公司档案管理制度的更新和优化是非常重要的，它需要根据公司的具体情况和需求来制定。一般来说，公司应该定期评估和审查档案管理制度，以确保其符合最新的法律法规和公司发展的需要。更新和优化档案管理制度的频率可以按照以下几个步骤来规定：
制定更新机制：公司可以设立一个档案管理制度的更新机制，明确更新的责任部门和人员，确保更新的及时性和有效性。例如，每年进行一次全面评估，每季度进行一次部分优化。
持续监测：公司可以建立监测档案管理制度执行情况的机制，及时发现问题并进行调整。可以通过定期召开会议、收集反馈意见等方式来监测。
根据需求调整：公司应该根据公司发展的需要和外部环境的变化来调整档案管理制度。例如，公司规模扩大、业务范围变化、法律法规更新等都可能需要对档案管理制度进行调整。
建立改进机制：公司可以设立一个档案管理制度改进机制，鼓励员工提出改进建议，并及时跟进。可以设立专门的委员会或小组来负责改进工作。
总之，公司档案管理制度的更新和优化频率应该是根据公司的实际情况来确定，需要保持灵活性和及时性，以确保档案管理工作的顺利进行。