维普资讯 http://www.cqvip.com 预 测 Vo1.21.No.6 FORECASTING 2002年第6期 虚拟团队的沟通分析模型 万可,李守军 (中国科学技术大学商学院,安徽合肥230026) 摘 要:本文提出了描述虚拟团队沟通有效性的表达式,据此对虚拟团队的沟通进行评估,得到了虚拟团队分析 模型,并说明了它们在管理上的含义,以及如何进行改进。 关键词:虚拟团队;沟通;模型 中图分类号:C936 文献标识码:A 文章编号:1003.5192(2002)06—0028—04 An Analytic Model of Communication in Virtual Teams WAN Ke,LI Shou—jun (Business School,University ofScience&Technology ofChina,He.fei 230026,China) Abstract:In this paper,a model is designed to study virtual team communication and to evaluate the performance of virtual teams.Four scenarios of the model are discussed This paper also discusses managerial implications of the model and makes recommendations regarding how to improve communication effectiveness in virtual teams. Key words:virtual teams;communication;analytic model 1 引言 想。 最近几年,越来越多的组织开始使用虚拟团队 随着我国加入WTO及互联网在国内的蓬勃 来完成项目…,这种趋势在西方发达国家尤为明 发展,可以预料到在不久的将来,虚拟团队在我国 显。目前,美国、日本等经济发达国家,正以年增 会得到更广泛的使用,对其进行的研究将有利于我 35%的速度来使用虚拟团队从而完成项目。虚拟 们更好地管理好虚拟团队。 到目前为止,研究及实践经验表明:虚拟团队 团队一般是指其成员分布在不同的地方、不同的时 区以及来自于不同的组织。造成传统小组向虚拟 的发展与传统的面对面的小组不同,因此需要使用 不同的方法来组建及管理l3’ 。虚拟小组研究的 团队转变的主要原因包括经济贸易的日益全球化、 一些相关发现如下: 组织间协作以及充分利用各种资源的需要 J。实 (1)虚拟小组需要在开始时表现出高度的“快 际上是组织对越来越复杂多变的环境所做出的反 速信任”(swift trust),因为小组成员们没有时间以 应,这种新的商业环境,迫使组织必须实行柔性和 比较缓慢的形式来发展它。这种信任主要建立在 协作战略,从而使组织对虚拟团队有一种潜在的需 小组成员的积极主动、激情和高效行为上_5]。 求。 (2)需要多种沟通渠道如电话、视频会议、传真 与此同时,信息技术的发展,又为虚拟团队的 等来增加虚拟小组成员之间互动的深度和广 产生提供了技术环境,从而大大促进了虚拟团队的 度[ 。 组建和使用。实际上虚拟小组成员之间的沟通方 (3)虚拟小组成员对于团队凝聚力的感觉以及 式基本上是电子的,他们使用电子手段来进行同步 对互动的满意程度,因为缺乏面对面的沟通而被削 或异步的互动如:电子邮件、公告牌、语音/电视/数 弱[ 。 据会议、自动工作流、在线聊天、电子投票和协同写 (4)虚拟小组成员面临社交孤立、信息泛滥以 作等L2 J,否则他们就很难克服由于时空上分离所 及被来自其它成员的电子信息所主宰l4 J。 带来的沟通障碍,虚拟团队的使用就只能是一种空 (5)虚拟小组需要不同的沟通技巧来产生并维 收稿日期:2002.01—30 ・ 28 ・ 维普资讯 http://www.cqvip.com 万可,等:虚拟团队的沟通分析模型 持对“集体”的强烈感觉,以及满足有效沟通、社交 和协作的需要l5』。 但是到目前为止还没有建立一种系统、实用的 方法,可以用来长期而有效地管理虚拟团队。本文 正是针对这方面进行尝试性的研究。 2虚拟团队沟通的分析模型 2.1虚拟团队有效沟通的重要性 虚拟团队成员之间沟通的有效性较传统的小 组尤为重要,这是由于虚拟团队的特点所决定的。 虚拟团队与传统小组相比具有以下特点: (1)分散化:团队成员分散在不同的地理位置, 不同的时区、不同的组织或不同的国家。他们相互 之间往往相距遥远,工作时间不一致,而且在社会 环境(文化、宗教、种族、风俗及社会制度)方面相差 很大。 (2)临时性:小组的组建、重组及解散连续化。 因此小组成员经常变化,他们之间往往相互不熟 悉。 (3)网络化:小组成员属于多个小组,具有多重 的汇报关系。因此虚拟团队中成员的自主性高,而 相对控制较弱。 虚拟团队的以上特点决定了虚拟团队与传统 小组相比,不仅成员之间的信任更为重要,而且其 沟通更容易产生问题。由于虚拟小组对使用技术 手段的依赖性,以及它们的小组成员缺乏面对面的 沟通,其沟通还呈现一定的不确定性,如虚拟沟通 一般是由沟通的接收者来控制,沟通很容易中断。 此外,虚拟团队的电子沟通还存在以下不足:往往 看不到肢体语言,不如面对面的交流频繁、非正式 化和人性化,不能指着图表等。 因此,我们需要对虚拟团队的沟通给予足够的 重视,并通过发展系统,运用有效的手段对其进行 分析和把握。 2.2衡量沟通有效性的2个维度 虚拟团队的成功可能是基于许多因素而变化 的,如团队动力学、使用的技术、任务的状态等。但 有效的沟通对于虚拟小组的成功至关重要。我们 可以从虚拟小组沟通的2个相互联系的维度:即从 关系维度及任务维度出发,对虚拟小组的有效沟通 进行研究。关系维度为小组成员之间的长期相互 交流提供了基石和沟通的愿望;而任务维度指的是 如何通过沟通更好地处理项目中与任务有关的内 容如项目信息、任务及成果等。 (1)关系维度:反映了沟通中用来在虚拟团队 成员之间建立社会关系和团结的那一部分内容。 它关系到小组成员如何通过沟通在项目期间建立 并维持彼此间的个人关系和团队凝聚力。实际上 它是虚拟团队成员之间相互依赖程度和人际关系 协调程度的衡量。一般而言,关系维度主要通过成 员之间的非正式沟通来建立。它至少包括3个方 面的内容:相互理解、相互信任以及成员之间的社 会联系。 ①相互理解:团队成员对于彼此的社会规范、 价值观及个人背景的相互理解。 ②相互信任:团队成员必须在很短的时间内建 立起高度的信任,以便开展项目时彼此相信并相互 依赖。 ③社会联系:团队成员相互之间分享幽默、个 人经历等,从而产生团结、凝聚力和彼此之间的亲 近感。 (2)任务维度:是指沟通中用来使项目及时而 又在预算内完成的那一部分。任务维度一般通过 成员之间的正式沟通来建立。它至少有4个方面 的内容:共同的目标、相关知识和技能、任务协调、 互动模型。 ①共同的目标:团队成员同意结合局部或个人 的目标来达到整体的项目目标。这一点对于分散 在不同地理位置及不同组织的小组特别重要。这 些小组追求各自的目标,如一个大项目中的小项 目。 ②相关知识和技能:团队成员应具有足够的项 目相关知识和技能,并能主动地向其他成员传播这 些知识/技能。 ③任务协调:团队成员需要有效地协调他们项 目的活动,以启动、开展及完成项目。 ④互动模型:团队成员利用不同形式的技术媒 介来进行互动活动,如:电子邮件、计算机会议、电 话、传真等,而且媒介的使用频率及程度根据情况 而变化,使其沟通达到最有效。 2.3虚拟团队沟通的表达式 C表示虚拟团队沟通的有效性,S表示沟通 的关系维度,S1表示成员的相互理解程度,S2表 示成员之间的信任程度,s3表示他们之间联系的 多少,T表示沟通的任务维度,D1表示小组成员 对目标的共享程度,D2表示他们具有的知识和技 能的多少,D3表示任务的协调性,D4表示他们之 ・ 29 ・ 维普资讯 http://www.cqvip.com VO1.21.NO.6 预 间的互动模型,那么把上面所述的关系总结成以下 关系式 C=f(S,丁) S:f(S1,S2,S3) T=f(D1,D2,D3,D4) 这样就可以通过以上表达式对虚拟团队沟通 的有效性进行评估,并有针对性地进行改进。值得 注意的是,S和 r的影响因素可能还有更多,需要 大家根据虚拟团队所处环境的具体情况来定。 2.4虚拟团队的分析矩阵 我们还可以根据虚拟团队沟通的关系(S)和 任务(T)的高低产生一个2×2矩阵,把所有的虚 拟团队分成4种类型,如图1所示的A、B、c、D四 类。 B A 高 维 度D C (T)低 低 高 关系维度(S)…、 …~, 图1 虚拟团队的分析矩阵 属于A类的虚拟团队.沟通的关系和任务维 度都很高,这意味着小组成员之间不但能够建立很 强的社会关系,而且能够有效地管理项目任务、成 果及进度。总体而言,这些小组的沟通非常有效和 成功,从而为虚拟团队的长期成功提供了保证。 属于B类的虚拟团队,沟通的任务维度高而 关系维度低。相比较而言,这些小组更着重于成功 地完成项目,而非彼此之间建立社会关系。虽然这 种小组可能在开展项目工作上很有效,但由于这些 任务导向的小组缺乏社会凝聚力,它们十分脆弱且 容易崩溃。 