在面对外部审计和监管时，公司的档案管理制度至关重要。以下是一些建议：
建立完善的档案管理制度：公司应该建立详细的档案管理制度，包括档案的收集、整理、存储、保护和销毁等方面的规定。这样可以确保档案的完整性和可追溯性。
确保档案的准确性和完整性：在面对审计和监管时，公司需要保证档案的准确性和完整性，避免出现遗漏或错误的情况。可以通过定期的内部审计和自查来确保档案的质量。
合规性：公司的档案管理制度需要符合相关法律法规和监管要求，确保档案管理工作的合规性。定期对档案管理制度进行审查和更新，以适应不断变化的法规要求。
保护隐私和保密信息：在处理档案时，公司需要特别注意保护员工和客户的隐私和保密信息，避免泄露敏感数据，以免触犯相关法律法规。
培训员工：公司需要对员工进行档案管理相关的培训，确保他们了解公司的档案管理制度和操作流程，提高档案管理工作的效率和准确性。
在实际操作中，可以通过建立内部审核制度，定期对公司的档案管理工作进行审查和评估，发现问题及时整改。同时，可以借助信息化技术，建立电子档案管理系统，提高档案管理的效率和便捷性。
举例来说，某公司在面临外部审计时，因为档案管理制度不完善，导致部分重要档案丢失，无法提供给审计人员，导致审计结果不尽人意。公司随后加强了档案管理制度的建设，建立了严格的档案管理流程和内部审核机制，确保档案的完整性和可追溯性，下次面对审计时表现更为出色。
综上所述，建立完善的档案管理制度，确保档案的准确性和完整性，遵守相关法律法规，保护隐私和保密信息，培训员工，定期审核和评估档案管理工作，可以帮助公司更好地应对外部审计和监管的要求。