在日常档案管理过程中．总 有一些涉及秘密的文件资料、科 技成果、经济数据等，这些资料是 事关所在单位或部门甚至国家的 机密事件．一旦泄漏．将会给国家 或相关部门带来巨大损失．所以 在档案管理工作中．保密工作是 至关重要的．是档案管理工作人 员的神圣职责．也是平时工作中 应该切实重视的内容 下面就如 何做好档案保密管理工作谈几点 个人的看法 一、做好档案库房管理中的 保密工作 档案的库房管理是档案保密 的重点。一般来讲，科学的档案管 理均应按照档案管理达标等级规 定做好档案室的达标创建工作 档案室的达标创建必须配备安装 一定基础设备和各种档案安全保 护设施，如档案存放铁皮柜、温度 计、湿度仪、用于防火的灭火器 等．涉及秘密档案的还应配备保 险柜、保险锁、防盗器及摄像头监 测仪．并且要对档案室的门窗等 进行专门加固，以防盗窃。从保管 条件上切实加强档案安全 另外 从档案保密的角度来看。档案室 不应设在办公楼的最底层．不能 搞办公、档案、阅览三室或者二室 合一，要将档案室与办公室、阅览 室分开，做到档案室单独兴建、单 独管理。档案库房应指定专人负 责管理．制定严格的库房管理制 度。无关人员一律禁止入内。实践 证明．档案库房的科学管理．是做 好档案保密、维护档案安全的基 本保障 二、做好档案密级的调整 工作 档案在保管过程中．其密级 不是一成不变的．是随着时间的 推移和文件贯彻的情况而变化 的。基本变化是升密、降密、解密。 要贯彻落实《保密法》以及１９９１年 国家保密局、国家档案局联合制 发的《各级国家档案馆馆藏档案 解密和划分控制使用范围的暂行 规定》的精神，在广泛宣传、提高 认识、大力协调的基础上，重点做 好以下三个方面： 一要采取分段治理的办法． 杜绝密和非密文件混合组卷、混 合保管、混合提供，以免造成扩 散机密的漏洞。对此，可以对以 前大量混订在卷内的密级文件 原封不动．但在今后一般查档中 只提供所查内容．不提供含涉密 文件的原卷；外供卷时，可采取 对与所查档案无关的涉密文件 进行密封等措施。今后对密级文 件特别是绝密文件应当单份盒 装保存．彻底解决密与非密的文 件材料混卷问题．堵塞过去那种 因混卷在提供利用中造成机密 扩散的漏洞，以及涉密档案文件 分散不集中。日后调密不便的问 题。同时，要按立档单位档案中 的文件密级编制目录或卡片．建 立涉密文件统计台账和存放地 点索引，为科学的管理、准确的 掌握、有效的保密和及时的提供 创造条件 二要加强涉密档案的科学管 理，建立起法制的新秩序。历史的 经验教训告诉我们．以往关于档 案保密的制度还不健全．适应不 了《保密法》的要求，需要完善增 加新的内容。为了适应涉密档案 调密工作科学化、制度化、规范化 的需要。应建立以下三个制度：１、 建立划定密期制度．以便届满自 行解密；２、建立调密通知单制度， 对保密期间提前解密或发生升降 变化的密级文件．要下发通知单 告知档案馆室，以便衔接工作．及 时掌握。适时变动；３、建立涉密档 案接收标准制度．加强涉密档案 的规范化建设 三要主动接受保密部门对调 匦 耍 圃 密工作的监督指导．齐心协力搞 做好利用监督。还要做到三勤：一 种是存储在磁盘、光盘上的电子 好档案涉密文件的清查鉴定。严 是嘴勤．勤宣传利用档案的制度 档案．另一种是存储在网络数据 格划清密与非密的界限，确定哪 与规定．勤与利用者交谈．掌握其 库中的电子档案。存储在磁盘、 些档案能开放利用．哪些限制在 利用目的与动机；二是眼勤，勤观 光盘上的电子档案．相对较好管 一定范围内利用．