属于C类的虚拟团队,沟通的关系维度高而 任务维度低。这些小组致力于彼此之间建立社会 关系,而忽视项目中与任务相关的方面。相比较而 言,有些方面更象“乡村俱乐部”。由于成员之间关 系融洽,具有很强的团队凝聚力,这种小组也可能 成功,然而,由于对顺利完成项目所需东西缺乏实 质性的关注,它们很难保证长期成功。 属于D类的虚拟团队,沟通的关系和任务维 度都很低。在小组成员的沟通中,他们既不关心在 彼此之间建立社会关系,又很少注意项目中与任务 相关的方面。由于他们不能很好地建立社会关系 ・ 30 ・ 1 测 2002年第6期 并有效地开展项目工作,这种虚拟团队很难成功。 3模型的管理含义及建议 本文提出的虚拟团队沟通的表达式和4种虚 拟团队模型提供了一种简单但有效的途径,它们用 来评估虚拟团队沟通的有效程度,并识别及区分可 能存在的虚拟小组类型。这种分类可以作为识别 虚拟小组可能存在的长处和弱点的指导。然而,必 须强调所使用的关系维度和任务维度的高低等级 仅仅代表2种极端的情况,现实小组可能介于两者 之间。对于领导虚拟小组的经理们,为了有效地进 行电子沟通,我建议他们应给予沟通的关系和任务 维度足够的关注,从而使B、c、D这3种虚拟团队 有效地向A类转化。以下对于如何改进给出了一 些实用的指导。 (1)关系维度。经理们必须对虚拟团队中所存 在的社会关系类型敏感,并鼓励小组成员发展这种 社会关系。管理者可以从以下几个方面着手来提 高关系维度: ①制订明确的沟通规范和沟通指南。可以建 议小组成员多使用问候语、电子邮件符号等,并要 求他们必须及时回复。 ②通过多种沟通媒介来培养成员之间的信任, 并提高他们的沟通愿望。 ③提供机会让他们相互了解个人背景和价值 观,分享个人经验,从而增进相互理解。 ④对那些破坏成员之间的信任和关系的行为, 要及时发现并制止。 (2)任务维度。同时经理们还必须清楚项目的 进展,需要时可直接与成员联系以及时跟踪项目进 度、支出以及完成质量。管理者可以从以下几个方 面着手来提高关系维度: ①使小组成员对于项目的整体目标、任务及成 果达成共识,并且使局部的目标能够符合项目的整 体目标。 ②鼓励小组成员之间进行实质性的交互交流, 以协调项目相关事宜如信息的交换、任务活动、目 标的完成及符合进度。 ③使用外部事物如最终期限及会议(如视频会 议或面对面的会议)来创造机会或产生压力,迫使 小组成员为了实现共同的目标而一起努力。 ④通过了解小组的沟通模式及行为来监督项 目的进展,并根据需要主动地干涉项目任务、时间 表及成果。 维普资讯 http://www.cqvip.com 万可。等:虚拟团队的沟通分析模型 4 总结 参 考 文 献: 有效沟通对于虚拟团队的成功至关重要。为 [1]Lipnack J,Stamps J.Virtual teams:reaching across 了进行有效沟通,虚拟团队必须注意沟通的关系维 space,time,and organizations with technology[M]. 度和任务维度。本文提出了用来描述虚拟团队沟 New York:John Wiley and Sons.1997.5—13. 通有效性的表达式,并根据这个表达式对虚拟团队 [2]Hahn E.Foreword[A].In David C,ed.Groupware: Collaborative Strategies for Corporate LANs and In— 的沟通进行评估,把虚拟团队分为4种类型。由于 tranets[C].Prentice Hall,Upper Saddle River,1997. A类虚拟团队有效地处理沟通的2个维度,它们可 I一2. 能会最成功。虽然B类虚拟团队能够同样成功, [3]Townsend A M,DeMarie S M,Hendrickson A R.Vir— 但由于其成员之间缺乏很强的社会联系,它们十分 tual teams:technology and the workplace of the future 脆弱而容易崩溃。对于此类小组必须在保持其任 [J].Academy of Management Executive,1998,12(3): 务维度的同时,致力于提高沟通的关系维度,从而 17—29. 使它们向A类团队转化。同样,c类虚拟团队也 [4]Rogers E,Albritton M M.Interactive communication technologise in busines organizations[J].Journal of 可能成功,但由于沟通的任务维度低,它们很可能 Business Communication,I995,32(2):177. 