团队沟通能力

概述：

如果我们认为在日常会面中的交谈、共享和倾听都很困难，那么现在的时间、空间和文化差异性使得沟通复杂性更加放大！然而，高绩效团队却能很好地应对这种挑战。他们奉行开放的哲学，成员能发现并解决冲突、达成一致、互相挑战，共同成长。

团队交流并非是指清晰明确地表达您的观点，而是无论团队成员是否多样化、无论团队分布的地理位置如何，都应注意在您的团队中创造一种友善、开放和坦诚的交流环境。

本课程将回答以下这些问题：

• • • •

当今的团队沟通有何不同？

我如何才能创造有利于有效沟通的环境？ 哪些因素可能成为团队沟通障碍？ 如何选择沟通的适当媒介？

基本概念：

当今的团队沟通有何不同？

我如何才能创造有利于有效沟通的环境？ 哪些因素可能成为团队沟通障碍？ 如何选择沟通的适当媒介？ 今天的团队沟通有何不同？

曾经，您所有的团队成员都在相邻的地点工作。而现在他们则相隔遥远，跨越了不同的时区。

他们可能讲着不同的语言，拥有不同的文化。您的管理职责之一就是要创造和培养良好的沟通环境，使得多样化的团队成员感觉舒适，自由地沟通与协同工作。这些问题的解决可以借助于新的沟通媒介，但您必须决定具体使用哪种媒介，并掌握其用法。不得不承认的是，当今的管理更追求积极正面的管理技巧以及全球性的视野。 我如何才能创造有利于有效沟通的环境？

•

问询您自己：“我创造了让人感觉安全并且鼓励沟通的环境吗？”当员工知道他们可以在团队中公开而真实地表达观点和想法而不会受到惩罚时，您就应该明白，这就是适当的沟通环境。 • • •

清晰地知道应该禁止什么样的言论，并确保每个人知道其界限。

让团队成员知道您希望从他们那里得到什么，而您能给他们什么。然后，根据他们的期望提供相应的帮助。

讨论团队的目标以便每个成员都在向同一方向迈进。每个成员应该清楚自己在团队中所扮演的角色。

讨论决策的方式。明确何时由您做出最后决策而何时由团队做出决策，团队还需要决定“如何做出决策”。集体决策？还是由某个具有专业知识的成员决策？

您定期与团队进行沟通吗？这里千万不要进行假设。检查您与团队沟通的频率和价值。可以这样来做非正式的调查：“最近我的表现怎样？”或者“我需要做何改进？”

当团队成员需要您的时候要随时提供帮助。对他们的请求做出快速反应——“我将在周二回答您”，然后信守您的诺言。他们将观察您是否言而有信。 哪些因素可能成为沟通障碍？

在一个全球化的环境中，差异性可能会被看作沟通的障碍。例如，您需要对如下因素保持敏感：

• • • • • •

时间 空间 文化 语言 习惯用语 俚语

努力理解团队中存在的这些差异，并与他人共享，从而提高团队对差异性的理解。询问每个成员，面对差异他们需要什么支持；有没有一些词语或短句不理解，或令人感到不快；哪些地方需要额外的解释；与他们沟通的最佳时间是什么；他们是否愿意在非工作时间进行电话会议。请确保这些非工作时间的沟通不要总是给相同的人带来不便。还请注意，某些团队成员的假期可能与您的例行假期不同。不要假定每个人都理解您所说的每一件事情。 如何选择沟通的适当媒介？

与团队进行沟通的媒介有多种：

• • • • • •

面对面的会议 电子邮件 电话会议 共享数据库 网络会议 传真

当然，面对面的会议作用不可替代。最好以面对面的形式建立初始关系，所以在刚组建一个团队时，只要有可能就安排面对面的会议，如果可行，也可在一年中的其他时间举行此类会议。直接与个人接触是建立信任的关键因素。

