云南方策科技有限公司
文件编号标准
一、目的
为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。
二、适用范围
本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理.
三、总则
（一）凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。
(二）行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行. （三)根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
四、文件编号规则
(一)编码元素使用规则 1、公司名称
公司全称为：云南方策科技有限公司 公司简称为：ACE 2、部门标识代码
部门标识代码统一使用英文简写，如下:
部 门 总经办 行政部 人事部 技术部 市场部 客服部 财务部
1
部门代号 GM AD HR TD MD SD FD 云南方策科技有限公司 编号：ACE-BZ-1.0-01
3、日期代号
格式： yyyymmdd
yyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。
mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如01表示1月。 dd：用两位数字表示日期,不足两位时，第一位用零补齐，如20表示第20号.
例如： 20160120 表示（2016年01月20日) 4、流水号
统一采用两位阿拉伯数字编码，例如 ：“01\"代表第一份文件。 5、版本编号
下面是对版本进行编号要遵守的标准:
起草版本的编号为 0。1, 0.2, 0.3， 。.。, 0。9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1， 0。1.1, 0。1。1。1。
一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1。0，版本编号不断变化为： 1。0, 1。1， 1.2, 。。。， 1。10。
(二)文件分类编码规则
1、管理类文件
公司管理类文件的编号格式为：XX-DN—TT—dd-nn。
格式说明:公司简称-部门代号—文件类型—文件版本号-流水号。 XX:公司简称。
DN：大写英文字母,部门代号，如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员,该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用。
TT：文件类型,用大写中文字母简写表示, 如：
ZL：质量手册 XU:程序文件 LC：工作流程 BZ：工作标准
2
云南方策科技有限公司 编号：ACE-BZ-1.0-01
ZD：制度
dd:文件版本号。
nn:流水号。 （1）质量手册
格式：XX-ZL-1。0 如:ACE-ZL-1.0 含义：方策公司1.0版质量手册。
（2)程序文件
格式：XX—CX-1。0—nn 如：ACE-CX—1.0—001 含义：方策公司第1个程序文件,此文件版本号是1.0。
（3）工作流程
格式：XX-GM-LC-dd—nn 如：ACE—GM—LC—1。0—01 含义：总经办第1个工作流程，此流程文件版本号是1.0。
（4)工作标准
格式：XX—HR—BZ-dd-nn 如ACE—HR—BZ—1。0-01 含义:人事部第1个工作标准，此工作标准文件版本号是1。0.
(5）管理制度 格式：XX—ZD—dd-nn
如：ACE—ZD-1.0-01 含义：方策公司第1个管理制度，此管理制度文件版本号是1.0。
2、技术类文件
公司技术类文件的编号格式为：XX—DN-JS-TT—dd—nn。
格式说明：公司简称—部门代号—技术文件-文件类型-文件版本号-流水号 XX：公司简称。
DN：大写英文字母，部门代号,指此技术文件出自哪个部门。 JS：技术文件简写。
TT：技术文件类型，采用大写中文字母简写表示。 dd：文件版本号。 nn：流水号.
如：ACE-TD—JS-SYSC—1.0-01 含义：方策公司技术部技术文件，其文件类型是使用手册，该手册的版本号是1。0，流水号是01号。
3
云南方策科技有限公司 编号：ACE-BZ-1.0-01
3、合同协议
合同协议的编号格式为:XX-DN-TT—yyyymmdd—nn。
格式说明：公司简称—部门代号-合同类型-签订合同年月日—流水号 XX：公司简称.
DN：大写英文字母，部门代号，指此合同协议出自哪个部门。 TT：合同类型，采用大写中文字母简写表示,如：
XS-销售合同 CG—采购合同 HZ—合作协议 LD-劳动合同 JK—借款协议
yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份。 nn:合同流水号。
如：ACE—MD—XS—2016-01 含义：2016年方策公司市场部签订的第1份销售合同。
4、外来文件
外来文件的编号格式:XX—W-yyyymmdd—nn 。 格式说明：公司简称-外来-来文年月日-流水号。 XX：公司简称。
W:中文大写字母简写，表示外来。 yyyymmdd:年月日。 nn：流水号.
如:ACE—W-20160201-01,表示方策公司2016年2月1日第1份外来文件。 5、发文
1、对外发文:指公司发给公司外部的通知、公函等. 格式：XXyyyy(外）第nn号。 XX:公司简称。
yyyy：阿拉伯数字，发文的年份。 nn：流水号。
如：2016(外）第01号 含义:方策公司2016年第1份外部发文. 2、对内发文：指公司发给公司内部的通知、公函等。 格式： XXyyyy（内）第nn号.
4
云南方策科技有限公司 编号：ACE-BZ-1.0-01
XX：公司简称。
yyyy：阿拉伯数字，发文的年份. nn：流水号.
如：ACE2016(内）第02号 含义:方策公司2016年第2份内部发文。 6、会议纪要
格式：XX—DN-HY-yyyymm-nn。
格式说明：公司简称-部门代号—会议简写—年月—流水号。 XX:公司简称。
DN：大写英文字母,部门代号，如会议纪要是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该会议纪要是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用。 HY：会议中文大写字母简写。 yyyymm:年月。
nn:阿拉伯数字，会议流水号。 7、工作总结或工作计划
格式：XX—DN-ZJ/JH-yyyymm—nn。
格式说明：公司简称—部门代号-总结/计划简写—年月—流水号。 XX:公司简写。
DN:大写英文字母，部门代号,指此总结/计划出自哪个部门。 ZJ/JH:总结/计划中文大写字母简写。 yyyymm:年月。 nn：流水号。 8、文件附件
所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等,采用在原有文件编号后附加:-M—nn
M：附加内容类别
T：表格。 A：附件。 S:补充文件.
5
云南方策科技有限公司 编号：ACE-BZ-1.0-01
nn：附加文件序号.
五、本标准由行政部负责解释，自发文之日起生效。
云南方策科技有限公司 行政部
二0一六年十月三十一日
6
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容