档案的管理制度

　　一、目的

　　规范业主档案的保管与跟踪工作。

　　二、适用范围

　　适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

　　三、职责

　　1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　四、程序要点

　　1、业主档案内容

　　(1)经业主签署后的《业主公约》。

　　(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

　　(3)《业主家庭情况登记表》。

　　(4)《钥匙领用登记表》。

　　(5)《业主证领用登记表》。

　　(6)《业主入住验房表》。

　　(7)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

　　(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

　　(9)业主的有关证件复印件。

　　(10)其他应保存的资料。

　　2、档案盒(夹)的制作

　　(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

　　(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

　　--sw-业主档案:表示物业管理有限公司管理处公共事务部管理的业主档案。

　　(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

　　3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

　　4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　5、业主档案的跟踪:

　　(1)当发生下列情况变化时,服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中:

　　a、通讯电话联络方式发生变化时;

　　b、业主发生更替时。

　　(2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的'普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。

　　6、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

　　7、业主档案应永久保存。

　　8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

　　9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

　　五、记录

　　《业主档案目录》

　　六、相关支持文件

　　《档案管理标准作业规程》