浅析档案信息化建设与档案管理

常晓燕

摘要：档案信息化建设是现阶段我国现代化建设的关键模式之一，并且档案信息化建设在一定程度上对未来的档案管理发展起引导作用。随着社会不断地进步和信息科技的高速发展，企业在档案管理方面的能力也在不断的增强，特别是近几年企业档案管理部门借鉴和吸收国际先进的档案管理技术，进而完善加以利用，从而实效的提升档案管理工作的整体效率，同时还能够维护档案信息的资源共享。本文主要阐述了档案信息化建设的有关定义与性质，分析档案信息建设的重要性，探讨有效进行档案信息化建设与档案管理的方法。关键词：档案信息化建设；档案管理；分析

企业内部档案管理能力随着社会与信息科技技术的发展进步不断的在增强，建设档案信息化是现阶段现代化社会建设发展对其的必然要求，同时也是档案管理发展的必然趋势。近几年企业也加大档案信息化建设与管理工作的投入与支持力度，主要的目标是要实现相关的档案管理工作可以与时俱进，跟上社会发展的步伐，从而最大程度上发挥档案管理工作的作用与价值。近十几年，企业也在不断的引进和更新先进的档案管理技术与实效的档案管理理念，顺应时代发展要求，增强档案管理者的工作能力、提高企业档案管理的工作效率。

一、档案信息化建设的概况

所谓档案信息化建设，指的是企业按照国家档案行政管理单位的要求，采用科技信息化技术，针对传统档案管理模式进行更新与优化，从而促进企业内部档案信息资源的采集、存储、管理及服务能力得到整体强化的过程。除此之外，基于全方面的角度来分析，档案信息化建设具有一些很明显的特征优势。

（一）档案信息化建设具有改革性

档案信息化建设是把信息化技术手段规范合理的引入到档案管理工作中，从而促使企业在档案管理任务、工作结构以及管理人员的工作安排等方面都产生很大的变化，促进了企业内部档案管理形式实现发展创新。除此之外，档案信息化建设还能够弥补传统档案管理存在缺陷与漏洞，从而促使档案管理在不同环节都具有自身特有的思维模式与策略，使档案管理工作产生巨大的转变，为档案工作的革新与发展提供强有力的支撑。

（二）档案信息化建设具有时效性

档案信息化建设是一个持久而又繁琐的建设项目，建设信息化档案必须有先进的科学信息技术作为后盾，以坚定不移、锐意进取的精神将档案管理发展成现代化先进的信息化建设工程。在进行档案信息化建设时，企业要针对档案管理的有关的软硬件设备进行更新和优化，并且使之保持在最佳状态；同时要对升级的管理系统进行定期的检修与维护，确保档案信息化建设实效性与长期性。

二、档案信息化建设的重要性

企业建设信息化档案管理能够有效的提升档案管理工作效率和人员工作能力，同时还能针对档案管理中出现的各种问题与状况进行分析，并提出相应的解决办法，能够促使档案管理的社会化服务得以实现。企业档案信息化建设的重要性具体可表现为以下几个方面。

（一）改善档案管理工作

实现档案管理工作信息化、开放化，使其充分的发挥其价值作用。档案信息化建设是企业档案部门科学有效的运用信息化技术进行建设，从而实现档案工作从管理利用逐渐的向资源收集、存储及服务等方面的转变，实现了科学有效的管理和配置档案信息资源，提高了其为社会提供的服务质量。

（二）拓展档案服务

从根本上来说档案管理工作属于是信息资源管理，而信息资源的实际价值体现在信息资源的采集与利用上。信息资源的利用效果是直接涉及到信息资源的时效性和其利用规模，由此，档案信息化建设对于现阶段现代化档案工作是非常关键

的，档案信息化建设促使档案工作的服务领域变得更宽。

（三）增加信息储量

科学技术不断优化发展推动了信息技术行业领域的快速发展，而包括在内的信息储存技术发展也取得显著的成绩，并且在各个领域得到广泛的采用。信息储存技术使得企业档案信息资源的采集与管理更加便捷，同时储存空间增大，与之前的纸质储存的相比其储存密度更高；同时信息储存技术大大的提高档案信息资源存储安全指数，从纸质储存方式单一发展到现阶段储存方式多元化，譬如：文字、图表、影像以及动画等形式。

三、档案信息化建设与档案管理的对策（一）构建完善的档案工作体系

在企业内部在进行档案信息化建设过程中，必须有完善的工作体系给予其辅助与之支撑，鉴此，要建立健全相应的档案信息化工作体系。档案工作体系创建工作主要体现在以下几个步骤：

第一步、要明晰化档案工作的管理体制，同时还要优化档案工作的运行制度，主要是能够根据企业内部各部门的互通状况创建有效的互通电子管理系统，从而对档案工作进行实时的管理与监控。

第二步、企业要合理地增加档案信息化工作在整个档案管理工作中的比重，从而实现档案信息化建设与电子化建设的同步实施。

第三步、根据有关的法律法规来完善企业档案管理工作，从而促使档案工作能够更加的规范化、合理化，实际工作中可以针对档案信息化建设设计专项工作任务，并进行有效的分配，精确工作任务的目标与任务期限。

（二）推进档案建设的工作进程

就档案信息化建设来说，其关键工作任务就是信息资源建设，由此，要将档案信息化建设工作的核心投放在发展档案信息资源数字化建设和推进档案信息的资源共享上。

第一，在推行档案信息资源数字化建设方面，首要的是设计出规范有效的建设方案，并且要加强对其的监督检查；然后在实现了用户使用诉求的状况下，创建实效的数字化档案目录，并且要给予足够的资金与人力上的支持，从而促进档案各个部门的工作能够实现协同发展。

第二，就发展档案信息的资源共享来说，首要的是按照国家推行的有关规定创建统一的信息管理系统，同时要与办公系统之间进行有效的结合，从而能够实现在网上进行档案信息管理。

四、结语

综上所述，档案信息化建设是现阶段档案工作的发展必然态势，同时也是档案工作实现创新发展的必经之路。在现代化社会背景下，档案管理部门必须关注档案信息化建设的重要作用，并大力推进档案信息化建设发展进程，能够使档案信息资源得到充分的挖掘与利用，并且提升档案工作的服务质量。

参考文献

[1]吴立春.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].民营科技,2016,(10):128.

[2]于富彧.档案信息化建设与技术档案管理研究[J].品牌,2015,(02):200.

（作者单位：中石油新疆销售有限公司塔城分公司)

2017. 6（下） 现代国企研究

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