选择何种适当的媒介取决于您要传达何种信息。使用您良好的判断力和常识进行选择。例如，不好的消息或批评最好使用电话，而非电子邮件。找出您可以利用的最新沟通工具。 常见问题：

我难于与我的团队进行沟通，因为团队成员分布在全球各个角落。我该怎么办？

您需要制订深思熟虑的沟通计划。您现在无法享受“在二十分钟内把所有成员召集到会议室开会”那样的轻松自如了。提前想一想要沟通什么内容，然后再选择合适的媒介。

我们的团队存在很大的文化差异。我如何才能不断了解这些差异并记住每个成员沟通时的需要？

不要瞎猜。与每个成员进行交谈，以便很好地理解他们的期望和需要。他们会将自己的需要告诉您。通过表格记录差异来加深记忆。

我的团队同处一地，我们都在同一个地方工作，甚至是同一座建筑物内，但我们仍然存在沟通障碍。

无论您的队友是相隔 60 米还是 4000 公里的距离，如果没有合适的组织结构，就将仍然存在沟通障碍。通常，团队的沟通障碍更多的与团队的其他问题有关，而非身体上的接近或时空的问题。请经常关注你们的共同目标、职责、相互之间的关系和信任。

当每个人都相距很远时，我如何才能与团队保持“联系”？我希望他们知道我非常关注团队，并且在他们需要我的时候为他们提供支持和帮助。

• • • • •

对他们的请求做出及时回应。

让他们知道随时与您取得联系的最佳方式。

公布您无法为他们提供服务的时间和日期，并及时更新此信息。 与他们保持联系——经常打电话或发送友好的电子邮件。

如果他们干得不错，就及时让他们知道。您甚至可以发送一张贺卡或感谢信到他们家中。礼轻情意重。

提示和误区：

提示：

• • •

您可以通过使用几乎毫无的电子邮件、数据库和其他工具来与您的团队进行沟通。请充分利用这些工具。

您无法经常与远方员工会面，需要加强联系。 使用图形、图表和键盘字符来表达思想或感情。

误区：

• •

不要假定所有员工都喜欢以某种特定的方式工作，或使用某种特定的媒介进行沟通。了解这样的信息需要时间，纪律以及对预期需求的理解。

使用图形与形象或情绪表现时请注意不要使其他成员感到不快。不确定之处，请先确认。

工具：

团队沟通清单

这个清单上的项目可以帮助您更好地与团队沟通。在与团队进行沟通时，使用它们作为行动指南。同时还包括一个评估，以便定期检查您的进展。

四大要素的项目清单

当今的沟通：

____在当今环境中调整您与员工进行沟通的风格。

____当今团队组成与过去存在差异，根据这些差异调整沟通方式。

____在当今沟通中，要比过去更慎重地考虑沟通方式。

____为各种类型的沟通制定一个沟通计划，选择您需要传达信息的媒介／类型以及传达时间。 创造适当的环境:

____明确团队成员的目标／职责，检查是否存在假设／事实／说明。

____表达期望：您希望团队做什么，团队希望您做什么。

____创造一个开放的环境以便共享思想／阐明问题／表达看法，需要时随时提供帮助。

____努力避免过度沟通，您的团队成员将让您知道沟通是否过多。

____使用常识。履行您的诺言。

视障碍为机会：

____注意文化差异／语言／风俗习惯，与团队共享您的想法。

____制定计划时要注意考虑到时间／空间的差异，要公平公正。

____将这些障碍信息充分利用并转化为资源，使之可以为全球其他的工作伙伴提供价值。

选择适当的媒介：

____ 找出与团队进行沟通的最佳媒介：使用多种方法。

• • • •

面对面的会议 电话会议 数据库 网络会议

____ 对您不熟悉的媒介进行研究。

____ 问询团队，您现在与他们进行的沟通是否有效。

团队沟通评估

