建筑工程合同治理流程

合同治理流程

编制 审核 批准

日期 日期 日期

修订记录

日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人

1 流程图示

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2 流程目的

健全公司合同治理标准，标准公司合同治理程序，操纵公司经营风险，提高合同审批效率。

3 适用范围

适用于公司项目开发涉及的经济技术合同（不包括银行贷款合同、其他融资合同、衡宇销售合同、商业租赁合同、人事合一样）的治理工作。

4 流程责任人

经营部负责人。

5 术语和概念

5.1 合同经办部门：是合同起草、报审、签定的主责部门。 1） 工程类合同——工程部/经营部 2） 设计类合同——总工室/经营部 3） 营销类合同——经营部 4） 商业类合同——经营部

5.2 合同执行部门：是合同具体实施的执行部门，通常与合同经办部门相同，工程战略采

购类合同除外。

6 工作程序

6.1 合同标准文本的编制

1） 依照合约计划，经营部负责编制各类合同标准模板，经营部组织各经办部门核实职责

范围内的合同标准文本。合同经办部门拟制完成后填写《宣城市大唐万安置业合同评审会签表》，交审计部、法务部和财务部会签，分管副总审核，执行董事审批，总领导审批。

2） 经办部门依照审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订，修订完成的合同标准文

本由相应部门分管副总裁审批。

3） 批准后的合同标准文本由经营部保留正本并发布利用。

4） 依照合同履行情形、法规调整、案例分析等结论，应持续及时修改合同标准

文本，合同标准文本修改同编制程序。 6.2 合同拟定及签署 1） 合同拟定及洽谈

a) 同除即时结清者外，应当采纳书面形式。

b) 合同的起草工作应争取由我方或以我方为主承担。合同经办部门拟定合同文本（包

括电子版），已制订并实施合同标准文本的，应采纳标准文本。采纳合同标准文本的，经两边协商，可对标准条款进行修改，也可增加补充条款。

c) 有关部门有强制性规定，可采纳有关部门要求的合同文本。

d) 公司尚未制定或不宜采纳合同标准文本的业务，应参照以往相类似的合同标准文本

或合同示范文本另行拟定合同。

e) 合同所有条款都必需具体、明确、完整，用词准确，责任清楚，不能含糊不清、模

棱两可。手写部份字体要工整、认真，不得随意涂改。 f)

当通过招投标或其它合法途径确信合同谈判单位后，合同经办部门应在谈判前对合同谈判对象的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品/效劳质量、价钱等背景资料进行了解和调查。对方委托代理人签定合同的，经办人必需要求对方代理人出具有对方式定代表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核。

g) 重大的或涉外的合同谈判，应由法务人员和经济、技术等专业人员参加。重大合同

是指：（1）法律关系复杂的合同，或（2）其签定和履行将对公司的生产经营活动产生重要阻碍的合同；或（3）公司对外签定的标的额在500万元以上的合同。 h) 合同经办部门在合同洽谈前，需就以下谈判预备事项进行安排：

① 确信谈判的目标； ② 确信必要时可作出的妥协；

③ 确信我方及对方的实际需求（或目标）和强制（或约束）条件； ④ 预备初步的谈判日程及谈判内容的前后顺序； ⑤ 确信谈判的人选、分工和谈判的原那么等。

2） 合同审批

a) 与合作方洽谈一致后，合同经办部门依照《合同会签表》的要求，将起草好的合同

别离报相关部门审核，各审核人应在各自的职权范围内对合同提出书面，经办人员依照修改意见整理出最终的合同文本，各审核部门依照最终的合同文本在《合同会签表》上签署意见；

