值观等问题，保持政治思想的纯洁性，强化党和人民的利益高于一切的观念，密切联系群众，全心全意为人民服务；

⑶必须以高度的政治责任心和使命感，增强宏观意识，强化大局观念，站在全局的角度考虑和处理问题，一切以有利于全局工作为标准。

只有这样，才能使秘书工作始终保持坚定正确的政治方向，在任何时候都经得起考验。 35、涉外秘书工作有哪些特点？ 答：1、性，

2、商务型， 3、单一性， 4、双语性， 5、女性化

36、涉外秘书的文化修养包括哪些内容？ 答：⑴了解中外思维方式、价值观的差异；

⑵了解中外风俗礼仪的不同； ⑶掌握中外文化知识。 37、概括私人秘书的特点？ 答：a、选择的双向性；

b、工作的技能型； c、职能的综合性； d、关系的雇佣性。

38、简述私人秘书的素质要求 答：

⑴道德方面。忠于职守，洁身自律，立心要正，为人要诚，尽心、尽言、尽力，成为顾主事业的有效辅佐者。

⑵作风方面。工作中既要沉稳，又不迟钝；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厉

风行、干净利落，又要庄重稳妥、严谨细致，做到张弛有致，缓急适中。私人秘书还要具有谦虚、豁达、宽容、合作的作风和修养，还必须磨练勤奋、坚韧和灵活应变的工作作风。 ⑶知识方面。私人秘书工作范围广，内容多，因而要求私人秘书的知识面要宽，要有“通

才”的特质。

⑷能力方面。私人秘书必须具备较强的运用知识、解决问题的能力以及较强的适应能力、表达能力、沟通能力、办事能力；

⑸技能方面。私人秘书要掌握各种办公设备的技能，有些顾主还会要求掌握驾驶技能。 39、求职准备包括哪些内容？

答：⑴心理准备——树立求职意识，强化竞争意识；

⑵实力准备——建立合理的知识结构，培养广泛的适应能力；

⑶信息准备——研究招聘广告、由亲朋好友提供的信息、利用人才交流市场等。 40、企业秘书应重点发现和处理的信息有哪些？ 答：⑴性信息； ⑵科技性信息；

⑶经验型信息； ⑷市场营销信息。

41、沟通信息的作用有哪些？

答：a、先导作用b、枢纽作用c、协调作用

42、秘书的文书写作活动总体上看，有何重要特征？

答：受文书撰写辅助性的制约，秘书的文书写作活动总体上看有以下重要特征： ⑴撰写动机的受命性； ⑵脑力劳动的群体性； ⑶思维形式的抽象性； ⑷表达方式的兼容性； ⑸成文过程的程序性。

43、管理者与被管理者关系的历史演变对秘书工作的影响。 答：⑴管理者对被管理者的倚重程度影响秘书对民众的态度；

⑵被管理者对管理者的拥戴程度的演变影响群众对秘书工作的支持和认可； ⑶管理者与被管理者相互制约的程度影响秘书的民本意识； ⑷管理者与被管理者一体化程度影响秘书工作的价值选择。 44、秘书如何发挥劝谏作用？ 答：秘书要将组织管理实践中的有关要素主动地、全面的做动态分析，从全局和发展的角度，提出有价值的参谋建议。在劝谏时，一是要选择和把握好时机，及时准确的抓住关键点进行劝谏；二是提出劝谏时，要注意场合；三是避免可能出现的误区，切忌出“歪点子”。 45、简述会务工作的原则及任务。

答：原则：1、要强调与领导者的主辅配合；2、要强调周密安排，有序运作；3、要强调热

情服务，提高效益4、要强调涉密会议的安全、保密5、在操办会议事务中要注意发挥参谋建议和拾遗补阙的作用；6、注重规范性与灵活性的结合。

会务工作的任务：会前筹备、会议接待、组织联络、会场管理、会议文件工作、会议保密、

会议后勤服务、会间事物、会后工作（8会1组）

46、领导需要怎样的秘书？

答：1、领导需要忠于职守、安于本分的秘书；

2、领导需要敏于观察、勤于思考的秘书； 3、领导需要提供信息、敢说真话的秘书； 4、领导需要任劳任怨、能够分忧代劳的秘书； 5、领导需要能够联系群众、善于协调的秘书。 47、如何理解秘书授权理事？

答：秘书授权理事，指的是领导者根据工作的需要，将自己权限范围内的事，授权秘书代表

自己去处理，秘书根据领导的意图和委授的权利及要求，代表领导去处理交办的事情。 要注意：⑴要准确理解领导的授权意图；⑵要分析客观环境要素和完成任务的各种条件； ⑶要明确授权理事的双重角色；⑷要和领导者保持密切沟通；⑸要争取其他方面的配合

与合作。

48、秘书为领导班子服务中应把握好哪些关系？ 答：⑴为主要领导人服务与为领导班子服务的关系；

⑵为中心服务工作与为日常服务工作的关系； ⑶处理好多头指示，避免酿成矛盾； ⑷对口请示，避免交叉请示； ⑸逐级请示，避免越级请示； ⑹加强沟通，避免产生误会； ⑺筛选信息，避免说是道非。