下面介绍的自我评估方法将使您了解您与团队进行沟通的效果。共有 15 个陈述。对每个陈述回答 Y 表示“是”或回答 N 表示“否”。

1.__ 我积极地寻求与员工或团队进行沟通的机会。

2.__ 我极力地与我的员工或团队保持联系。

3.__ 团队主动与其他团队的成员讨论有关沟通的有效和无效因素，以及沟通的障碍是什么。

4.__ 我已经考虑了在这个新环境中与人沟通的难题。

5.__ 我了解每个员工／团队的个人情况，包括远方的员工。

6.__ 我的员工／团队向我寻求意见和建议。

7.__ 我已经与我的员工／团队讨论了对他们的期望，且清楚他们明白这一点。

8.__ 我为我的员工／团队提供他们开展工作所需的信息。

9.__ 我的员工／团队了解我的个人情况。

10.__ 我熟悉每个团队成员的工作环境（资源与支持）。

11.__ 我信守自己的承诺。

12.__ 我及时回复他们的电子邮件／电话请求。

13.__ 我的员工／团队成员知道其他每个人在从事的工作。

14.__ 我的员工／团队成员在这个开放的团队环境中能够自由而舒畅地进行沟通。

15.__ 我重视非语言的沟通技术。

所有这些都是团队沟通的重要领域。一个优秀的团队领导者将会在所有这些领域做得很好。如果您回答“是”的次数达到 10 或更多，那么您就处于控制团队内部沟通的情况。对其他方面进行审视，并寻求改进的办法。 团队建设的练习

试着做一些面对面或通过电话的团队建设。这有利于打破陋习，让彼此认识到假设、误解所带来的问题。

活动：二真一假 （沟通、做假设）

在一次团队会议或电话会议期间，要求每个人默默思考有关自己的两句真话和一句谎言。当每个人都作好准备时，让每个参与者向大家讲出自己的真话和谎言。每一次陈述之后，小组的其他成员将猜测哪一句是谎言。猜测几分钟之后，每个人将自己的谎言向整个小组宣布。在大多数情况下，您将会对自己的发现感到吃惊。我们会认识到，通过对人的判断得出的假设往往是错误的。

活动：挑出一句俚语，或者一句你不明白的话 （局限性／文化差异）

在团队会议或电话会议期间，让每个成员写下单词／短语／带有文化背景的用语——它们让人感

到不快或无法理解。如果是在一次面对面的会议中，请使用一张活动挂图；如果是电话会议，则让每个成员都提出自己的用语列表。在团队会议或电话会议结束时，检查用语列表。讨论每个词语或短语以便所有人都理解其含义和影响。这是一次团队建设的活动，它可以帮助团队成员加强对彼此需求和敏感性的理解。从而避免了在今后的会议中使用这些让人不快的用语。几次会议之后，看列表上的用语是否减少了。如果并没有减少，则需要继续努力。让成员提出如何使团队更多地达成共识的观点和意见。

活动：召开一次网络会议 （尝试使用不同形式的媒介）

活动：象限练习

根据 Lotus 研究院的调查，我们可以将今天的团队交互方式进行归类并将其放在四个象限中：

• • • •

相同时间／相同地点 相同时间／不同地点 不同时间／相同地点 不同时间／不同地点

将团队分为四个组，然后运用头脑风暴法讨论可用于每一种情况下的各种方法或媒介。这将有利于启发不同情况下团队可使用的方法以及最适合该团队的方法。鼓励成员共享适合自己的媒介。其中的一些答案可能包括：

相同地点 相同时间 投影仪 头顶投影仪和幻灯片投影仪 活动挂图和白色书写板 会议室 决策支持系统 不同时间 工作站 语音邮件 团队工作室 共享文件 不同地点 邮件和传真 电话 视频和远程会议 连接到白色书写板的企业内部网 屏幕共享和数据会议 聊天室和即时消息 电子邮件 语音邮件 组件（groupware） 共享数据库 团队日志