前台管理制度

公司前台是在办公室直接领导下的服务岗位，它体现着公司的形象，是公司形象代言人，公司对外联系的一个窗口，也是沟通公司内部各部门与办公室之间的桥梁。具体工作内容和工作要求如下： 一、日常工作要求

1、前台上班时间为8：50—18：00 2、上班时要保持正确的坐姿；

3、热情大方、自然、有问有答、待人礼貌、办事灵活、效率高； 4、公司领导或其他重要客人经过前台，应起立、热情、主动致意； 5、熟悉公司组织结构、经营理念、主要业务内容；

6、保持前台工作区清洁、整齐、维持前台区域秩序，不聊天、不吃零食不大声喧哗；

7、谢绝推销。对陌生来客要提高警觉性，注意公司及员工财务安全。

二、具体内容 （一）领导接待

1、领导来时，应立即起身，面朝领导，微笑致意：“XX总好！”。若某总要去经理室，应立即主动上前打开门，并用标准手势引领入内。待领导座后，应尽快备茶倒水，一切就绪后，轻走闭门；

2领导走时，应立即起身，为领导开门。微笑说：“XX总，慢走！”。 （二）来访接待

1、有访客时，应立即起身，面朝来访者微笑致意：“你好，请问你找哪位？”（“请问你有预约吗？”）；

2、明确受访对象，并确认预约之后，请来访客者稍等，立即为其联系； 3、若要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者稍做休息，入座倒水；

4、若等待时间过长，要主动关照来访者并向起说明，不可置之不理；

5、受访者的办公室门无聊是否开着，都需敲门，获得许可后方可请来访者进入，为来访者备茶水后，前台尽快返回岗位；

6、若来访者明确受访对象，但没有预约，前台要先咨询，告诉相关同事或领导助理 /秘书，XXX单位的XXX来访，不知道是否方便接待。 三、应聘接待

明确来访者应聘需求后，让其填写《应聘表格》，在应聘者填写表格的过程中，先询问人力资源部是否有人事需求。若有，则将应聘者指引至人力资源部办公室；若无，则将个人资料放入公司人才储备库，并告知应聘者有需求会主动联系。 四、电话接待

１、前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、忧郁的声调，不得在电话中和来电者要脾气、使性子、说粗话；

２、接电话中，要勤说“请问”“对不起”、“稍等等”之类的谦词； ３、在电话铃响起的第二声的时候接电话；

４、接起电话首先要说“你好”XXX，忌以“喂”开头；

５、如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让你久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌的说“请稍等”，并马上转接；

６、如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问对方是谁，哪个单位；

７、在打电话和接电话过程中都应牢记让客人先收线，因为一旦先挂电话，对方一定会听到“嘟嘟”的声音，这样会让客人感到很不舒服； 五、快件的统一收发工作

１、发件：公司员工在前台领取并填写快递单后，填写《快递寄送单》由前台统一寄出。寄件人所填写的快递结算单，应留前台存底以便查询；

２、收件：前台收件后须填写《快递接收单》进行归类、登记并及时发放，收件人领取须在登记表上签字。 六其他工作

１收到资料传真转交给传真指定人或传真事物负责人，收到商务或宣传传真交于相关主管查看。前台是公司信息收集的重要位置，所有资料必须归纳整理妥善，不得转告他人或泄漏他人，如有利于公司发展的活动，讲座等（免费），可以向行政部进行推荐；

２、前台人员需要做好公司的机动清洁，看到杂乱、垃圾等情况，要自动上前整

理、清洁。前台接待处必须保持整齐。

３、前台人员需存细填写《接线日志》，不准泄漏让他人知道；

４、有外地客服。要及时安排住宿，机票、火车票等，如公司同事外出办公，要及时联系住宿，机票，火车票及当地气候或相关问题，做好妥善处理； ５、检查前台办公桌锁、柜锁是否锁好；

６、若员工有用车需求，需至前台填写《车辆管理登记表》 七标准规范 （一）、迎客规范

１、客人走近时，应立即起身，面带微笑，点头示意，主动问候：“你好！”； ２、如客人进入时接待人员正在接电话，则应尽快结束电话交谈，以便接待客人，如有重要电话，头向客人示意，用手势安排就座。 （二）送客规范

１、客人离开时，应起身做好送客准备：站立，面带微笑，点头示意，必要时亲自送客人至电梯口，并等待客人电梯到来；

２、送客要热情、礼貌、亲切、自然，用语简洁明了。一般用语：“再见”、“请慢走”。 （三）电话规范

１、在电话铃响三声之内，必须拿起听筒接电话； ２、接电话的规范用语为：“你好、XXXX”

３、若转接人不在公司，应说“你好，XX以外出，方便的话请留下你的联系方式，我会尽快帮你通知”；如对方不需要转达，前台人员可建议对方打所找的人手机，并记下来电显示上的电话，做好电话记录，以便转达； ４、认真清晰地记录《接线日志》，避免出现错漏； ５、通话时，应使用标准普通话，口齿清晰，语气温和；

６、前台电话不得长时间战线，尽量保持待机状态（任何人都无权占用） 八其他补充

１、考勤系统的监督工作；

２、前台应熟悉公司所有同事（包括新进同事）的电话号码，办公位置； ３、前台应掌握公司所有同事的动态去向；

４、前台所有工作都要求细致和高品质。