b) 审核部门可依照需要，要求合同经办部门提供与合同有关的补充证明材料，承办人

应予以配合。如审核部门对合同要紧内容提出修改意见，合同经办部门需从头组织与供方的洽商，必要时各意见提出部门均应参加洽商，两边取得一致后再对合同文本进行修改。

c) 非商业类合同审核审批程序为（待定）：

城市/项目公司 合同审批 成本采购部 营销部 工程部/项目部 财务部 分管总经副 经理 设计管理部 工程管理部 集团总部 采购成本财务管理管理部 中心 中心 营销部 人力行政部 发起部门分管副总裁 总裁 ·工程类（包括监理/施工/材料设备/基础配套供应商） ◎500万以上 2 1 ○ 3 4 ○ ○ ○ ○ ○ 5 6-工程 √ ◎30-500万 ◎30万以下 ·设计类 ◎100万以上 ◎20-100万 ◎20万以下 ·营销类 ◎100万以上 ◎5-100万 ◎5万以下 2 2 1 1 ○ ○ 3 3 4 √ ○ ○ ○ ○ ○ 5 2 √-工程 ○ ○ ○ 1 1 1 ○ ○ ○ 2 2 3 3 3 √ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ 4 4 2 5-设计 √-设计 √ ○ 1 1 1 ○ ○ ○ 2 2 3 3 3 √ ○ ○ ○ ○ ○ ○ 4 4 2 5-营销 √-营销 √ d) 商业类合同审核审批程序（待定）： 商业管理公司 合同审批 营销部 合同审批 ·10万以上 ·10万以下 1 1 财务部 ○ ○ 综合管理部 1 1 分管副总经理 2 2 总经理 3 √ 采购管理中心 ○ 财务部 ○ 集团总部 商业运营部 4 人力行政部 5 发起部门分管副总裁 √-商业 符号说明：1234…表示流程起点及审核顺序，○表示参与、会签，√表示最终审批

e) 审核意见应明确、具体，禁止利用“原那么同意”、“大体可行”等模糊性语言，一

旦利用，视为未对合同审核。 f)

合同对方履约能力或资信状况有瑕疵的，原那么上不该与其订立合同，必需订立同时，应要求其提供有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必需是具有代偿能力的经济实体，并应付担保人进行必要的审查。 3） 合同签署

a) 公司对外合同应由授权代表签署。授权代表在签定合同前，应到人力行政部法务人

员处办理书面授权委托书，授权委托书必需明确委托范围、权限和期限，禁止利用“全权代理”一类的文字。

b) 公司各部门不得以自己的名义对外签定合同，如因业务需要，必需以部门名义对外

签定合同时，应由授权代表授权。

c) 合同审批完成后，一样两边同时签字盖章，不能同时签字盖章的，应尽可能幸免我

方先行签字盖章。人力行政部依照合同审批表及授权代表在合同书上的签字直接盖章，不必再办理用印申请。假设合同条文有修改，需合同订立两边在修改处加盖公章或合同专用章。

d) 合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。

e) 法律、法规规定合同应当办理批准、记录等手续生效的，或需要记录备案的，经办

人员应当及时办理有关手续。 f)

合同作为公司对外活动的重要的法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。

6.3 合同归档

1） 合同签定完成后，公司原那么上应保留至少四份原件（1份正本、3份副本），别离由

法务部（正本）、合同执行部门（副本）、财务部（副本）和经营部（副本）各留存合同原件一份。工程、材料设备采购合同副本应为4份，审计部/财务部、经营部别离保留合同副本一份。

2） 办公室负责公司的合同治理存档，公司各部门负责本部门的合同治理。合同的立卷、

编号等治理按公司的档案治理制度执行。

3） 对合同履行进程中，各类经两边签字确认的清单、确认书、补充协议等文件材料，也

应作为合同附件及时归档。

4） 涉及诉讼或仲裁的合同，相关人员应在诉讼或仲裁生效并执行完毕后一个月内交人力

行政部存档保留。

5） 经营部按期组织合同经办部门、合同执行部门、财务部开展合同台帐查对工作。 6） 各部门借阅合同资料应在公司内借阅，并履行记录手续，退还时人力行政部应检查所

查阅合同资料是不是完整；外单位人员借阅公司合同资料须持单位介绍信并经公司法定代表人同意后方可办理借阅手续。 6.4 合同履行

1） 合同订立后，合同经办部门应付合同执行部门进行合同交底。

2） 合同执行部门负责成立合同台帐，并监督合同的履行，有义务及时处置合同履行进程

中发生的问题，并向主管领导汇报。

3） 合同执行部门注意搜集保留合同履行进程中相关记录、数据、证明材料等，进行对方

履约情形评判，为成立公司合格供方提供依据。

4） 在合同当事人发生或可能发生违约时，或发生与合同有关的争议时，合同执行部门应

在法定、约定或合理期限内以书面方式向对方提出异议。向对方提出异议的文件和对对方提出异议的回答文件须经法务人员审核，并报经营部备案。合同执行部门应及时跟进事件情形进展，将相关情形及时告知采购治理中心。

5） 合同履行进程中，需妥帖保管与合同履行有关的书面签证、来往信函、文书、电报等。

向对方当事人交付重要资料时应由对方当事人出具收条。

6） 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定，一

样应以标的物交付完毕、工程完工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。 6.5 合同变更或解除

