公文管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

第二章 公文处理原则

第二条 公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公文文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和洽商工作、报告情况、交流经验的重要工具。

第三条 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

第四条 公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

第五条 办公室负责公司的公文管理工作。

第三章 公文种类

第六条 常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。

一、决定、决议：对重要事项或重大行为作出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

二、意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。

三、通知：用于公布公司规章制度，转发外来文件，要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项。

四、通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 五、报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”；向上级部门请示、批准用“请示。”

六、规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 七、函：适用于平行公司间商务联系、业务协作或是相互询问、答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。

八、会议纪要：适用于记载、督办、传达公司会议议定事项和主要精神，要 求全公司共同遵守执行。

第四章 公文格式

第七条 公司公文由文头、正文、文尾三部分组成。

一、文头部分：一般由版头、密级、发字文号、签发人组成。

(一)版头：由发文机关全称或规范化简称加上“文件”二字或加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。

(二)密级：公文的秘密等级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种，标注于公文首页左上角。

(三)发文字号：发文字号由办公室统一编制，发文字号由发文机关代字，发文年度加括号和发文顺序号组成，标注于版头下方居中。

1.以公司名义对外发上行文，如向政府部门、行业协会等业务主管单位报告、请示时，一律用“xxx文”（xxxx）xx号；

2.以公司名义对内发文的，如公司内部机构设置、人事任免、奖惩通报、总结计划报告、工作布置、活动安排、事项通知、规章制度、管理办法、条例、规定的发布等，一律用“xxx发”（xxxx）xx号；

3.与平行公司间商务联系、业务协作或知照相关事项时，一律用“xxx函”（xxxx）xx号；

4.会议纪要，一律用（xxxx）xx号。

(四)签发人：上行公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。

二、正文部分：一般由标题、主送单位（部门）、正文、附件、成文日期等组成。

(一)标题：由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。标题应当准确、简要概括公文的主要内容。标题中除引用文件名称加书名号外，一般不加标点符号。

(二)主送单位（部门）：主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或规范化简称。位于标题之下、正文之上左端顶格处。“决定”、“会议纪要”等文种，主送机关置于文尾主题词之下、抄送栏内抄送部门的上方。

(三)正文：用来表述公文的内容，位于标题或主送部门下方。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一”，第二层“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。

(四)附件：标注在正文之后，发文机关署名之前，如有两个以上附件应注明

附件的顺序。

(五)成文日期：一般署会议通过或领导人的签发日期。

三、文尾部分：一般由主题词、抄送栏、印发单位（部门）与印发日期、共印份数等项组成。“函”、“会议纪要”等可以不标明印发单位（部门）和印发日期。

(一)主题词：由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成或按«公文主题词表»标注，位于抄送栏上方。

(二)抄送栏：位于主题词之下，印发单位（部门）与印发日期之上。除主送单位（部门）外，对其它需要告之公文内容的上级、下级和不相隶属的抄送单位（部门）的名称用全称或规范简称。

(三)印发单位（部门）与印发日期：位于抄送栏之下，左端标注公文印发部门名称，右端标注印发日期。

(四)印制份数：标注在印发单位与印发日期栏之下右侧，标注为“（共印ⅹ份）”。主题词、抄送栏、印发单位（部门）与印发日期栏间分别加横线分开。

四、公文文本印字字体：公文一般每页打印22行（页码另占一行），每行打印30个字。公文用纸采用A4型，左侧装订。文件标题使用小二宋体，文件的发文字号使用四号宋体，正文用四号仿宋，二级标题和“主题词”采用四号黑体，主题词的标引词使用四号黑体，抄报（送）单位使用四号仿宋，印发单位（部门）、印发日期和份数用小四仿宋。

第五章 发文程序

第八条 拟稿

公司行文由业务主管部门负责拟稿，拟稿部门负责人要对文稿进行审核，办公室负责行文格式和文字表述审核。在草拟文稿时应注意以下事项：

一、符合国家的法律法规，完整准确地体现公司或部门的意图。 二、全面准确地反映实际情况，提出的政策、措施切实可行。 三、观点明确，条理清楚，文字精炼，篇幅力求简短。

四、人名、地名、时间、数字、引文准确无误。时间应写具体年、月、日。 五、文种、格式使用正确。

六、行文注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文

要短。

七、向上请示问题，应当一文一事，不能在非请示公文中夹带请示事项。 八、起草公文、讲话稿等材料时，引用文件应“先引文件标题，后引发文字字号”，其发文字号应加小括号；引用其它资料，原则上都要写明具体出处。

