【篇一：跟单员岗位职责】
管理部跟单员职务说明书
【篇二：跟单员工作职责】
一、 目 的：为明确跟单员工作职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门 职责说明书。
二、 适用范围: 跟单部跟单员。 三、 定义:
1. 跟单:跟单英文walkthroug的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束-----一般都是到财务做帐结束-------整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据-------各种证据、单据、报表等-----对业务流程进行重复模拟。
2 .跟单员：跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人都是跟单员。 四、工作内容：
(了解基本外贸知识：谈判，报价，接单，签合同 等等;基础外语及函电往来);采购跟单（业务跟进,懂营销，懂产品。物料，性能，使用）;生产过程跟单（生产进度跟进.懂生产，懂管理，懂沟通。）;货物运输跟单（出货跟进.货物运输知识:运输工具，方法，配柜及了解报关知识）及客户联络跟踪（客户接待：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识）
1.寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
2.设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。 3.传播信息：将企业产品的信息传播出去。
4.推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。 5.提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。 6.收集信息：
收集市场信息，进行市场考察。 7.分配产能：产能紧张时先安排主要客户。
8.负责外贸采购的国内供应商开发、询价和评审 9.计算报价单 10. 验签订单
11.进行采购订单的下达、跟踪,安排和参与质检员对产品的验货 12.负责出口单证、物流、以及跟单工作中涉及的各项内容 13.填对帐表,
配合财务做好核销,对帐工作 14.目录，样品的寄送与登记 15.客户档案的管理 16.客户来访接待 17.经理交办事项的处理
18.与相关部门(供应商、出口运输以及与货代,船公司)的业务联系 跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。
五、工作流程: 跟单员工作流程关联图： 客户——订单处理中心——订单——订单处理中心—
—供应商——生产计划——（库存查询） （出货传票） ——供应商——进料——仓库——出库
要点：接单与审单 ；进出口货物的基本程序(外贸业务主要就是进行货物的进出，货物的出口有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等)
﹙一﹚、接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖
双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。 1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，fax, email或书面合同等方式。
2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。 3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： （1） 合同：（contract）合同有销货合同（sales contract）和购货合同（purchase contract）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。 （2） 确认书；（confirmation）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（sales confirmation）和购货确认书（purchase confirmation）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的产品。而合同用的比较正规。客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 （1） 询盘：（inquiry）又叫询价。 （2） 发盘：（offer）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常
是一方在收到对方的询盘后作出的。 （3） 还盘：（counter-offer）又叫还价。
（4） 接受（acceptance）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。 ﹙二﹚、审单：即审核合同报价
1．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条
款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。2．审单方法： （1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？ （2）质量： 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
（3） 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。 约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增 减幅度。
（4）单价，总额的审查：a．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。b． 通常我们以美元为结算货币。
（5）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：fob 船上交货价（指装运港的价格条件）
cf （freight or carriage paid to?..）运费付至指定目地的交货cif 成本+保险费+运费（指目的港）价格 （6）付款方式审查：
a. 付款方式是否能接受？lc ，付定金，等等。b. 支付的货币能否接受？(我们以美元为结算货币) （7）包装要求的审查：
a． 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？ b． 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
c． 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书） 内包装：普合，白合，彩合，吸塑 外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。
（8）交货期的审查 （1） 跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装车、船送达。交货期分:国内(以天计算);国外交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
（9）交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。 注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运 （赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
3. 直接批量订单金额大于人民币4万元的，营销部先安排打样，样板交客户确认后才能下单生产。 4.合同评审完成和工程问客（eq）确认后,经部门经理审批完成,营销部跟单员在24小时内回传合同/订单或者邮件回复客户。
﹙三﹚、发单:即安排适合的供应报价,确认交期!符合条款后,签订《购货合同》,经部门经理审批后安排生产。
﹙四﹚、订单生产进度跟踪:已安排生产的订单需每天对进度进行跟踪!如有异常,须及时通知经理,会影响交期的要提前知会客户。 ﹙五﹚、准备报商检，报关
﹙六﹚、准备出货。出货事宜，是之前要与客人商量好的，货出哪里？如果使用的tt，一般要求在出货之前，货款全部收到才发货。 ﹙七﹚、通知客人货已经发送。
﹙八﹚、如果是信用证，就拿好信用证中所要求的单据去银行议付。 ﹙九﹚、合同或订单的更改：
1.客户落单后或生产过程中，客户提出对订单的内容要求进行修改时，由营销部与客户协商确
认在线半成品处置方法，开出《客户工程更改通知》，分发相关部门，并在e系统上作ecn变更。 1) 更改订单数量、货期通知供应商调整生产计划并作跟进，当发生异常情况，未能及时完成订单或数量不足须补料时，应提前三天发出《延误交货申请》给营销部，营销部与客户协商并将结果回复供应商；
2) 资料更改由工程部跟进完成，并以《资料更改通知》说明内容，分发到供应商和品保部，以便品保部监督检查，同时在系统上作“ecn影响”处理。 ﹙十﹚、合同或订单的暂停/取消:
营销部接收客户通知要求暂停/取消的，开出《客户工程更改通知》，分发供应商和相关部门，并在系统上作ecn变更。2小时内将与相关部门确认的产品状态以《订单暂停/取消确认书》形式回复客户，客户回签后留档。一个月内如无收到客户对产品的处置方案，提交成本中心核算因暂停/取消该该合同或订单所发生的成本，并与客户协商处理方案，结果知会财务部。 备注：
一、关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。 1． 寄目录，样本：
2． 准备样品。 （1） 工厂现有的款式 （2） 新款 （3） 客户来样。 要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几
【篇三：跟单员岗位职责】
跟单员岗位职责
跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品运作流向并督促定单落实的专业人员，跟单员的工作内容至关重要。
第一条：每日负责从物流部接收快递跟单表，进行数据匹配和分类并分发到各个员工以及外呼销售部对接人员，监督员工根据表格内数据进行跟进处理；对于检查中发现的漏跟、没有填写跟单表、状态填写是否规范等。如有发现不规范的情况，负责进行业务差错考核。
第二条：负责每日休息和换班员工和离职等员工的跟单表的跟进处理；
第三条：负责登记汇总在跟单过程中发现的问题，将具体情况以周报的形式汇总给核单组长；
第四条：每日向物流部提交跟单时候客户的催货问题，主要针对当天需要配送的，并且及时将结果反馈给下单员工；
第五条：做好与稽核专员的数据交接工作，每日将跟单原始数据以及已跟单的数据，提交一份给稽核专员，以便稽核专员的工作，并且辅助稽查专员对问题跟单结果进行稽核；
第六条：对于跟单过程中客户要求的自取订单，跟单员在跟单时需要特别关注，尽量让客户及时去提货签收；
第七条：按工作要求及时完成相应的问题汇总和周报、月报等工作内容，并且及时反馈核单组长；
第八条：定期对本月及上月的关键指标进行汇总和比对，分析数据中发现的问题，及时反馈数据异常情况，同时针对发现的员工心态和工作状态情况，及时报告给领导；
第九条：客户维护工作，在跟单时针对已签收的客户，告知其已经成为我们公司的老客户，后续订购会有相应的优惠，将有意向的客户进行登记，并且转发给下单员工做相应跟进；
第十条：每周参加核单组内部会议，汇报本周的工作内容，同时提出各自在工作中遇到的问题以及情况，进行讨论处理；
第十一条：辅助接线，在一线销售团队满线或忙线情况下，帮忙接听客户电话并且促成订单；
第十二条：服从并及时完成上级领导下达的其他工作任务。
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