1） 依照合同履行的实际情形，如公司以为确需变更合同内容或解除合同的，经合同各方

协商一致，可进行合同变更或解除，合同变更或解除的通知或协商意见应采纳书面形式。合同变更和解除依照合同的签定流程进行审批。

2） 合同执行部门在收到对方要求变更或解除合同的通知后，应及时提请主管领导、法务

部人员处置。

3） 合同未履行完毕，但确信再也不继续履行的，合同执行部门应做好终止或解除记录，

搜集履行进程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和合同结算工作，并办明白得除合同的手续。

4） 合同的变更、解除应注意以下事项： a) 主体变更、解除，应征得合同各方同意。

b) 有担保条款的合同变更，应征求原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的

印章。

c) 经记录、批准、鉴证、见证、公证的合同，变更协议应从头记录、批准、鉴证、见

证、公证。

d) 合同中订有保密条款或附有保密协议的，合同解除后，其效劳并非受阻碍；合同变

更时，若是涉及到两边当事人的变更或合同内容的变更，应变更保密条款或保密协议。

e) 联营、承包经营、涉外等合同的变更或解除，法律有专门规定的，应依专门规定办

理。

6.6 合同纠纷处置

1） 纠纷发生后，合同执行部门应及时向法务人员递交合同纠纷说明，同时应迅速搜集以

下有关证据（原件）：

a) 合同文件（包括变更、解除合同的协议、电报、电传、、信函、图表、视听资料、

广告、授权委托书，介绍信及其他有关资料等）。 b) 送货、提货、托运、验收、等有关票证单据。

c) 货款的承付、托收凭证、信誉证、完税凭证、有关资金治理账目。 d) 作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等。 e) 证人证言。 f)

其他证据材料。

2） 法务人员依照情形，在3－5日内提出处置意见，最终提交公司总领导审批。 3） 合同纠纷经两边协商达到处置意见的，应订立书面协议，由两边代表签字并加盖公章

或合同章。

4） 对经协商无法解决的纠纷，经公司总领导同意，法务人员可向仲裁委员会申请仲裁或

向人民起诉。

5） 纠纷处置完毕后，由法务人员负责向公司总裁报告；重大合同的纠纷处置，应随时向

总领导报告进展情形。 6.7 合同款支付

1） 合同执行部门负责合同款支付的经办，填写《合同付款审批表》。审批参照如下权限

进行：

a) 非商业类合同付款审批（待定）：

城市/项目公司 合同付款审批 成本采购部 营销部 工程部/项目部 财务部 分管总经副 经理 设计管理部 成本财务管理部 中心 集团总部 营销部 发起部门分管副总裁 总裁 工程及材料设备结算审核 ·500万以上或超合同价5%以上，并且超预算 ·50-500万 ·50万以下 工程类（进度款） ·500万以上 ·50-500万 ·50万以下 设计类 ·500万以上 ·50-500万 ·50万以下 营销类 ·100万以上 ·5-100万 ·5万以下 ○ ○ ○ 1 1 1 2 2 2 3 3 3 4 4 √ ○ ○ ○ ○ 5-营销 √-营销 √ ○ ○ ○ 1 1 1 2 2 2 3 3 3 4 4 √ ○ ○ ○ ○ 5-设计 √-设计 √ 2 2 2 1 1 1 3 3 3 4 4 4 5 5 √ ○ ○ ○ ○ 6-工程 √-工程 √ 2 2 2 1 1 1 3 3 3 4 4 √ 5 5 6-成本 √ √-成本 b) 商业类合同付款审批程序（待定）： 商业管理公司 合同付款审批 营销部 合同审批 ·10万以上 ·10万以下 1 1 财务部 2 2 综合管理部 1 1 分管副总经理 3 3 总经理 4 √ 采购管理中心 ○ 财务部 ○ 集团总部 商业运营部 人力行政部 发起部门分管副总裁 √-商业 符号说明：1234…表示流程起点及审核顺序，○表示参与、会签，√表示最终审批。

2） 财务部依照《合同付款审批表》付款后，在表中最下行填写实际付款额并保留《合同

付款审批表》原件，合同执行部门和本钱治理中心/本钱采购部保留复印件。

7 支持性文件

7.1 采购治理流程 7.2 合约框架治理作业指引

8 相关记录

8.1 《合同标准文本审批表》 8.2 《合同审批表》 8.3 《合同付款审批表》