第九条 会签

如所发文涉及多个部门，负责起草公文的部门应将起草好的公文分别送相关部门负责人会签。会签部门如有意见须注明，并提出书面修改建议，以供拟稿部门和签发领导参考。

第十条 审核

审核的内容主要包括：

一、是否需要行文，以何种名义行文； 二、体式、文种是否符合规范；

三、文字表述是否精炼、标点使用是否正确，文笔是否通顺流畅，前后行文逻辑是是否合理；

四、内容与国家法律法规和公司的规章制度是否一致； 五、要求和措施是否明确具体，切实可行； 六、涉及多个部门是否经过会签，达成一致意见； 七、文件密级、急度确定是否恰当。 第十一条 签发

一、一般内部行文，由业务主管部门起草，部门负责人签署自己的具体意见后送办公室审核体式、文种以及文字表述是否符合要求，再呈分管副总经理审核，总经理签发。

二、如所发文涉及多个部门，负责起草公文的部门应将起草好的公文分别送相关部门负责人会签后，送办公室审核公文体式、文种以及文字表述是否符合要求，再呈分管副总经理审核，总经理签发。

三、公司对外行文，一律由总经理签发。如总经理出差在外，又急需办的对外文件，应使用传真、电话、微信等方式将文件的主要内容告知总经理，在征得总经理同意后，由总经理委托副总经理签发。

四、已起草好的文稿应附上《发文处理笺》后送相关部门审核，领导签发。

五、文件一经签发即生效，签发人对公文内容负领导责任。对已签发的文稿，

未经签发领导同意，对公文的内容不得修改。

第十二条 分发

由文件起草部门按已签发同意的受文单位发放，并做好发文登记。 第十三条 驻外工程项目部对外发文

一、驻外工程项目部对外发文必须按本制度规定的公文格式、发文程序办理； 二、驻外工程项目部所有对外行文必须送公司主管部门审核后，报公司领导签发。

第六章 收文处理

第十四条 登记

外来公文由办公室负责签收登记。各部门直接接收的外来文，应先送办公室登记，经领导批示后，由有关部门传阅和承办。

第十五条 承办

办公室做好来文登记后，在收到的文件上附上《收文处理笺》送分管领导批示，并根据公司领导的批示及时将文件分送到相关部门和人员办理，对于需紧急处理的文件，应当面或电话提醒相关人员及时处理。

第十六条 催办

为提高工作效率，公司领导、各部门收到急件时，应在三天内进行答复处理；一般要办理的文件，相关部门一周内应处里完毕，最迟不超过10天（工作日）。需要研究而不能马上处理的，也要书面或口头简要回复。

第七章 公文归档

第十七条 外来公文、公司级公文由办公室存档保管。 第十八条 各部门文件由各发文部门负责存档保管。

第十九条 两个以上的部门联合召开的会议形成的文件、材料等，由主办部门存档保管。

第二十条 每一年收到和发出的文件，应建立电子目录，列明日期、来文单位、字号、标题、序号，以便日后查询。当发生工作移交时，负责该项工作的人员必须把所有文件档案交给接收人员。

第二十一条 归档文件必须保证归档文件材料的完整，进行归档时必须将相应的电子文件和纸质文件一并归档。发文必须将附有《发文处理笺》的底稿和盖

有公章的纸质正文合为一件归档；收文归档的文本必须是附有《收文处理笺》文

本。次年2月前，应对公司上年度书面公文装订成册，相应公文电子文档必须存盘备份。

第二十二条 各部门所有的公文，由部门负责人负责进行管理和保存，不得随意放置，丢弃公司公文。公司文件在未得到领导同意，不得将文件带出公司，也不得复印、借与他人。

第二十三条 没有存档价值和存查必要的公文经报总经理批准，定期销毁。

第八章 附 则

第二十四条 本办法由办公室负责解释，自颁布之日起执行。 第二十五条 本办法未规定事项，按公司相关管理制度规定执行。 附件一：发文处理笺 附件二：收文处理笺

附件一:

四川XXX公司发文处理笺

发文编号 主办单位 拟稿人 部门 会签 发文标题 主送单位 抄送单位 X X X （ ） 号 部门 签名 日期 部门 缓急程度 机密程度 核稿人 签名 日期 主题词 印发份数 办公室 审 核 主管副 总初审 附件二:

总 经 理 签 发 四川XXX 公司收文处理笺 收文编号 收文时间 年 月 日 来文单位 公文标题 机密程度 领导 批示 办 公 室 处理意见 签名 日期 来文字号 缓急程度 部门 传 阅 处 理 结 果 归档 部门 签名 日期 日 期： 年 月 日