从项目中与任务相关的方面转移注意力,从而很难 [5]Jarvenpaa S L,Knoll K,Leidner D E.Is anybody out 长期保持成功。我们必须关注此类小组沟通的任 there?Antecedents of trusts in global virtual teams[J]. 务维度,使它们向B类虚拟团队转化。D类虚拟团 Journal of Management Information Systems,1998,14 队既不关心沟通的任务维度,又不关心其关系维 (4):29—64. 度,很难有效完成项目的目标。对于此类虚拟团 [6]Gay G,Lentini M.Use of communication resourcse in a networked collaobrative design environment[EB/OL]. 队,我们必须从这两方面同时着手,让它们向A类 http-//jcmc.huji.ac.il/vol1/issuel/IMG-JCMC/Re— 转化。对于如何转化,本文提出了一些实用指导, osurceUse.htm1。2001-09—25. 我们可以利用这些指导,促使虚拟团队变成A类。 [7]Warekentin M E,Sayeed L,Hightower R.Virtual 本文所提出的虚拟团队分析模型,为虚拟团队 teams versus face-to-face teams:an exploratory study of 沟通的管理提供了一种系统而实用的方法,从而帮 a web-based conference system[J].Decision Sciencse, 助管理者长期而有效地管理虚拟团队。 1997,14(4):29—64. (上接40页) 误差及其标准差不为零,这意味着央行在向外界披 1998,(5):14—17,33. 露有关干预的信息时应注意维持一定的模糊度 [2]Lewis K K.Testing the oprtfolio balance model:a multi— (Ambiguity),不应让市场参与者获得有关干预的 lateral approach[J].Journal of International Economics 详细、准确、及时的信息。 1988,24:109—129. [3]Klein M,Rosengren E.Foreign exchange intervention as 4结论 a signal of monetary oplicy[J].New England Economic 在完全信息条件下,央行的外汇干预完全为市 Review,1991,May /June:39—50. 场参与者所预期,因而无法通过预期途径对汇率产 [4]Ghosh.Is it signalling?Exchange intervention and the 生影响。在不完全信息条件下,信息不对称和市场 dollar-deutschemark rate[J].Journal of International E— 参与者的学习过程使央行过去的干预决策影响市 conomics,1992,32:201-220. 场参与者当前和未来的干预预期,因此关注长远利 [5]Kaminsky G L,Lewis K K.Does foreign exchange in— 益的中央银行所选择的干预量将小于在完全信息 tervention signal future monetary policy[R].Board of 条件下的情况,从而降低了央行的干预成本。而 Governors of the Federal Reserve,Washington D.C, 且,由于市场参与者对央行目标偏好变化和干预控 1992. 制误差之间识别的模糊,使央行可以利用信息优势 [6]Mussa M.The role of official intervention[R].Group of 提高干预的有效性和主动性。 Thirty,Occasiona1 Papers,1981.6. [7]Alex C.Central bank behavior and credibility:some re— 参 考 文 献: cent theoretical developments[R].Federal Reserve Bank [1]孙明春.外汇市场干预的理论分析[J].世界经济, 0f St Louis Review。1986.68. ・ 3】 ・