哪些还不能提 察动态．置每个利用者于视觉之 理 在保管方面主要做好防消 供利用，为进一步搞好规范化、标 中：三是手勤脑勤。勤分析利用者 磁、防损坏工作，必要时可以复 准化和涉密档案建设奠定基础。 的情况和利用效果．勤检查被利 制副本或异地保存。在借阅方面 三、做好档案利用过程中的 用的案卷．勤督促利用登记制度 主要应做到以下几点：一是所借 保密工作 的落实。要在利用者离去之前．仔 的电子档案项目要与工作内容 档案利用监督是做好档案利 细检查翻阅被利用过的案卷和文 相符．且要经主管领导及项目负 用过程中保密工作的一项重要措 件．发现问题及时查处．并在利用 责人批准，方可借阅；二是要根 施．它能有效地发现并制止纠正 登记簿上备注说明 对于损毁档 据使用者的情况而定，不可以无 档案利用过程中不利于档案保密 案较为严重的违法行为．应及时 原则地向所有使用者提供全部 的各种不良行为．从而做到既能 报告有关领导．以便及时查处．挽 利用方式：三是应根据电子档案 利用档案．又能保证档案的完整 回损失 内容的秘密等级进行有效管理． 与安全。具体说来，档案利用监督 ３、正确处理好档案保密与管 对秘密等级比较高的。不宜用拷 可以从以下几个方面实施： 理利用的关系。保守国家机密是 贝的方式提供利用：四是要对重 １、制度建设。档案利用规章 每个公民应尽的义务．更是档案 要电子档案的信息内容进行加 制度一般有阅览制度、外借制 管理工作人员的神圣职责。日常 密处理。而存储在网络数据库中 度、复制制度等。根据实际情况， 工作中．档案管理人员要十分重 的电子档案．则应重点做好数据 对不同层次的利用人员确定不 视档案保密，工作尽心尽职。在严 库的安全与保密工作。首先要加 同的利用范围，规定不同的审批 格做好保密工作的同时．切实完 强对计算机信息系统的保密管 手续．使提供利用工作有章可 善工作职能．努力为领导决策服 理，做好内外网分离工作．并对 循．在大力开展档案利用工作的 务。机密档案应该保密．但保密的 内外网服务器部署好防火墙：涉 同时．确保不失密、不泄密及文 目的之一是为了利用，是有时间、 密计算机不得与国际互联网相 件完好无损。各项档案利用规章 地点、范围限制的利用．保而不用 连。其次，为了防止内部人员将 制度的条文应严密而简明．便于 只会失去保的意义．失去档案的 保密资料非法外传．需要对每个 执行．并在实践中认真加以总 价值。当然，利用必须是在保密基 人做好权限控制．确保保密数据 结，不断充实和完善。 础上的利用．无限制的利用会给 只能被有权限的人使用．且整个 ２、监督措施。在利用中，要根 党和国家的安全和利益造成危 使用过程应被完整记录．做好事 据不同利用对象的不同目的，掌 害。所以．对档案工作来说，保密 前防御，事后追踪。其三，可根据 握其心理和思想动机．加强重点 与利用两者都十分重要。决不可 权限查阅，在权限范围内更改、 监护。有条件的档案馆室还可以 偏颇。 编辑图纸、文本，但是不能将图 安装摄像监视器 对某些为获取 四、加强电子档案管理 纸及文本本身或者内容下载到 凭证而来馆查阅档案的利用者． 安全保密措施是衡量电子信 终端用户及任何设备上。这样． 要防止偷撕或涂改档案：对一些 息安全与否、电子档案管理完善 所有的保密数据统一集中地保 平时养成看书划线或翻书沾口水 与否的一个重要指标 电子档案 存在服务器上，既有效又安全。 之类习惯的利用者．要及时提醒。 从保管形式上主要分为两种．一 从根本上杜绝保密信息的泄漏。